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ISO14001:2015(EMS)規格改訂7.4項「コミュニケーション」規格解釈

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いつもご愛読ありがとうございます。
ISO総合研究所の梅崎です。

本ブログでは、ISO14001:2015(EMS)の7.4項「コミュニケーション」について、お話しさせて頂きます。
ISO14001:2004では4.4.3に記載されていた「コミュニケーション」、その2004年版の要求事項をまずは記載致します。

ISO14001:2015年度規格改訂7.4項「コミュニケーション」規格解釈

組織は、環境側面及び環境マネジメントシステムシステムに関して次の事項にかかわる手順を確立し、実施し、維持すること。

a)組織の種々の階層及び部門間での内部コミュニケーション
b)外部の利害関係者からの関連するコミュニケーションについて受け付け、文書化し、対応する

組織は、著しい環境側面について外部コミュニケーションを行うかどうかを決定し、その決定を文書化すること。外部コミュニケーションを行うと決定した場合は、この外部コミュニケーションの方法を確立し、実施すること。

上記要求に対し実施することを要約すると、

①組織における内部コミュニケーションを確立(マネジメントレビュー、朝礼、部会、全体会議等)
②顧客や協力業者等、外部の利害関係者とのコミュニケーションをどのように受け付け、対応するかを文書化する(顧客からの苦情受付、外部からの環境に関する情報提供、周辺住民からの意見や要望、サービスに関する情報提供、来訪者等)
③著しい環境側面について情報の公開、外部とのコミュニケーションを行うかどうかを決定する。決定する場合はどのように外部とのコミュニケーションを行うかの方法を確立し、実施する。

この三点が要求されております。

そして、ISO14001:2015でのコミュニケーションは、7.4.1一般、7.4.2内部コミュニケーション、7.4.3外部コミュニケーションに分類されております。
各要求事項に従い、事業者が実施すべき事項を記載致します。

事業者が実施すべき事項

7.4.1 一般

組織は、次の事項を含む、環境マネジメントシステムに関連する内部及び外部のコミュニケーションに必要なプロセスを確立し、実施し、維持しなければならない。

a) コミュニケーションの内容
b) コミュニケーションの実施時期
c) コミュニケーションの対象者
d) コミュニケーションの方法

コミュニケーションプロセスを確立するとき、組織は、次の事項を行わなければならない。

― 順守義務を考慮に入れる。
― 伝達される環境情報が、環境マネジメントシステムにおいて作成される情報と整合し、信頼性があることを確実にする。

組織は、環境マネジメントシステムについての関連するコミュニケーションに対応しなければならない。組織は、必要に応じて、コミュニケーションの証拠として、文書化した情報を保持しなければならない。

まずはa)~d)項、これは環境マネジメントシステムに関連する内部及び外部のコミュニケーションの、内容、実施時期、対象者、方法を記載するというものですが、これは難しいものではないかと。

例を挙げると、「マネジメントレビュー(内容)を、4月(実施時期)に、経営層(対象者)により、事前にマネジメントレビュー議事録に目的や目標の達成状況等、各項目のインプットを記載(方法)した上で、実施する」といった内容ですね。

また、このコミュニケーションプロセスにおいて、法令や顧客の要求事項等を順守し、伝えられる環境情報が、環境マネジメントシステムにおいて作成される情報(記録等)と整合し、信頼性(なぜ整合しているかの裏付け、承認等)があることを確実にし、「必要に応じて」コミュニケーションの証拠として文書化した情報を保持(メモでもなんでも、記録に残しておく)という要求です。

次が7.4.2 内部コミュニケーションです。

組織は、次の事項を行わなければならない。

a) 必要に応じて、環境マネジメントシステムの変更を含め、環境マネジメントシステムに関連する情報について、組織の種々の階層及び機能間で内部コミュニケーションを行う。
b) コミュニケーションプロセスが、組織の管理下で働く人々の継続的改善への寄与を可能にすることを確実にする。

a)項について、大きな変更は2004年版からはなく、「必要に応じて」という文言が追加されております。つまり、事業者が環境マネジメントシステムの変更を含む内部コミュニケーションをどの程度、どれぐらいの頻度で実施するかを決定し、実施するという内容です。

b)項については、コミュニケーションを実施することで貴社の従業員、パート、アルバイトの方々が継続的改善に貢献できるようにする、という内容です。

最後に、7.4.3外部コミュニケーションです。

組織は、コミュニケーションプロセスによって確立したとおりに、かつ、順守義務による要求に従って、環境マネジメントシステムに関連する情報について外部コミュニケーションを行わなければならない。

この要求では、7.4.1a)~d)項に従い、順守義務による要求も考慮に入れ、環境マネジメントシステムに関連する情報について外部コミュニケーションを実施するという内容で、大きくは変わることはなく、著しい環境側面についての外部コミュニケーションの実施可否の判断、実施の要求がなくなっております。

最後に

上記いかがでしょうか?文章にすると簡単であっても、実際に規格改訂を実施するとなれば、自らの頭を悩ませながら規格に目を通す時間、改訂作業に取り組む工数は発生します。その手間を考えると、外部にアウトソースし、ご担当者様を本業に注力させることも一考かと存じます。

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カテゴリー:ISO14001 タグ:ISO14001(EMS) 環境マネジメントシステム 規格要求事項
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