「製造管理規定」が現場で活用されない！

ＩＳＯでの『困った』を解決する。-ＩＳＯ総合研究所-
========================================================第１０号
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　　■■■ぶっちゃけＩＳＯの「困った」事例研究■■■
　　　　〜ＩＳＯ総合研究所コンサルタント古江の戯言〜
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　http://www.isosoken.com/


――――――――――――――――――――――――――――――――
■■今回の困った・・・　　　　　
■■「製造管理規定」が現場で活用されない！
――――――――――――――――――――――――――――――――

　「当社では、『製造管理規定』を作成しています。しかし、ＩＳＯ認
証をしてから約半年が経ちますが、製造部の部員が、この規定に目を通
している所を見たことがありません。どうすればもっと規定を見てもら
えるのでしょうか？」
これは、ＩＳＯ認証後のご担当者様から良くあるご質問。
　こういう場合、私は必ず逆にお伺いをする。
　「なぜ、『製造管理規定』を日々の活動において閲覧する必要がある
のですか？日々の活動に必要な事項も規定されているのですか？」

　私の質問の意図を少し説明してみる。
ＩＳＯ認証企業の中に、「文書」を誤解して捉えている方が多い。「文
書」とは、『ルールや手順を表現・規定する手段』である。ということ
は、『規定したルールや手順によって、文書の使用場面や活用頻度等が
変わる』と言える。

　例えば、御社にも、『共通仕様書』や『原価表』、『機器の使い方』
等の文書があるだろう。こういう文書は『日々の活動に必要なルールや
作業手順』といえる。従って、現場内の壁に貼ってあったり、いつでも
閲覧できるようなファイリングがされていたりといった状態で管理され
ているだろう。
　また、他にも、「新設計基準のお知らせ」「新しい予算計画の流れ」
「内部監査の開催日時の連絡」等の文書もあるだろう。これらは『何ら
かの決定事項を周知するための文書』であり、確認者の押印を要求した
り、サインを要求したり、周知を確実にできるような工夫がされている
だろう。

　それでは、前述の「製造管理規定」とはどういう機能をもっているだ
ろうか？“憲法”のように、『いざ困った時や決定事項の確認が必要な
時等、必要な際に閲覧できる事を求めているような機能しかないのであ
れば、日々閲覧する必要性はない』だろう。
　しかし、御社の「製造管理規定」の中に、前述の作業手順のような、
『日々活用する必要性がある内容が規定されているのであれば、当然、
いつでも閲覧できるようにしておく必要性がある。』といえる。
　やはり、目的や使用頻度、使用場面等に合わせて、文書を作成してい
くことが必要だといえる。

　文書化というのは、簡単にまとめればよいと考えがちだが、実際は、
「どんな場面でどんな内容を誰が・・・」という様にきっちりと『文書
をつくる前の設計作業』をしておかないと、日々の業務に障害をきたす
事にもなりかねない。

　現在、「品質マニュアルを５Ｐ程度で作成できます！」等といった触
れ込みで営業をしているコンサルタントが増えてきている。
　しかし、こういうコンサルタントは「文書の機能」ということを体系
的に捉えておらず、単に、「文書なんか少ないほうが良い」としか捉え
ていないのではないかという印象を受けてしまうのはこういう理由から
である。
　日々活用する文書、大枠を規定した文書、規定を周知する文書等、御
社にある文書をもう一度必要な機能という切り口から整理してみて欲し
い。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　古江　一樹

――――――――――――――――――――――――――――――――
■■皆様のご意見をお待ちしております。
■■

　お読み頂きまして誠に有難うございました。
今後も、頑張って配信をしていきます。皆様のお役に立てれば幸いです。
みんなでＩＳＯを実りのあるものにしていきましょう！

ＩＳＯ総合研究所は、皆様からのご意見が頼りです。
ＩＳＯ総合研究所配信のメールマガジンご意見板へ、感想・お叱り等、
皆様の色々なご意見をお待ち致しております。宜しくお願い致します。

購読お申し込みの方のほか、当社ご利用の方にも配信しています。
配信中止・アドレス変更は、以下のページからお願いいたします。
≪こんなメルマガいらな〜い。≫
　　http://www.isosoken.com/bbs_mm/mm/buttyake/form.html