内容紹介
「業務改善に用いるためのフロー図」の作成方法及び改善のポイントを述べたコンサル現場テキストです。
弊社コンサルタント山口は、手順書をフロー図での作成をオススメしています。ですが、「意外と業務プロセスのフロー図を作成できる人はいない」とコンサルタントである山口は言います。
また、プロセスフローを作成する書籍もあまりありません。あっても、ISOとは関連が薄いそんな風に思うとの事です。「だったら自分たちで作ろう」ということで、お客様に参照してもらうために作った冊子を改めてお客様にお出しできる様に製本を致しました。一般的な書籍とは違い普段お客様に出している冊子ですのであなたの状態とも合うと考えています。
本書では、業務プロセスをフロー図で作成する時の注意点及びフロー図での改善のポイントを述べています。特に「作成」に関しては実際のコンサルからの会話調で分かりやすくしていますので、フロー作成のコツがうまく分かります。具体的な改善の部分は、サンプルを持って話を進めていきますので非常に分かりやすくなっています。
商品誕生秘話
◇始まりは自分用。困っていたのは自分だった。
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もう５年近くも昔の話ですが、ISO総合研究の所長である山口が、自らが支援先のプロセスを整理するに当って、そのプロセスの作り方や整理の仕方を落とし込む必要がありました。
そして、落とし込むためにいろいろとノウハウ本を探してはみたのですが、当時は、まだそのようなプロセスフローのルールを整理し、具体的なに事例を交えて紹介しているようなノウハウ本はほとんど販売されておらず、結果的に自らがそのルールを構築していくしかなかったのです。
そのとき所長の山口はこう思いました。「おそらく自分同様、ISO担当者の皆さんも困っているに違いない」と。
そして、この自らが困っていたときに身につけた、構築したノウハウをテキストに落とし込み、整理したものが、この『ISO文書 業務プロセスフロー図の作り方・活かし方』というテキストなんです。
そう。はじまりはあくまでも自分用だったんですね。
◇担当者の勉強用ではなく、社内のルールとして！
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購入いただいている担当者の皆さんからのお話をお聞きすると、
「最初は自分の勉強用に買いました。ただ、ここまでルールがはっきりしていたら、これを社内に展開すると、どの部門でもプロセスやフローを整理する際に作成しやすいのではないかと思い、社内のルールとして適用することにしました」
といった声を聞かせて頂いた方が非常に多かったのです。
なるほど。
結果的に担当者の方がルールを構築し、社内に展開するのであれば、もし、担当者の方がそのルールを理解しやすいものと感じさえしてくださったら、当然、すぐに社内のルールに使っていきたくなりますね。
そして、実際に社内のルールとして適用されているということは、そう、やはりシンプルで使いやすい、理解しやすいルールが使われているということです。
難しいノウハウ本は売れないんです。
わかりやすく、事例が満載のこのようなテキストだからこそ、社内のルールとしても適用できるくらい、皆さんにたくさんご利用頂けるようになっているのでしょうね。
商品内容
1. 業務フローはなぜ作成する必要があるのか･･････4
2. 業務フロー作成の順序･･････7
3. 業務フロー作成時に必要なこと･･････8
(1)フローの枠のルールを決める･･････8
①管理方法を決めましょう･･････8
②承認欄を作成しましょう･･････8
③文書番号、版番号、作成日(発行日)が分かるようにしましょう･･････9
④フローの骨格(主となる枠)のルールを決めましょう･･････9
(2)業務フローの表現ルールを決める･･････10
フローに登場する記号のルール(例)･･････10
(3)フローを見直すためのルールを決める･･････11
4. 業務フローを書くために準備する･･････12
(1)準備するもの･･････12
①ホワイトボード(又は黒板)･･････12
②記述用のフローのフォーマット･･････12
③書き出す業務の流れを決める･･････12
(2)業務フローを書く体制を決めよう！･･････13
①聞きだす人･･････13
②業務について知っている人･･････14
③作成する業務フローの業務に関連する人･･････14
5. 業務フローの作成方法[対話式]･･････17
(1)書き出す･･････17
①業務フローの書き出し･･････17
(2)デジタルデータに変換･･････21
①エクセルのツールバーをカスタマイズ･･････21
②エクセルのシートの設定･･････27
(3)業務フローを見直す･･････28
①現状と合っているか･･････28
②全てのボックス(処理)に対して、実施責任者が明確
になるようにする。･･････28
③インプット・アウトプットに漏れがないか･･････28
④実際の資料を用意してもらいましょう。･･････28
6. 業務フローに基づき改善する。･･････36
(1)職務権限の偏りを見直す･･････36
(2)インプット・アウトプットを見直す。･･････36
(3)課題を共有する。･･････40
7. 最後に･･････41
添付文書内で用いたヒアリングシート･･････48
対象にしている方
・ ISOでプロセスフロー図を作らないといけなくなった。
・ どうしてフロー図を作成するのか理解できない。
・ フロー図で何が可能なのか分からない。
・ フロー図を作成するにはどうしたら良いのか分からない。
実際に使用している人の声
・ 山口がコンサルティングに入った会社様にお渡しをしていますが結構良い評判ですよ。（山口）
・ フロー図をなぜ作成するべきなのかをよく知ることが出来るのでいい感じです。
・ フロー図で業務改善とは変わった切り口なので非常に興味がそそられる内容でした。
業務フローの作成支援も行なっています
それでも、どうやって作成したらよいかわからない方や、原案を作成して欲しい方は、こちら。
コンサルタント山口が御社に訪問し、お客様の業務フローを作成指導・作成支援致します。
▼山口智朗の業務フロー作成支援
http://www.isosoken.com/seminar/iso9001/v01/
▼お見積りもお気軽にどうぞ。
http://www.isosoken.com/seminar/iso9001/v01/form.php
ご意見・ご感想：内容がたいへん丁寧です。EXCELの活用方法などは、社内のＩＳＯ9001研修に活用することを予定しています。これからも、わかりやすく役に立つ参考書の発行を続けてください。
レビュー日時：2007年03月05日 10:48
購入目的
■社員教育 □自己学習 □その他（手順書づくりに活かす）
商品評価（5段階評価）
1：[問題あり]～3：[問題ない]～5：[よかった]
総合 ：4
内容について：4 理由：わかりやすいです
外観について：3 理由：電子ファイルだから仕方がないです。
価格について：3 理由：このぐらいかなという感じ
レビュー日時：2007年03月05日 10:43
業務フローを作り、、時間を上手に使って、よりよい仕事ができればなぁ
くらいの思いでテキストを読みました。
業務フローと一言に言っても、目標があり、ルールがあり、改善があり、
フローも改訂されてとフロー作りのなるほどがいっぱいでした。
フロー作りのルールの立て方のポイントと、エクセルの活用方法が
詳しく書かれていたところがよかったです。
特に、フロー図に登場する記号のルールの例が掲載されていたのですが、
このルールはそのまま利用させてもらおうと思いました。
レビュー日時：2006年10月27日 18:24
商品の名前通り、業務プロセスフロー図の作り方と活かし方が読みやすい形で書かれています。
フロー図を作成する際の会話例やエクセルを使っての設定・作成方法まで書いてあるので、
この商品を読んで、フロー図を作成していけば、簡単に作成する事が可能です。
その作成した業務フロー図を使えば、改善点などが明確になり、業務改善に繋がること間違いなしです。
レビュー日時：2006年10月27日 18:17
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