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移転なんでもQ&A

審査登録機関の移転手続きのポイント

例えば御社が地域に密着した中小企業の場合、全国的に視点を持って都市部に展開している審査登録機関よりも、その御社が存在する地域にしっかりと根を張って親身に気軽にコミュニケーションをとれる審査登録機関の方がよいかもしれません。また、御社が専門的なお仕事をされておられる場合、同じ業界を非常によく知っている審査登録機関に審査してもらえる方が具体的に詳細な業務までコミットして審査してもらえるかもしれません。
審査の技術やコスト、またサポートの体制等、いろいろな面から考え、御社の体質や特性に本当に会った審査登録機関を選ぶことが、ISO認証活動を上手に運営していくための1つのポイントでもあります。
それではこれから実際に審査登録機関を移転する際のステップやポイントをまとめました。

いま登録している審査登録機関をAとし、これから移転する審査登録機関をBとします。
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それから、最終的にB機関に決定する前に見積りや問合せをしていた審査登録機関をC、D、Fとします。
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第1ステップ : まず、移転をする時期を考えよう

移転の時期は「維持(定期)審査・サーベランス」又は「更新審査」のタイミングにあわせて行うようにしましょう。
通常審査登録費用は1年間まとめて事前に支払っているはずです。従って、維持(定期)審査・サーベランスや更新審査の前に移転をしてしまうと、ここで事前に支払っている費用が無駄になってしまうということになります。
例えば、A機関の維持(定期)審査・サーベランスが12月であるのに、9月にB機関に移転をしたとします。この場合、9月から12月までの費用はA機関とB機関の両方に支払っている状態となるのです。A機関からは費用返還がされないため、このようなコストはただの無駄でしかなりません。これらのことから、時期としては維持(定期)審査・サーベランスや更新審査にあわせて移転することで無駄にコストを下げながらスムーズに移転することができるのです。
また、維持(定期)審査・サーベランスと更新審査のタイミングでは、維持(定期)審査・サーベランスに移転を実施することをおススメします。
これは、ほとんどありませんが、更新審査のタイミングで移転することで、登録抹消というリスクを考えなくてもよい上に、維持(定期)審査・サーベランスは前後1ヶ月に余裕があるため、事務手続き上も移転しやすいのです。また、御社の審査サイクルをそのまま引き継いでもらえるため、大きな変更ステップはほとんどなく移転することが出来ます。

第2ステップ : 「審査登録機関」の情報を収集しよう

どうしても、今登録している審査登録機関に先に相談しなくてはならないようなイメージをもっておられる方が多いようです。
また、実際にいま登録している審査登録機関に先に相談したことで、「登録証をすぐに返還してくれ!」とあきらかに横暴と言えることを言う審査登録機関もあるそうです。
こういう事態をさけるためにも、今の審査登録機関に先に相談するというのは絶対に避けておきたいところです。
そこで、移転を行う場合、まずは移転先の候補となっている審査登録機関に相談することからと始めましょう。
そのためには、移転先の候補となる審査登録機関の情報を収集しておく必要があります。
今日本には、コストや審査技術、またサポートエリア等、いろいろな違いや特長をもった審査登録機関が約80も存在しています。従ってこの機会に、今まで触れてきたことはないけれどよい審査を実施しているという噂の審査登録機関や、ここ数年で急激に登録数を伸ばしている審査登録機関の情報も収集しておきましょう。

→ 審査登録期間のPR記事等の紹介
  http://www.isosoken.com/removal/comment/

第3ステップ : 移転先候補の「審査登録機関」に確認しよう

移転先の候補となる審査登録機関が見つかったら、移転に関しての情報を確認してみましょう。
このタイミングは匿名で話を聞くこともできますが、対応できる規格や産業分野等の情報
は提示する必要があるでしょう。
また具体的には、以下の情報を確認しておくとよいでしょう。

・移転時期の説明(サーベランスか更新審査か、またそれ以外か)
※たとえば移転前のA機関で12月に更新審査がある場合は、その情報を伝えて下さい。

・移転に伴う事務手続きや訪問チェック(移転審査等)にどの程度の期間が必要か?
※たとえば移転先候補となるB機関から、「移転には3ヶ月程度の事務手続きを見て欲しい」といわれた場合、登録証の発行に時間がかかることをインプットしておく

・移転に伴って必要なコストの内訳と内容は?
  ┗申込料、基本料金、登録証発行料、初年度登録維持料、現場訪問費用の
   どれにどの程度必要か?

・移転に伴って審査を行うのかどうか?
※IAF(国際認定機関フォーラム)のガイダンスでは、現場訪問が必要になっているが、審査を行うことが要求されているわけではありません。

第4ステップ : 「移転先となる審査登録機関」を決定し、移転しよう

御社がイメージする、御社だけの審査登録機関の選定基準を基に、移転先となる審査登録機関を選定しましょう。

選定のためには、ここの審査登録期間の見積り依頼機能を使ってもらうとよいでしょう。
個別でも、一括でも見積り依頼が可能です。

実際に移転先の審査登録機関の審査が行われる直前のタイミングで、今登録している審査登録機関に話をしましょう。


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