山口智朗の管理責任者業務代行

なぜISOが形骸化してしまうのか？

その理由を上げて頂けますか？と質問すると様々な問題が上がってくるのではないでしょうか？

　・内部監査が機能しない
　・推進者がいない
　・知識不足
　・経営者のコミットが得られていない
　・教育する時間・ノウハウ・コストがない
　・管理責任者が機能していない

しかし、これらの問題は果たして個別の問題なのでしょうか？
もっと根本的に1つの問題として収束していることはないでしょうか？

1つずつ考えてみたいと思います。

・内部監査が機能しない

内部監査を推進しているのは、ISO事務局でしょうか？管理責任者でしょうか？実務はISO事務局が実施しているのではないでしょうか。逆に理想的には、誰がやるべきでしょうか？ISOの統括は管理責任者なので本来的には管理責任者がやるべきでしょうね。

つまり、内部監査が機能しないのは管理責任者が機能していないから

と仮説立てすることができます。

・推進者がいない

ISO認証取得時は誰が推進していましたか？コンサルタント、社長、管理責任者、ISO事務局…。取得が終わってコンサルタントがいない状況では誰が推進すべきだと思いますか？ISOの統括は管理責任者なので本来的には管理責任者がやるべきでしょうね。

つまり、推進者がいないのは管理責任者が機能していないから

と仮説立てすることができます。

・知識不足

誰の知識不足でしょうか？内部監査員でしょうか、ISO事務局でしょうか、社長？管理責任者？新入社員？
知識不足を把握し、適切にISOの教育をすべきなのは誰でしょうか？
ISOの統括は管理責任者なので本来的には管理責任者がやるべきでしょうね。

つまり、誰かの知識が不足しているのは管理責任者が機能していないから

と仮説立てすることができます。

・経営者のコミットが得られていない

経営者にISOについて適切な情報やリソースを割いてもらう依頼は誰がすべきでしょうか？そろそろ問題の核心が見えてきたと思いますが、これも発信は管理責任者。

つまり、経営者がコミットしていないのは管理責任者が機能していないから

と仮説立てすることができます。

・教育する時間・ノウハウ・コストがない

　教育について計画し、社内のISO構築レベル、運用レベルを上げていかなければならないのは誰でしょうか？計画関連であり、ISO関係であれば、やはり管理責任者が本来的には実施すべきことではないでしょうか。

つまり、教育されずにISOのレベルが上がらないのは管理責任者が機能していないから

と仮説立てすることができます。

これらを見ていくと、根本的には、管理責任者に問題がありそうということに気づいて頂けると思います。とは申し上げても誤解しないで下さい。管理責任者本人が『悪い』ということを述べているのではありません。管理責任者はISOのマネジメントシステムの中で必要な機能です。システム＝仕組みですから、仕組みに1つ機能しない部分があればその他のプロセスに影響を及ぼすことは想像できますよね。

例えば『時計が壊れた』という場合、全ての部品が壊れたわけでなく、特定の部品が壊れており、それを交換すれば同じように動き出すことができることになります。

ですので、管理責任者も機能させればISOは本来の機能を果たすことができるようになります。

では、管理責任者はどんな機能を果たす必要があるのでしょうか？次に主要なものを紹介します。

１）審査機関・審査員の最適化
２）ISOに関する教育推進又は教育
３）仕組みの改善の推進及び改善の実務
４）トップへのISO上の要求事項
５）内部監査の計画・推進
６）マネジメントレビューで社長に現況を伝達

それぞれ、何をするかを具体的に説明致します。

１）審査機関・審査員の最適化
　　審査機関は現状のところで本当に最適でしょうか？最近は審査料金に格差が出始めています。それに伴い審査機関の移転が活発化しています。必ず移転する必要はありませんが、移転する為に情報を収集し、トップマネジメントに提案できるようにすることが必要です。審査員も同様です。情報を収集し、より御社に合った審査員に来てもらえるような工夫をする必要があります。

２）ISOに関する教育推進又は教育
　　誰に、どんな教育が必要なのかを長期的な視点で検討し、必要に応じて外部の活用も検討することが必要です。それらをマネジメントすることです。

３）仕組みの改善の推進及び改善の実務
　現状の構築された仕組みは見直しをされているでしょうか？また見直しのベクトルは共有されているでしょうか。ベクトルを共有させ、仕組みを見直す推進をする必要があります。

４）トップへのISO上の要求事項
　「トップマネジメント」実は、これもISO上の機能です。組織を運営する上での社長と同じ機能が求められていますが、それらを満たすようにトップマネジメントは役割を果たしているかどうかを伝え、教育する必要があります。

５）内部監査の計画・推進
　内部監査の実務はISO事務局や内部監査員中心で良いと思いますが、内部監査の目的をどう設定し、年度を通じてどう運営するかに関しては積極的なコミットが必要です。トップの意思をヒアリングし、その結果を実務に落としこむ、内部監査に落とし込む、そんな役割を演じる必要があります。

６）マネジメントレビューでトップマネジメント（社長）に現況を伝達
　内部監査の結果、ISOで設定している目標の達成状況、是正処置の状況等をトップマネジメント（社長）にインプットすることが必要です。インプット情報により次のＰＤＣＡサイクルの「Ｐ」が発信されるわけです。ですので、「Ｐ」に繋がり得重要な役割です。

如何でしょうか？管理責任者はこれらを果たしているでしょうか？もし果たされているようであれば、御社のISOは形骸化していないでしょう。

実際にこれらを実施していくことを考えた場合は、管理責任者はかなりの労力がいることでしょう。たいていは役職を持った方が担当されていると思います。関わっている業務は少なくてもISOだけではないはずです。しかも、これらを明確に意識して動くことは非常に難しいと思います。

これらを意識しながら管理責任者ができるとすれば、管理責任者を専任にするか、これらを把握した外部の専門家に依頼して頂くかではないでしょうか。

もし専任で担当するのでしたら、それに越したことはありません。
しかし、「専任は置けないけれどISOは積極的に活用し運用したい」ということでしたら、
弊社のサービスである

『管理責任者代行業務』

を、一度ご検討頂ければと思います。
実施内容としては下記の通りとなります。上記で紹介したことが漏れなく入っています。

■実施内容
・内部監査、外部審査後の文書変更代行
・定期的な文書の見直し代行
・遠隔によるメール相談、対応
・審査機関費用の交渉と審査機関見直し代行
・内部監査員養成講座年1回まで（2回以上は別途費用）
・文書のデジタル管理化（デジタル化されてなければ）
・内部監査計画・報告の作成、内部監査の実施
・内部監査の仕組みの改善
・社内教育の計画と実施
・マネジメントレビューでトップマネジメントへの報告

■訪問回数
・月1回（半日程度）
　その他メール、電話、ＦＡＸによる対応

■費用
・5万円／月（税込）