文書は各部署に紙で配布するべき?


ISOでは文書を各部署に紙で配布しているケースが見られます。

最新版に改訂されるたびに全文書を印刷して各部署に配布しないといけないと思いこんでる場合がこれです。

これについては絶対にやる必要はありません。

ISOの規格では方針や目標の周知・徹底することは求められていますが、
文書についてはそうではないのです。

4.2.3 文書管理では、重要なこととして「最新版が使用できるようにしておくこと」を求めていて
そのための手段は何でもよいとされております。

なので文書の保管方法、利用方法は企業に任されているという認識で問題ありません。

もちろん、製造業などの現場では作業の手順書などの
最新版が紙の状態で設置されることが望ましいでしょう。

企業の状況に応じて、
文書の管理方法は決めておきましょう。


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