帳票フォーマットをいきなり作り出す！？

ＩＳＯでの『困った』を解決する。-ＩＳＯ総合研究所-
========================================================第１１号
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　　■■■ぶっちゃけＩＳＯの「困った」事例研究■■■
　　　　〜ＩＳＯ総合研究所コンサルタント古江の戯言〜
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■■今回の困った・・・　　　　　
■■帳票フォーマットをいきなり作り出す！？
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　皆さんは、新しく『帳票フォーマット』を用意する必要が発生した場
合、どのような手順で段取りをしていかれるだろうか？
　もしかすると、他社から入手した『帳票フォーマット』を流用しては
いないだろうか？また、パソコンの前に座り、ワード又は、エクセルを
起動させて、いきなり作成し始めてはいないだろうか？
　このような取り組みをされておられる方に私は聞きたい。
『御社は、御社の提供する製品作りにおいても、いきなり機械の前に立
って、部材を組み立てて行くのですか？』

　『帳票フォーマット』という物は、『活動・プロセスの結果を残して
行く』ことを目的としている。ということは、当然、『どんな活動、ど
んなプロセス』という内容が整理されている必要がある。
『誰が、何のために、何を、どのように、何を使って・・・』等の項目
である。
　これらを整理しておかなければ、例えば、単に『最終検査記録』とい
う『帳票フォーマット』を作成する場合において、『最終検査の合格の
結果』を残す物なのか、『最終検査の不合格の結果を残す』物なのかで
は、“様式”が全く変わってくる。
　又、『最終検査記録』を誰に報告するのかによっても“様式”は変わ
ってくる。そして、関連する他の『帳票フォーマット』がどのように部
門間で活用されているのかも整理しておく必要もあるだろう。

　『帳票フォーマット』は、本来、こういった整理をしてからでなけれ
ば作成する事はできないと言える。いきなり作成し始めることができる
のは、この作業を『頭の中』でしているに過ぎない。
　私はこの作業を『帳票フォーマットの設計』と呼んでおり、無駄に増
えず、且つ、活用できる『帳票フォーマット』を作成するための、必須
であると考えている。

　『帳票フォーマットの設計』をしている場合と、していない場合では
、作成記録の量がかなり違ってくる。実際、この『帳票フォーマットの
設計』をしたことにより、作成記録の量が約１／３軽減できた例もある
ほど。
　具体的な取り組みは１１月発売予定の
『記録類簡素化のススメ』（予定価格：￥5,800-）
を読んで頂きたい。
　面倒な作業ではあるが、『質の良い製品』を提供するためには“設計”
必要であるのと同様、『質のよい帳票フォーマット』の作成には、やは
り、“設計”が必要なのである。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　古江　一樹

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