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ISOを新規取得しようとしたら、手間は増えるの?

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お世話になっております。ISO総合研究所の栗林です。
いつもご愛読いただきありがとうございます。

今回はISOを新規取得しようとしたら、手間は増えるの?ついて書かせていただきます。

ISOの世の中の動向

先ず、ISOの世の中の動向を述べます。

ISOの新規認証にかかる期間は、一般的には6ヶ月と言われます。多くの会社で運用されているISOやPマークの仕組は、非常に不合理なものです。例えば、ISO9001では、10年前の大量生産・大量消費時代のころのしくみが、多品種小ロットが主流になった現在でもそのまま使われています。

ISO14001では、80年代の環境への負荷を考えずあらゆるものを「垂れ流していた時代」につくった環境影響評価等のしくみが、現在では様々な環境対策が整備されているにもかかわらず、まったく手を付けられずに残っている事実があります。

ISO27001では、3ケ月あれば新しい情報ツールが出るこの時代に、10年前の情報リスク対策が、何も見直されずに継続して運用されています。

Pマークでも、従業員が1万人クラスの超大手企業が10年前の構築したしくみを100人未満の企業がそのまま流用しています。

このような事実があります。そして、恐ろしい事に、このような前時代的なしくみを新規認証にあたって、あらたに社内構築するところもあるのです。

それに対し、私たちはすでに会社の中にあるしくみを使ってムリの無いようにISOの認証・運用をするスタンスです。

これからのISO

インターネット社会の普及により、様々な情報を入手できるようになった反面、情報の見極めも必要になってくるのではないのかと思います。

文書は、ISOに必要だから作るものではなく、本来『業務に必要だから作る』もの。ISOのために1から文書を作るのではなく、既存のマニュアルや作業手順をなるべく活用させ『今できること』から行うことで、『文書化』は楽になります。

『○○の仕事を□□さんが担当する』というのが本来の役割分担ですが、『□□さんに担当してもらう仕事は…○○にしよう』といった流れで業務が行われている会社があります。また、『できる社員』『経験のある△△さん』がいる会社では、その人を中心に仕事がまわっていることもあります。このような会社では、ISOを導入することでこれまでのやり方が崩れ、仕事がやりにくくなることもあります。

現状ではうまく仕事が流れているとしても、景気等の外的要因や、派遣社員、中途入社、早期退職者の増加などの内的要因によって、組織を取り巻く状況は刻々と変わります。誰がやっても同じ仕事ができるようにするため、業務の標準化を行っていきましょう。

リーダーが掲げた目的・目標が理想に走りすぎな(現実よりかけ離れている)場合、既存業務とのギャップが生じ業務に影響が出ることもあります。ISOで高い目標を掲げても、実際には実現不可能で、逆にやる気を失ってしまった、というケースも見られます。目標を立てる際は、会社の技術上の選択肢、財政上の諸事情を配慮した上で、理念に沿った具体的目標を立てていきましょう。

ISOを構築した最初の年は、結果を出そうと必死になる必要はありません。『認証取得』という結果だけで充分です。肝心なのは、『継続的改善』です。C(内部監査等)やA(レビュー、改善)を続けていくことで、少しずつ効果が出ていくということを認識しておきましょう。

これからのISO(アイエスオー)との付き合い方は近年、ISOが経営寄りに変わってきている中で、使い方に違いがでてきています。具体的に説明するとISO(アイエスオー)の認証維持する目的が90年代に流行った品質保証を目的としたものから実務を活かして負担をできるだけかけずに認証維持する考えに変わってきました。

品質保証を目的においていた時代は、すべての文書や記録に対して、本当にそれで問題がないのか保証する必要がありました。そのため、なんでも手順書を作って、ルールで縛り、現場で使っている文書や記録を保証する文書や記録まで2重に作っており負担が大きくなっておりました。その結果、ISO用の活動が増え、資料もキングサイズのファイルが10個以上並び膨大に膨れ上がります。

負担をかけて、本来の業務が圧迫されることは経営の観点からも望ましいものではございません。そのような現状から認証を辞退する組織も続出したため、審査機関の考え方も変化し、近年は負担をかけず実務を活かしてマネジメントシステムを構築することを推奨している審査機関が増えてきております。

製造業界や建設業界等で根強くISO(アイエスオー)認証しているかどうかが、経営に大きく関わる組織はできるだけ負担がかからず、
実務をしていれば認証維持できる審査機関を選び、ISO用に2重になっている無駄な仕組みは整理していくことがうまく付き合っていくコツになっています。

再度言います、ISOを取得しようとして手間が増えるという事はありません。
私たちはすでに会社の中にあるしくみを使ってムリの無いようにISOの認証・運用をするスタンスです。

カテゴリー:ISO9001 タグ:ISO ISO9001(QMS)
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