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ISO(アイエスオー)の内部監査と是正処置について

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ISO総合研究所 コンサルタントの前田です。
いつもお読みいただきありがとうございます。

さて、今回はISO(アイエスオー)の内部監査の原則について、お話していこうと思います。

ISOの内部監査の原則

ISO(アイエスオー)の内部監査はPDCAのCであるチェックの機能です。チェックということは、必ず二つのものを比べることになります。ISO(アイエスオー)の内部監査の場合は、監査基準と客観的証拠を比べることになります。

監査基準とは、決められたルールや文書化されたルールです。ルールは基本的に4つの要求事項からなります。ISO9001、ISO14001などの規格要求事項、消防法や廃掃法などの法的要求事項、品質・コスト・納期などのお客様要求事項、社長がいったことや決めたことなどの社内要求事項、こういったものから社内のルールが決まっているはずです。

客観的証拠とは第三者が見ても後で再現できるような、証拠、エビデンスのことです。多くの場合は3現(現実、現物、現場)で確認します。ISO(アイエスオー)内部監査員の一番の仕事は監査基準に対する客観的証拠集めと言えます。これができればISO(アイエスオー)内部監査員の仕事の8割はできています。客観的証拠が集められたら、次に適合・不適合の評価をします。

適合とは監査基準に対して、監査基準をきちんと行えている、守られている状態です。反対に不適合とは監査基準に対して、監査基準を行えていない、守られていない状態です。
適合の場合はわかりやすく、監査基準に対して適合している客観的証拠があれば適合と評価できます。間違いやすいのが不適合の場合です。不適合の場合は、不適合である客観的証拠が必要となります。監査基準に対して、確認ができないことは不適合ではなく、確認できないという事実でしかなく、評価できないということになります。今手元に○○がありません、というものは確認ができないので、不適合ではなく確認ができないということになります。

是正処置は、内部監査で見つけた不適合や実務上で出た不適合に対して行います。是正処置は再発防止といい、二度と同じ不適合が起きないようにすることです。そのため明確に分けないといけないのが、処置と是正処置は違うということです。処置は起きた不適合に対して、とりあえずおさめるためにすること、是正処置は前述したとおり、二度と再発しないように手を打つことです。

またここでよく間違えるのは、不適合はすべて是正処置しないといけないと思っていることが多いです。不適合はすべて是正処置をする必要があるわけではなく、是正処置が必要かどうかの評価が必要です。実際のところ不適合には程度はなく、エアコンは28度以上というルールで27度設定だと、呼び方は不適合になります。監査基準を守られていないわけです。

ではエアコンの設定温度が今後28度以上になるように是正を・・・となるかどうかです。そして、是正処置が必要かどうかの評価を終えて、是正処置が必要だということになれば、次に行うのは原因追究です。

よく言うのはなぜなぜ5回というように、なぜを5回繰り返すなどして真の原因を抑える必要があります。

ほかには4Mというような、MAN(人)、MACHINE(設備、機会)、METHOD(手順、方法)、MATERIAL(材料)の切り口で原因を掘り下げるのもの良いです。

そうして真の原因をつきとめたら、是正処置を行うことになります。

是正処置を行う場合には、つきとめた真の原因をつぶせるような状態にならないといけません。この時に陥りがちなのが、100点の答えさがしをしてしまうことです。再発防止なので100点にしていく必要がありますが、つきとめた真の原因が合っているかもわからないし、手を打とうとしている是正処置もあくまで仮説をもとにやるものなので、現段階での正しさはわからないわけです。

したがって効果があるように考えながらも考えすぎないようにしたほうがよいです。それよりも次の有効性レビューをきちんとしていくほうがよいでしょう。

有効性レビューでは、取った是正処置によって再発防止できているかどうかを評価することです。多くの場合は是正処置に時間をかけるもののそこで満足して有効性レビューがきちんとされていないことがあります。有効性レビューは是正処置をとった際にいつ行う予定なのかをしっかり決めておくと良いかと思います。

まとめ

内部監査とは
└監査基準と客観的証拠を比べる
└適合不適合を評価する

監査基準とは
└4つの要求事項とは
 └規格要求事項
 └法的要求事項
 └お客様要求事項
 └社内要求事項

客観的証拠とは
└3現で確認できるようなエビデンス

適合・不適合評価とは
└適合の場合は適合だということが確認できるもの
└不適合の場合も不適合ということが確認できるものが必要
└確認できない、は不適合にはならない

是正処置とは
└再発防止
└処置と是正処置はべつもの
└不適合の原因を追究する

原因追究とは
└なぜなぜ5回
└4M
 └MAN(人)
 └MACHINE(設備、機会)
 └METHOD(手順、方法)
 └MATERIAL(材料)

有効性レビュー
└再発していないかの評価
└いつやるかの時期を決める

カテゴリー:ISO14001 タグ:ISO ISO14001 ISO9001 コツ 内部監査


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