ISO9001取得のキモとなるたった3つのポイント


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「ISO9001は難しくてわからない」「結局ISO9001って何をやればいいの?」。
ISOのコンサルタントをやっているとよく聞く言葉です。勿論、皆さんがわからない話だからこそ我々ISOコンサルタントは食べていけるわけですが(笑)

審査員の先生は「ISOは簡単だよ~」と口を揃えて言いますよね?
簡単なはずなのにみんなISO担当を嫌がるのはなぜでしょうね?

・難解な言葉を使った規格を読むのが嫌。
・ISOの審査で審査員にわからないことを聞かれるのが嫌。
・自分のせいで審査に落ちたら責任を取りきれない。
・会社から漠然と「ISO担当なんだから品質を上げろ」とプレッシャーを掛けられるのが嫌。

理由は様々ですが、結局のところわからない事に対する恐怖が根っこでしょうね。
そしてわからないことを調べるのもなかなか面倒。
そこでそんな面倒くさがりの皆さんへISO9001のキモを教えちゃいましょう。
ここを抑えておけば多少指摘は出ても審査に落ちるなんて事はありません。

題して「ISO9001のキモとなるたった3つのポイント」です

其の一:文書を作成するべきポイントと記録を保持すべきポイントを知る
ISO9001:2008では文書化すべきポイントと記録を保持すべきポイントが決まっています。
『文書化された手順』という言葉が出てくる所と品質マニュアル自体は文書化要求が有ります。が、つまり逆に言えばそれ以外は文書化しなくても良いわけです。品質マニュアル自体も全項目を網羅する必要までは要求されていないので、実際の運用手順は、実際の現場での運用は現場で実際に使用している手順書や標準書等のルールブックでも十分に替りとなります。

また、記録に関しても同様で『4.2.4参照』と書かれた場所しか記録要求はありません。
しかもたったの20箇所だけ。

「口伝でしか業務のノウハウを伝えていない」なんて無茶な会社でもない限り、日常の業務で帳票が20しか無いなんて事は無いでしょう。

ちょうど10月にISO9001:2015が公開されたばかりですが、方向性としては同様で、文書化要求は『文書化した情報を維持する』。記録要求は『文書化した情報を保持する』。となっています。

しかも今回から品質マニュアルの要求すら無くなったので、自由に文書を残せるようになってきました。
また、手順にしても、文書である必要はありません。
手順がわかるのであればフロー図でも動画でも何でも良いのです。
つまり書き方や手順がわかる帳票はそれだけで文書としての効力を果たしていると考えられます。帳票さえ揃って、それで手順が明確になっているのであれば2015年盤のISO9001は本当に最低限の運用が可能となりそうです。

其の二:ISO9001は伝言ゲームであることを理解する
ISO9001は『プロセス』を明確にする規格です。
『プロセス』とは「インプットをアウトプットに変えるもの」というのがISO業界での説明ですが、正直最初この言葉を聞いた時なんのことか全く理解できませんでした。
私なりに噛み砕いた結果が「伝言ゲーム」なのです。
仕事というのは必ず人を介します。人と人が情報をやり取りする時に口で伝えるだけだと記憶は必ず薄れます。そこで人と人の間に何かしらの記録を残すわけです。後から「言った言わない」の予防にもなりますし、忘れてしまう事の防止にもなります。更に言うとメモを取ることで無駄な情報は忘れて頭をクリアにすることも出来ます。
その記録をインプットとアウトプットに分ける工程が『プロセス』です。
この「言った言わない」の部分を明確にするために記録を残す事は企業の保身としても非常に重要となってきます。
ISOの記録要求は基本的にこれら、企業が身を守るために最低限残したほうが良い部分に対して発生します。
つまり、ISOのためだけに記録を残す必要はほとんど無いわけです。(一部どうしても残ります。それについては運用代行でお手伝いさせて頂きます。)

其の三:目標の数は増やし過ぎない
経営者や管理職の方々と話していると、目標について非常に多くの理想を抱えていらっしゃることがわかります。
バイタリティに富んで、様々な角度から目標を立てたがりますが、まずは経営目標と違ったことをしないようにしましょう。
特に中小企業は人的資源、金銭的資源、時間的資源をあまり裂くことが出来ません。そんな中で多くの目標を掲げてしまうと全てが中途半端になってしまいます。
「ここを今年は重点的にやる」と決めた事をたった一つだけ絞り込んで、そこに資源を全力投資する。それが最大の効果を生むと考えましょう。
特に経営目標を掲げている企業についてはそれだけでよいです。ISOの目標も作ってダブルスタンダードになるよりは、先ずは企業の目標を全社員で追いかけられる仕組みを考えたほうがずっと良いでしょう。

如何でしたでしょうか?これらたった3つのポイントを考えてISO9001を効率的に運用すれば、規格のことなど対して理解していなくても審査には十分通用します。
それでもやり方がやっぱりわからない時は外部の専門家に手伝ってもらうのも一つでしょう。そう運用代行とか!


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