山口智朗の業務フロー作成支援

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業務フロー作成支援のできた経緯

（１）業務フローを書くための手本がない！

ISO9001が、1994年版から2000 年版になり、『プロセスアプローチ』という手法が使われるようになりました。
プロセスアプローチを推進する上では、『業務フロー』を使うと効果的です。私も最初

『まずは、どうやって作成するんだろう？』

と思い、本屋さんで関連するであろう書籍を数冊購入しました。しかし、どうもIT 系の技術書で、小難しい理論ばかり書かれて『これでは使えない』という印象でした。
なぜなら、それらの書籍には、『業務フローそのもののルール』は、事細かに書かれていたのですが、『段取り』や『準備』『社内のルール決め』『各自の役割』などについては書かれていませんでした。

困り果てた結果、私は『それを作ろう！』と決意しました。

（２）業務フローを作成するボトルネックがわかった！

業務フローを作成するボトルネックは、実は『業務フローそのものルール』でなく、『書くための段取りや調整、役割分担』などの細々とした部分が重要です。そういったリアルな部分を、作成したのが『業務フローの作り方・活かし方』というテキストです。

▼ISO文書業務プロセスフロー図の作り方・活かし方
http://www.isosoken.com/tools/isosoken/bk0000401.php

このテキストには、小難しいルールの話ではなく、『業務フローを書き上げるために必要な段取り』が中心になっています。業務フローを完成させるためのプロジェクト推進のための書籍ですね。

（３）テキストには書けなかったこと！

実は1 点だけテキストに書けなかった事があります。それは

『ヒアリングの担当者は、社内の人間では難しい』

ということです。なぜ難しいかと申し上げますと、『知っていることをまた改めて聞くから』なのです。テキストにも書いたのですが、たった1 人で業務フローを書き上げるのと同様、ヒアリング担当者が社内の人間だと厳しい状況になります。

わかりきっていることを再度、これでもかと質問をする。

これは、誰にとっても苦痛ではないでしょうか？イメージをして頂くとするとすると内部監査員がトップに対して厳しく質問することの難しさに似ていると思います。

テキストに書けなかったことは、『より良い業務フローを作る時は、外部からヒアリングスタッフを設けてください』ということです。

そのヒアリングスタッフの役割を担うのがこの支援内容です。

次項で具体的な進め方について見て下さい。

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