記録類の簡素化の方法

ＩＳＯでの『困った』を解決する。−ＩＳＯ総合研究所−
==========================================================第６号
　　　
　　　■■■ぶっちゃけＩＳＯの「困った」事例研究■■■
　　　　〜ＩＳＯ総合研究所コンサルタント古江の戯言〜
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　http://www.isosoken.com/
     
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■■今回の困った・・・　　　　　
■■記録類の簡素化の方法！？
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「現場をよく観察していると、やっぱり記録類が多い感じはあります。
他の企業様もそうなのでしょうか？」
既に、認証を終えている企業のご担当者様とお話をしていると、この質
問が圧倒的に多い。1994規格に比べて記録類の要求などが減っているに
も関わらず、まだまだ沢山の記録類を意味なく作成している企業様が存
在しているのが現実。
これを改善する方法はないのだろうか？

　滋賀県のＳ社のシステムは、システムで活用する必要のある記録類が
合計１０枚程度の枚数で納まっており、現場の負担が非常に少ない。
しかも、自社にとって重点的に管理が必要な部分も管理できるようなシ
ステムになっている為、ただシンプルという訳ではない。非常に効果的
なシステムとなっている。
『将来の理想像に向けて、ようやくスタートが切れた感じ。当社のレベ
ルアップの為に必要な管理ポイントのレベルをどんどん上げていきたい
ですね。』と社長様が元気一杯にお話をしてくれた。

　記録類の簡素化のお話をすると、『管理をしなくても良いという事で
すか？』と聞かれるが、そうではない。同じ相互関係を持っているプロ
セスにおいての管理要素をまとめることによって、結果的に、記録類が
簡素化するのである。
　御社でも、『この記録にはついでにこの管理もできるようにしよう』
ということがあると思うが、これをより体系的に実施するということだ。
取組みとしては、
（１）管理要素をピックアップ（ISO要求事項、企業内の重点要素など）
（２）管理要素の含まれるプロセスとその相互関係を整理
　　　資材部から工場長なのか、工場長から資材部なのか）
（３）同じ相互関係の管理要素をまとめて管理できないかを検討
（４）実施検証
　　　の繰り返しによる。

　記録類が多いという問題は、“レベルアップという前向きな改善”で
はなく、“企業の欠陥要素を除去する改善”といえる。そう考えるとで
きるだけ早急に対応したい事項なのだが、現実派なかなか改善が難しい
ようだ。
　こういう“欠陥要素を除去する改善”をしている状況では、『ＩＳＯ
認証をしてよかった』といえる日はまだまだ遠い。一日も早く、“レベ
ルアップという前向きな改善”に取組み『ＩＳＯ認証をしてよかった』
と近隣企業に自慢できる企業になってほしい。


　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　古江　一樹

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