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ISO9001やISO14001の規格改訂(規格改定)の前には何をしなければいけないか

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いつもご愛読いただきありがとうございます。
ISO総合研究所コンサルタントの千葉です。

2015年11月。いよいよISO9001、ISO14001のJIS:2015年版が正式に発行されましたね。皆さん、そろそろISO規格改訂(規格改定)の情報は集めていますか?

「ISO9001・ISO14001の規格改訂(規格改定)って何をするんだろう?」
「そろそろ規格改訂(規格改定)の準備をしなければ!」

そう考えている方も多いのではないでしょうか。

最近は当社でも規格改訂(規格改定)に向けた問い合わせが、どんどん多くなってきています。しかし、皆さんのようにこれから規格改訂(規格改定)を行われる方から聞かれることは、ほとんど同じです。その中でも特に多いのが、

「そもそもISO9001・ISO14001の規格改訂(規格改定)って何から手をつければいいの?」

ということです。こんなときは、私たちは

「今やっていることって何がありますか?」
「これからやる予定のことは何がありますか?」

と聞いていきます。すると、こんな答えが返ってきます。

・審査機関でやっている規格改訂(規格改定)のセミナーに行って勉強する
・規格要求事項を購入する
・規格要求事項の勉強をする
・規格改訂(規格改定)に向けたスケジュールを作る

そうですね。確かに、これは規格改訂(規格改定)を行うために必要な作業ですね。しかし、考えてみてください。ただ規格改訂(規格改定)をすればISO9001、ISO14001の運用はうまくいくでしょうか。今までよりも良くなると思いますか?・・・残念ながら、それでは失敗してしまいます。

もちろん!皆さんが考えているISO9001、ISO14001の規格改訂(規格改定)に向けた準備は大切です。しかし、その前に!もっと前に!やっておくべきことがあるんです。

そのヒントは、皆さんもなじみ深い、「5S活動」に隠されています。
規格改訂(規格改定)はその中でも

1.整理
2.整頓
3.清潔

この3つのステップが大事になります。
今回は、規格改訂(規格改定)をこの3つのステップに分けて考えてみましょう。

1.整理

「整理」を辞書で調べると、こう書かれています。

1.乱れた状態にあるものをかたづけて、秩序を整えること。
2.不必要なものを取り除くこと。

5S活動では「いるモノといらないモノを分ける」とも言われますね。では、何のためにいるモノといらないモノを分けるのでしょうか?

私たち、ISOやPマーク(プライバシーマーク)のコンサルタントは「整理」=「捨てる」ことだと考えています。

せっかく規格改訂(規格改定)を行うんです。新しい仕組みに切り替えるタイミング。家の引っ越しと同じように考えてください。自宅の引っ越しが決まったら、皆さん何をしますか?今いる家にある荷物を全部出して、段ボールに詰めて・・・持っていくモノと、持っていかないモノを分けますよね。
持っていかないモノはどうしますか?友達にあげたり、リサイクルに出したりすることが多いでしょうか。つまり、自分の手元から捨てていくのです。

ISO9001、ISO14001の規格改訂(規格改定)も同じです。まずは自分の手元にあるルール、を1つずつ見てみましょう。

・このルールは何のためにやっているのか?
・このルールは本当に必要なのか?
・もっとやりやすいルールはないのか?

すると、いらないルールもおのずと見つかります。ISO9001、ISO14001を運用している方は「スリム化」と言った方がイメージしやすいでしょうか。せっかくの規格改訂(規格改定)。まずはいらないモノを捨てて、身軽になっていきましょう。

2.整頓

「整頓」を辞書で調べると、こう書かれています。
散らかり乱れている物を、きちんとかたづけること。また、そうして整った状態になること。「整頓」は「整理」の次のステップになりますね。

私たちがISOやPマーク(プライバシーマーク)のコンサルティングを行う中では「整頓」=「必要なものがすぐ取り出せるように配置する」と説明します。

今回の規格改訂(規格改定)で、皆さんが行うのは「整頓」になります。ISO9001やISO14001を、規格改訂(規格改定)後の内容に反映するため、わかりやすく順番を入れ替えていくのです。

これも、引っ越しで考えてみるとわかりやすいですね。引っ越し後、新しい家に荷物を持ってきました。新しい家具や家電製品を買う人もいるでしょう。新しい家に来たら、まず何を行いますか?段ボールをあけて、荷物を出して・・・部屋の片づけからスタートでしょうか。

引っ越しを行えば、新しい部屋に合せて、部屋のレイアウトを決めていきますね。モノの置き場が決まっていくのです。前の家から持ってきたもの、新しい家に向けて買ったモノで新しい家のレイアウトが決まります。レイアウトさえ決まってしまえばこっちのもの。何をどこにしまうのか、モノをどこから取り出すのか、慣れればすぐに行えますね。

規格改訂(規格改定)も同じです。新しい規格に合せたルールを整えていきます。

もし、「整理」することなく「整頓」、つまり規格改訂(規格改定)を行ってしまったらどうなるでしょうか?そう、ムダなルールが無くならず、新しいルールが加わり、ムダなものに一生懸命取り組んで、ムダな時間を費やしてしまいます。

つまり、規格改訂(規格改定)を行う際には、ムダなルールをなくす「整理」、つまり「スリム化」の作業が必要になります。

3.清潔

「清潔」を辞書で調べると、こう書かれています。

1.汚物・病原菌などが(ほとんど)無く、衛生的なこと。
2.行い・身持ちに疑いをはさむ余地が無く、清らかなこと。

私たちISO・Pマーク(プライバシーマーク)のコンサルタントは、「清潔」は「整理」「整頓」が出来てこそ活きるものだと考えます。いらないルールを「捨てて」、わかりやすいようにルールの順番を「整える」。ここまできて、やっと規格改訂(規格改定)が終わります。

しかし、ISO9001やISO14001の運用は、ここがゴールではありません。ここが、規格改訂(規格改定)後のスタートラインです!ルールを見直して、キレイな状態で新しいISO9001、ISO14001をスタートすることで、ムダなモノに取り組む時間を減らすことが出来ます。

最後に

いかがでしょうか?

皆さんが規格改訂(規格改定)を行うための準備に、少しでもお役にたてれば光栄です。
まずは、会社のルールを見直し、ムダなルールを「整理」していきましょう!

カテゴリー:ISOコラム タグ:ISO14001 ISO9001 規格改定 規格改訂
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