ISO9001規格改訂のスリム化ビフォーアフター、あなたの会社、昔ながらのISOじゃないですか?


いつもご愛読ありがとうございます。

日々筋肉をつけるために筋トレをやったりやらなかったりしているISO総合研究所コンサルタントの佐藤龍平です。

さて、弊社ではISO9001の運用代行を行っておりますが、最初にさせて頂くことがあります。

それがスリム化です。

何をスリムにするの?と疑問に思う方もいらっしゃるかもしれません。

弊社では、まずお客様が今まで運用してきたISO9001のルールの中から無駄なルール、様式をなくしていきます。

そう聞くと「えっ、ルールなくしちゃったらISO9001の継続ができなくなるんじゃないの!?」とお思いになるかもしれませんがそんなことはございません!

最初にISO9001を構築する時にあれもしなきゃ、これもしなきゃ...と必要以上にルールや書類様式を準備し、

実態に合っていないマネジメントシステムになってしまっている場合がありませんか?

実態に合っていないマネジメントシステムは無駄な時間や工数を費やすことになることにもあります。

例えば、

・意味のないルールで業務の工程が増えている

・担当者が記録作成する時間がかかる

・改訂に時間がかかる

・改訂後のチェックに時間がかかる

・何が書いてあるか分からない

などなど...

上記の他にも無駄がたくさんあります。

分厚いマニュアル、いらない様式はマイナスを生むだけなのでよいことが全くありません。

うち会社のマニュアルは無駄なことが多いかも!?と思った担当者の皆さん、いますぐ社長を説得してスリム化に取り組んではいかがでしょうか?(笑)

そうは言ってもどうすればいいの?と思ってらっしゃる方、そこまで難しく考える必要はございません。

ISOの規格に求められていることに対して、

皆さんの普段のお仕事を当てはめていけば自然と実態にあったISO9001のマニュアルが作ることができます。

ただし、内部監査やマネジメントレビューの記録などは作成しておく必要がありますし、ISO9001が文書化を求めているものは文書化しなければいけませんが...

さて、それではISO9001のマニュアル等をスリム化してどこまで変わるのでしょうか?

下記に弊社で今までスリム化させていただいたお客様の事例をご紹介いたします。

1.H工業様

創業40年、従業員数30名の部品製造を行っている企業です。

このお客様では、ISO9001のマニュアルは1本、その他の手順を記載した規程が15本、運用のために使用する書類様式が53本とかなりヘビーな運用ルールになっていました。

早速、社長や担当者、現場の方にヒアリングをさせて頂くと、実際に使っていない書類や業務の実態と合っていないルールが次から次に出てきました。

例えば、ISO9001のために用意した書類も書くのが面倒臭く実際には使っていない。実は同じような内容の書類を実務の中で作っていて、書類が重複しており、同じ書類をつくる手間がかかっていた!!などなど...

社長、担当者も驚くようなことが分かってきたのです。


↑H工業様のスリム化前の書類データ数です。


↑H工業様のスリム化後の書類データ数です。

H工業様では担当者と弊社コンサルタントが業務で使っている書類かどうか話をさせて頂きました。スリム化を進めさせていただき、マニュアル1本、書類様式28本にすることができました。

スリム化後の審査は、不適合もなくいくつかの観察事項のみで終わることができました。

2.S建設様

創業25年、従業員数27名の建設業の企業です。

このお客様は、力量の評価についての記録を従業員ごとにファイルを作成し、いつ、どのような技能を持っているのか、どんな資格を持っているのか、等ということをまとめ、管理責任者が有効性の評価を行っていました。しかし、それでは従業員が増えるごとにファイルが増えてしまいますし、1年ごとにファイルの厚さも増えていってしまいます。

なにより担当の管理責任者が、毎年各従業員の力量の評価を、ファイルをいちいち取り出し、ファイルの中を見て行うなんてことは工数がかかってしまっているだけの作業です。

ではどうしようか?となった際に、S建設様でさせて頂いたスリム化は、力量を表にして管理してしまおうという方法です。

1枚の表にしてしまうことで誰がいつ教育を受けたのか、力量に達しているのかをひと目で分かるようになりました。

以上が弊社でスリム化をお手伝いさせていただいたお客様の例となっております。今回は2社のみとなっておりますが、他にもまだまだ7000社以上の実績がありますので、読んで下さった皆さんの業種業態に合った事例を紹介できるかと思います。

どうやってISO9001をスリム化すればいいの?それよりも業務の無駄も無くしたい!!なんて企業の担当者さんも弊社までご連絡ください。ISOの運用代行から他社事例の紹介など、皆さんの会社にためになる情報を発信させていただきます。

それでは、お読みいただきありがとうございました。

次回も、お楽しみいただければと存じます。


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