内部監査がうまく動いていない理由
「内部監査が上手く動いていないなぁ」
もし、管理責任者、ISO事務局 の皆さんが少しでもこのように感じるようであれば、それは、このように 考えなければならない 合図 なんです。
↓
「そろそろ内部監査員に、次の教育が必要なんだ」
少しだけ、御社がこれから認証活動を始めようとされておられた頃を思い出してみてください。
おそらく御社でも、内部監査員の養成教育のために、１人当たり、約５万円～６万円も
する外部の専門研修機関へ研修に行かせてきたのでしょう？
それも、１人や２人なんて数ではなく、例えば３０名～５０名規模の会社なら、おそらく約１０名近くの人数を対象にして教育を実施してきたのではありませんか？
これらに費やしてこられた教育費用は、合計で約５０万円。
他の教育等と比べても決して安価ではありません。（いや、他の教育よりも高い教育費でしょうね。）
そんな、とても安価だったとはいえない教育費を掛けてきたその結果として、正直なところ
御社の内部監査では、結果として何かを生むことができたでしょうか？
おそらく、「審査合格」・・・だけだったのではないでしょうか・・・
実状からお話しすると、これはね、ある意味では「当然のこと」といえるのです。
「なぜ、高い教育費を掛けて、外部の専門研修機関に教育を受け
させたにもかかわらず、得られた結果は審査合格だけだったのか？」
非常に難しい問いかけのように思えますが、これ、実は理由はめちゃめちゃ簡単なんです。
なぜなら、皆さんが教育を受けに行かせた外部の専門研修機関は、「審査合格に役に立つような教育を実施しているから」 なんです。
このまま説明をやめると、少し誤解も生じちゃうかもしれませんので、少し具体的に説明してくこととしましょう。
一般的な専門研修機関やコンサルタントが実施している内部監査員養成講習は、例えば次のような講習内容になっています。
このどちらの講習内容を見てもらっても一目瞭然でお分かりになっていただけると思いますが、「規格要求事項の説明」に、約半分の教育時間を要しているのという状態です。
その残りの半分は、「内部監査のオペレーション教育」（内部監査プロセスのＰＤＣＡの段階における教育）に費やしていることがわかります。
今回はたまたま２社ピックアップしてきましたが、これ以外のインターネット等で情報公開している養成講習等でも、ほとんど同じような状態になっているはずです。
おそらく勘のよい皆さんであればだいたいイメージがついてきたのではありませんか？
この、「規格要求事項」と「内部監査のオペレーション教育」によって養成された内部監査員さんとは、いったいどんな監査員さん になっているでしょう？？？
そうです。皆さんが想像したように、研修機関の教育プログラム通りに
「内部監査のオペレーションを理解した、規格要求事項の適合性を評価できる人」
といった状態になっているのです。
これはどういうことかというと、審査登録の目的が「規格要求事項への適合性を評価」することということから考えると、外部の専門的な研修機関の教育プログラムは、「審査を問題なくクリアできるようにする」ことを重視しており、「審査対策に役立つ内部監査員を養成している」 ということなのです。
この教育によって形成された内部監査員さんは、おそらく審査登録の前後３年程度は活躍する機会があったでしょう。社内の審査員的な役割もできるのですから。
しかし、人間がやることですから、ある程度数をこなしていくことや、経験を積むことにより、審査を合格し続けることの障壁は低くなり、そんな内部監査員さんの活躍場所もどんどんなくなってきているのではないですか？
企業のマネジメントシステムはこんな風に審査を乗り越え、どんどん企業で活用できないかと知恵を出し始めているのにもかかわらず、内部監査員は最初に受けた教育どおりに、「審査対策用」の内部監査をやっているのですから、「内部監査が上手くいかない」と感じるのは当然のことなんです。少しだけ安心してください。御社だけ特別できていないのではありません。
少しここで疑問が出てきそうなので、一緒に確認しておきましょう。
内部監査は、元々、このような研修機関で教育プログラムに組み込まれているように、規格要求事項だけの適合性を確認するようには要求されていません。
私のコメントだけではやっぱりなかなか納得できないという方は、以下の規格要求事項の抜粋をご覧になってください。
いかがでしょう？規格要求事項そのものが、内部監査に対して、規格要求事項の適合性以外に多くの取組みを求めていることがわかります。
もしここまでお読み頂けたのでしたら、もはや何も言うことはないでしょう。ご理解頂けたはずです。やはり、「内部監査が上手く動いていないなぁ」と感じたら、それは
「次の内部監査の教育」を行うためのタイミングがきている のです。
実は、これまでのことだけで説明を終えちゃうと、「研修機関の講習内容はおかしい！」という声があがってきそうなのですが、実はこれもちょっと違うんです。
というのは・・・やはり物や取組み等には、タイミングや時期 ってのがあるからなんです。
例えば、男女の仲もそうでしょう？
お付き合いした恋人とは最初は何でも許せて、どこもが愛おしくみえるでしょう？こんな交際の初期の頃と、何年も交際を続け、例えば３年ほど経て、結婚を考えるようになった頃とでは、お互いに対しての見方や価値観、重視していることも違うはずです。
アツアツだったお付き合い初めのころは、相手の年収とか趣味なんてのもそんなに重視されてはいないでしょう？それが、結婚前になると、年収がいくらあるのか？とか、趣味にはどの程度お金や時間を費やすのか？なんてのも重要になってきているはずです。
同じように、ISOの認証活動でマネジメントシステムを導入していく場合にもこういった、時期やタイミングがあるんです。
まず、やはり最初の導入期の頃は「審査合格」が目的になるケースが多いでしょう。従って、審査登録の目的と同じように、「規格要求事項」を重視するような内部監査
がどうしても重要であり、必要になってきてしまうのです。
となると、これにターゲットをあわせるかのように、専門的な研修機関やコンサルタントは、規格要求事項を重視した内部監査員を養成する教育プログラムを用意することになるのです。
そして、考える必要があるのは、その後の取組みです。
この導入期の時期を経て、「審査合格」がある程度企業においても当たり前になってきた頃、つまり、マネジメントシステムの成長期や安定期になった頃には、何を重視していくことに
なるでしょうか？
実はこの問いかけも難しいように感じてしまうのですが、答えはいたって簡単です。
答えは、「会社にとって重要な機能となっていく」ということです。つまり、会社のためですね。
・・・会社のため？
すこしこれでは抽象的すぎるため、頭の中がすっきりしない方も多いかもしれません。私もこれでうまく伝わったとは思えません。
そこで、ここからは少し具体的に監査員のやり取りを見てもらって、「会社のため」の内部監査や内部監査員さんの次の教育をイメージしてもらおうと思います。
ある地方の有名な企業の話です。ここではＢ社と呼ぶことにします。
このＢ社も、これまで説明してきたように、認証登録をしてから３年ほどは、規格要求事項を重視した内部監査を実施してきていました。
また監査員は、認証前に外部の専門研修機関に１０人ほど養成教育を受講に行かせてから、途中３人ほど増員した程度で、これまでは、内部監査員の再教育のような取組みは一切実施されていませんでした。
Ｂ社では過去何年かに渡り「不良率発生率５％以下」という目標を掲げて取り組んできていました。ただし、目標の達成状況は芳しくなく、３年間ほど未達成のままになっており、目標自体も少し形骸化してしまっているような感覚さえ感じてしまう状態でした。
このＢ社は、「内部監査員の次の教育」を受講する前、つまり、認証前に外部の専門研修機関で規格要求事項の適合性を重視した内部監査員の教育を受けただけの頃、以下のような内部監査を行ってたのです。
そうです。お話してきたような、規格要求事項への適合性の監査であり、システムが作れているかどうかだけを簡単にチェックしているような内部監査をやっていたのです。
御社でも、このように、淡々と「監査のチェックリスト」にあわせて質問を行い、「○か×か」なんて内部監査をやってはいませんか？意外に多くの企業がこのＢ社のような内部監査を展開してしていまっています。
そしてここからが本題。
それではこのＢ社が、「内部監査員の次の教育」を受けた後、このＢ社の内部監査はどのようになったでしょうか？
最初の質問の投げかけは以前と同じで、以下のように
という感じです。
そしてその後、以下のように監査ができるようになったのです。
どうでしょう？
まるでまったく別の会社の内部監査をみているかのようではありませんか？
目標の達成状況という結果に対して、深くつっこんだ形で内部監査を実施することができただけではなく、目標達成のために必要な、『プロセス管理の視点』から、『計画面』『方法論』等、目標達成のためのプロセスの弱点をしっかりと突くことができるようになったのです。
なぜこのように、切り替えた内部監査を行えるようになったのか？理由はもう説明しましたから簡単にまとめますが、そう、「内部監査員に、以前行ったのとは違う次の教育」をしたからです。
そう、御社でもこのように「内部監査員の次の教育」をすることで、現在感じておられる「内部監査が上手くいっていないなぁ」という感覚はあっという間に解消できるのです。
ただ、大切なのは実はここからです。教育といっても、どんな内容の
教育を受けさせてもよいというわけではありません。
こんなことは皆さんにはよくお分かりいただいておるでしょうから、くどくどご説明をする必要はないでしょうね。
それではどんな内容の教育をすればよいのか？
ここからは少し簡単にその辺をまとめてみたいと思います。
◆規格要求事項の適合性を卒業するための教育プログラム
まず、プログラムをみてみます。
基本的に、「審査対策用」として、導入期を対象に一般的な研修機関がやってきていた「規格要求事項の説明」や「内部監査のオペレーション教育」は一切行いません。
ただし、品質ISOでも環境ISOでも、ISOが求めているマネジメントシステムは、ひとつの『マネジメントシステム論』なんです。
従って、このISOが考えている『マネジメントシステムの目的』
や『マネジメントシステムの考え方』を理解することが、次の教育のひとつのキーワードとなります。
少しだけ具体的に書いて見ると、
というような、マネジメントシステムの本質的な部分を理解し、内部監査を通してその考え方と視点を活用していくということになります。
Ｂ社の監査員はもはや内部監査員ではなく、社内のアドバイザー的な立場で仕事を捉えることができています。
これは、内部監査というステージだけではなく、通常の仕事をとおしても、その人のキャリアとしても、非常に役に立つ考え方なのです。
実際のプログラムをお話しすると、研修時間は 『４時間』 という短時間で実施することになります。
えっ？過去に受講した研修機関の内部監査員養成講習等の教育時間と比べて短すぎないかって？
確かにその研修と比べると実際の時間は短くて済みます。
しかし逆に言うと、『短時間で効果的な内部監査員が養成できる』というように捉えていただければ、御社のお忙しい内部監査員さんの貴重な時間を有効に
活用する教育をお約束いたします。
また、短時間ですから、『午後から開催』とか『朝一番から半日で実施』なんて開催をイメージしてもらえますので、使い方は御社の特性に合わせてご検討
頂けるでしょう。
教育の内容としては、次のように、
といった内容になっています。
御社の状況により、少しレベルを変更できるように段取りしていますので、
どんな企業様でも教育を受けていただく事が可能 になっています。
◆『以前の内部監査員教育』と比べると費用対効果はグンバツに良い！
次に費用面ですが、『御社に訪問して行うタイプ』の研修になりますので、『講師の稼動コスト』だけを考慮した費用になっています。
時間が『４時間』ってことですから、『実は講師も日帰りや前泊（後泊）等がし易い』出張になるんですね。
私の場合、全国でいろいろなところでお手伝いをさせて頂いているので、次のお手伝い先へ移動しやすいので、講師にも大変ありがたい講習なんです。
「１０名で128,000円」1名当たりで換算すると12,800円でお手伝いさせて頂くことが可能です。
「５０名だと228,000円」1名当たり4,560円とさらにお安くなります！！
さあ、以前受けさせた講習と費用も内容も比べてみて下さい。
ただし、今日は北海道、明日は九州といった講習が繰り返されている実状です。従って、移動費がバカにならず、移動できないような状況も・・・
すみませんが、御社に訪問できない！なんてことがないように、大阪を基点としての交通費だけは別途でお願いをしております。
また、『今の内部監査が劇的に変わるための教育を安価』で行える
のですから、混沌とした状態をすごすよりも、予算確保に動いて頂く方が
確実にトップから皆さんへの眼差しも良くなるに違いありません。
なんと言っても、『自然に今の状態が解決するはずなどない』のですから。
それでは最後に、これまでにこの教育を行った企業様の感想をいくつかご紹介しますので、ご参考にして頂き、御社でもこの教育機会を作って頂けることを期待しております。一緒に変わりませんか？
今回は講習ありがとうございました。
次の内部監査では古江さんに教えていただいた視点で監査ができるのではないかな（？）と期待しております。
これまで教わってきた講習と違い、日常で活用していけることが実感できましたので、マネジメントレビュー等でも今後の展望を話したいと思います。
また成果をお知らせいたします。
静岡県 Ａ社さまより
まず、『なるほど』と思いながらも、まだ正直、『自分達にできるかな？』というところも半分くらいは・・・
といいますのも、それほど以前からの『規格要求事項』を重視した内部監査の感覚から抜け切れていないのでしょう。
今まで味わった、審査でのプレッシャー等も考えるとやっぱり審査用の内部監査の必要性を感じてしまうのです。
でも、それじゃあダメだと認識できていますので、今後少しでも動けるようにがんばって見ます。
まずは、プロセスを再度復習してみますね。
愛知県 Ｒ社さまより
教わったとおりに、先日『車両事故の軽減化』を目的とした内部監査を実施してみました。
徹底していたつもりだったのですが、運転席周りが携帯電話をおきっぱなしにしていたり、雑誌をおいてみたりと、集中できない状態になっているのがよくわかりました。原因はこの辺にあったのではないかと思い、みなでこの辺の維持管理を徹底することにしました。
あと、事故が多い車両は清掃状態も汚いみたいなのでこの辺も徹底管理になりました。
まだ、プロセスの観点を活用した内部監査までは
できそうにないですが、日常の問題点を使った内部監査は
続けてやれそうです。
今年の目標でもある事故軽減をテーマで内部監査が開催できるようになったのが、とても大きかったです。
東京都 ｋ社さまより
■演習メインの講習です。
御社の内部監査員に、演習を通して、２ステップ（１ステップ：監査員としての基本能力、２ステップ：効果を発揮する内部監査を実現できる応用能力）の内容を交えて監査員を再教育します。
■こんな講座です。
「内部監査が規格要求事項の適合性から脱却できない」「内部監査員が不適合の指摘をできない」等といった基本的な内部監査の問題点だけでなく、「内部監査で効果的な結果がだせない」「内部監査をしても企業運営に効果がでない」といった、内部監査の効果的な使い方の糸口が見えるまでをテーマにし、内部監査員の再教育を行います。
■こんな方におススメ
内部監査が形骸化していると感じているISO担当者
規格の適合性だけの内部監査から脱却したいと思っているISO担当者
認証から３年以上経っているが、内部監査が企業の役に立っていると思えないISO担当者
認証後、内部監査員に対して、一般的な内部監査員養成講習や規格解釈講習以外の教育を実施していないISO担当者
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