用語解説GLOSSARY

直接書面

直接書面とは

本人から直接取得することを指します。

プライバシーマークと直接書面

本人から履歴書などを受け取ることを直接書面と言います。
プライバシーマークでは 本人から直接個人情報を受け取る場合は、必ず必要項目を周知し、同意を得なければなりません。
その際に利用目的を明確にしておくことはとても重要になります。あいまいなものではなく、具体的に周知するようにしましょう。 
また、書面という言葉から紙媒体をイメージしてしまいますが、例えばWeb上で本人が入力した個人情報を送ってもらうなども直接書面にあたりますので覚えておいておくとよいでしょう。 

直接書面とそれ以外

直接書面は本人から直接取得することを指すと言いましたが、それ以外に該当するものは
履歴書から知り得た情報をExcelに入れて「従業員台帳」を作るなどが当たります。
もらった情報をシステムへ入力したり、記載したりすることを指します。

まとめ

直接書面とは、本人から直接取得することを指します。紙での受け取りはもちろん、Web等データでの受け取りも含みます。
プライバシーマークではその場合に同意が必要であり、同意文には利用目的を明確に記載しなければなりませんので事業者は注意しましょう。

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