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ISO9001規格改訂(改定)失敗しがちなやり方(事例)

いつもご愛読ありがとうございます。
ISO総合研究所コンサルタントの河野です。

皆さん、ISO9001が規格改訂しますね。ISO9001規格改訂の準備は進んでおりますでしょうか?ISO9001担当になられている皆さんは、また新しい規格を覚えなければいけないのか、また仕事の時間とは別に時間をとらなければいけないのか、と頭を悩ませている方が多いのではないでしょうか?

そんなISO9001担当の皆さんにISOコンサルタントが考える「失敗しがちな規格改訂のやり方」を、事例をもとにご紹介したいと思います。自社に当てはまっていないか、確認してみてください。

【規格改訂 事例①】

とある15名の建設業の会社では2015年度にISO9001の規格改訂があるということで新しいマニュアルを作ることにしました。
5人体制でチームを組み、仕事終わりに「規格改訂会議」というものを行っていました。その「規格改訂会議」というものは1週間に2回、2時間ほどで、新しい規格を読みながらそこであーでもない、こーでもないという議論をして合計半年間、規格改訂作業を行い、自社で新しいマニュアルを作りました。

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一見、問題がなさそうなこの事例ですが、私達ISO9001のコンサルタントからしてみれば、いくつもの無駄が感じられます。
この事例で無駄が感じられるポイントは3つあります。

まず1つ目にコストです。

従業員5名が週に2回2時間ということは、1回の会議で10時間、1週間では2回行うので合計20時間分の人件費を消費しているということです。例えば時給が1000円だとしてもそれだけで20万円です。ましてやそれが半年間かかるとなると、莫大な人件費が発生していることになります。

2つ目に従業員の疲弊です。

1日現場に出て、疲れてヘロヘロになった状態での会議をして、新しい規格を学び、さらにはマニュアルの作成などの書類作成を行うという作業は従業員に精神的にも肉体的にも負担を与えることは容易に考えられます。

3つ目に文書精度です。

上記したような限界に近い状態での作業はよい環境とは言いがたいです。ましてや、見慣れない文言がならんだ規格を理解できていないままだとなおさらです。新しいマニュアルができたとしても、改訂された規格要求事項のポイントをおさえていなければ、審査で数多くの不適合を受けてしまい、その対応にまた時間を取られてしまうということが考えられます。

【ISO9001規格改訂 事例②】

とある30名の製造業の会社では現状のマニュアルや規程の内容をこれまでのISOの運用の流れから実務よりも過剰に作っておりました。また今回のISO9001の規格改訂では作り直すことが面倒なことからルールはそのままに項番を合わせようと決めました。

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こちらの事例で私達ISO9001のコンサルタントがお伝えしたいのは1つです。それは「規格改訂はルールの見直しのチャンス」ということです。

これまでISO9001は数回の規格改訂を経てきました。そして近年では審査の受け取り方も変化し、負担が少なくても認証できるようになっています。極端な話、2015年版で新しく認証する企業が、明日審査と言われても取得ができるような時代です。

せっかくシンプルなルールにできるというのに従来のルールを変えようとしないで、2015年版の対応だと言って、また従来のルールを2015年版に表現だけ変えてしまっていては、今後30年、40年と誤った歴史を繰り返し続けてしまう可能性があります。いっそのこと、ISOを新しく取り直しするくらいでやらないと取り返しのつかないことになってしまい、ISO9001を認証している意味がないといっても過言ではありません。

よりシンプルに、実態に見合ったものになるように、文書の内容や自分たちだけでなく、審査機関なども含めて周囲をとりまく環境を見直してはいかがでしょうか?

まとめ

2つの事例を紹介させていただきましたが、同じようにすすめようと考えていたISO担当の方は意外と多いのではないでしょうか?

弊社では、お客様の「ISOやPマーク(プライバシーマーク)における社内工数を限りなく0(ゼロ)に近づける」をミッションとし、ISO事務局としてサポートさせていただくことで、現在1350社を超えるお客様をお手伝いさせていただいております。もちろんそこにはISO9001の規格改訂のサポートもさせていただき、ありがたいことに毎月40社を超えるお客様と新しくご契約させていただいております。

自社で行うよりも遥かにローコスト、さらに1350社以上のサポート実績による経験値の蓄積が弊社の強みです。

規格改訂をチャンスと捉え、ヒト・モノ・カネ・時間といった自社の経営資源を有効に利用することに興味がありましたら、一度ご連絡をいただけたらと思います。

カテゴリー:未分類 タグ:ISO9001(QMS) コンサルタント 規格改訂
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