ISO２２０００の構築をすすめていくと文書の発行と管理が必要となり、同時に結果としての記録管理も必要とされる。
ISO２２０００の文書に関しては、むやみやたらに作成すると管理ができなくなるので、
文書管理台帳などを作成することにより管理を容易にすることができる。
文書は必ず発行前の承認をおこない、定期的な見直しと変更や改訂版の識別しつつ、必要スタッフが使用できる状況であることの確認し、内容は読みやすくなくてはならない。
| ISO22000の要求 | 解説 | |
| a) | 発行前に文書の適切性を承認する | FSMSに関わる文書は事前に承認者を決定し、 必ず承認後に文書は利用する。 |
| b) | 文書の定期的レビュー | 定期的（年一回など）で文書を見直し、 必要であれば再承認をおこなう。 |
| c) | 文書の変更と現在の改訂版の識別 | 改定履歴をつけることにより、 文書の変更点や改定版数を識別することが可 能となる。 |
| d) | 必要文章が利用できる状態 | 文書の保管場所を決定する際に、 文書を必要とする部門が参照できる状態で保管 されていることを確認する。 |
| e) | 文書が読みやすく、識別できる | 文書は誰もが識別できる文字を利用し、 目次やページなどにより識別を容易にする。 |
| f) | 外部文書の識別と配布管理 | 外部文書（法律や参考文献・購買先の 食品検査データなど）はファイリングなどで識別 し、配布先を含めた管理をおこなう。 |
| g) | 廃止文書の管理 | 廃止文書が誤使用されないように、 確実な回収と廃棄方法を決定し、万一保管する 場合は明確に識別することにより誤使用を防 ぐ。 |
| h) | 文書変更の根拠の記憶 | 文書変更の根拠を残すことにより、 改定時の確認に役立たせる。 |
ルールである文書を実行すると発生するのが記録である。記録を残すことにより、効果的な運用な証拠を残すことが可能となり、「言った・言わない」のトラブルを防ぐことができる。 記録は適切な管理として、読みやすく容易に識別可能で検索可能であることが要求されている。文書の管理と同様に台帳や雛形ファイルを作成しておくことが望ましい。 最低限管理しなくてはならない事項として、記録の修正・識別・保管・保護・検索・保管期間及び廃棄に必要な管理を文書により決定しておかなければならない。
記録管理の一覧表
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| 「ISO22000認証取得宣言」 | |
| 価格 | \2,000 |
| 出版社 | 食品と科学社 |
| 著者 | 宮澤 公栄 著 |
