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ISO9001を10人規模で取得する方法!~半年以内編~

いつもご愛読ありがとうございます。
ISO総合研究所コンサルタントの鈴木です。

様々な理由からISOの取得を検討する機会が訪れると思います。入札、経審(経営事項審査)の得点、お客様からの要求、社内の仕組みの改善、従業員の意識の改善などなど、今挙げたのは一部の理由ですが実際にこのような理由からお問い合わせを多く頂いています。

ISOを取得するきっかけは様々ですがご相談をいただく中で本当に多い内容というのが取得までの期間についてです。

ISO といっても色々な種類があります。検討としてよく上がるのは、ISO9001、ISO14001、ISO27001といったところでしょうか。組織の状況 などによって期間などは前後するものですが、タイトルでも触れた、ISO9001を期間としては半年、人数として5人という少し小規模な組織を例にあげて考えてみます。

このような条件で取得が予定通りいくにはどうしたらいいでしょうか?

そもそもこの条件で取得できるのか?

「取得する方法!」とタイトルにしていますので、この条件で可能かどうかでいったら十分可能です。実際にこのような状況で取得されたケースも多くあります。

半年と聞いて短いと感じる方もいれば長いと感じる方もいると思います。この6ヶ月という期間をどう考えるかは会社の規模や状況によっても異なると思いますが、共通して言えるのは取得までのスケジュールの考え方です。少ない人数でやる分、無駄なことをいかにやらずに済ませるかが半年で取得するキモになります。

どんなことをしないといけないの?

ISO9001に関する情報収集、社内への通知・展開、各部門へのヒアリング調査、文書の作成、実際の運用、審査などやろうと思えばいくらでも出てきますしキリがありません。

スケジュールを立てるには当然ISOに関して知っていなければ、たてられません。そのあたりの情報収集期間なども含めると、スケジュールをたてるまでに予想以上に時間がかかっていることに気づくと思います。

そして実際に情報を集めに行っても意外と情報集まりません。といいますか、インターネットで検索という方法をとったところで、知りたい情報が出てこなかったり、情報が結構まちまちだったりしますよね…。ニッチな分野というのもありますし他にも色々だと思いますが、それだけISOを取得するまでのアプローチの仕方が様々あるとも言えると思います。

ISO9001という規格を取得するにはどんな道のりを通っても、最終的に審査を受けて合格を貰わないといけないのは変わりません。どのような道のりをたどるかが違うだけです。自社だけでやるか外部のサービスを使うのかによっても変わってきます。

ですが、取得するとしたらあまり手間をかけずに、費用もかけずに取りたいですよね。それは当然だと思います。それには外部のサービスやISO9001に関する専門的な知識をもっている方(お知り合いにいればですが)がどうしても必要になってくると思います。情報収集やISOの勉強って少し面倒です。いえ、すごく面倒です。ここでいう専門的な知識と言ってもISO9001の規格に関する知識だけではありません。

最終的には審査を受けて合格するのが目標ですので、審査に対する知識や経験も必要です。特に2015年はISO9001が2015年版に改訂(改定)されました。規格が変わることで、規格要求事項への解釈方法はもちろん、審査自体も問われる内容が変わってきます。

まず、ゴールは審査に受かることです。そのためには、規格改訂前と後の違いについて、規格についても審査についても知っておかないと慌ててしまうことになりかねません。費用についても同じことがいえます。

お問い合わせ頂く内容には、規格が改訂(改定)されることで追加で何をやらなければいけないのか?何か追加で費用が発生するもの(設備、サービスなど)があるのか?というものをいただくことがあります。これらを判断するには規格についても審査についても知っておかないとやはり判断するのは難しいです。

審査は機械がするものでなく人がするものですので、実際審査員受けの良し悪しというのも存在します。あまり考えたくありませんが。ですが無駄な費用もかけたくありませんよね。ISO9001の取得に必要だからする設備投資というのは極力減らしたいです。その投資をすることによってISOを取得する以外のメリットがあれば別ですが、そのためだけのコストは無駄でしかありません。

ISO自体は半年あれば少人数でも十分取得可能です。査を受けて合格するまでにどのような方法を取るのかが、全体で見た時の会社組織への負担や会社で働く人の負担が変わってきます。実際にスケジュールをたてて動き出している人もいれば、情報を集めている段階の人、まさにこれからスケジュールを立てようとしている人もいるかもしれません。

その計画、本当に妥当ですか?

果たしてその取得までの計画は妥当でしょうか?必要ないことや無駄な設備投資していないでしょうか?改めて確認して、必要があれば専門的な知識を持った方にご相談されてみることをおすすめします。

お知り合いにいなくてもコンサルティングなどのサービスは相談無料です。30分以上は費用が発生することなどありません(全てかはわかりませんが…)。

実際に話に聞く内容ですが、準備が足りていないと感じて取得が先送りになる、担当になったはいいが仕事が忙しく手がまわらない、そもそも仕事が突発的に入ってくるためスケジュールすら立たない。このような悩みも数多くいただくことがあります。ですが最終的には当初の予定通りの認証まで行き着きます。

それはそのスケジュールが無理なく進行できる計画であり、無駄なことをそぎ落としているからです。ある意味、コンサルティング会社や私どもの仕事は踏ん切りがつかない意思決定についてそっと背中を押してあげることです。状況によっては体当りしてでも背中を押すかもしれませんし、行き過ぎていたらぐいっと引き戻すかもしれません。

しつこいようですが、スケジュールをきちんと管理し、必要なときに背中を押せて、急がなくていい時にはバタバタせずに進行できるような人をどのように社内に配置できるかが重要になってきます。
当初の議題に話を戻すと、とくに少人数での取得では、ISO9001の取得について時間をさくのはやはり難しいとおっしゃる方が多い印象です。

スケジュール立てた段階では取得が見込めていたのに、急なトラブルや仕事で頓挫してしまうことなどは、ある意味当然だと思います。そのようなときにいかにスケジュールを調整していくか、取得を先に伸ばすのか予定通りにしておくのか。この辺りを決めていくのは難しいと思います。またトラブルや急な案件が入らないとは限りませんし、それ以外にも仕事をしていく以上は突発的なことが入るのは当然です。

現在の状況を整理し、どのような方法でISO9001という規格に取り組むのか、ベストな方法を考えてみてください。取って終わりのものではありません。取得後は毎年審査がやってきます。会社の身の丈に合わせた、重荷にならないベストな方法をみつけるのが情報収集というところで一番重要になってきます。

カテゴリー:ISOコラム タグ:ISO9001(QMS) 新規取得(新規認証) 規格改訂
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