用語解説GLOSSARY

申請書類

申請書類とは

マネジメントシステム認定のための審査を受けたい事業者が申請する書類のことです。

プライバシーマークと申請書類

プライバシーマークでは新規認証・更新どちらの場合も都度申請書類等の提出が必要です。
新規認証の場合は申請期限がありませんが、更新の場合は8か月前~4か月前の申請が必要です。どうしても間に合わない場合は、審査機関に遅延の旨とその理由を書面で報告しましょう。
提出物としては、まず申請書類には会社概要・事業規模等・要求事項と内部規定の比較・2年分の運用(新規の場合は1年でよい)の一部の記録を記載します。
次に、自社のプライバシーマークに関するすべての内部規定と帳票(規定で定められている様式一式)のコピー、そして登記簿謄本のコピーを添付して審査機関に送ります。
審査機関は申請書類と内部規定等を受理し内容を詳細に確認し、申請書類に不備があると再提出となりますので提出前に確認をするようにしましょう。
(何度再提出となっても審査への影響はありません。)
受理され、審査機関内の処理が終了すれば審査員の文書審査へとすすみます。

ISOと申請書類

ISOの場合はプライバシーマークのような申請書類はありませんので、審査を受けるまでのハードルはそこまで高くありません。
新規で認証を受ける場合、審査機関に必要な会社概要などの情報を記載するものはあります。

まとめ

プライバシーマークでは審査を受けるにあたって申請書類の提出が必要になります。
申請期限は有効期限の4か月前であること、遅延の場合は書面で申し出ること、申請書類はこと細かくみられるため提出前に再度確認しておくことが必要です。

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