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ISO9001(QMS):2015(QMS)規格改訂(改正)をする時に考慮してほしいこと

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こんにちは。ISO総合研究所コンサルタントの野瀬です。

早いもので今年も四半期が終わりますね。春は儚い感じが好きです。花粉症でそれどころじゃないよという皆様はどうぞ耐えてください。

そういえば、最近久しぶりに自炊をしてみました。野菜炒めただけですが、2年位自炊していなかったことも原因かもしれませんが、調味料が大半使えなくなっておりました。何でもオーバーホールは必要ですね。

昔は鶏ガラを買ってきてムダに鶏がらスープを作り、そのスープをカレーにしてみたり、うどんを麺から作ってみたりといろんなものを作っていたなぁと思い出しました。

さて、そんなこんなで今回はISO9001(QMS)が規格改訂されて早くも半年が経過しようとしておりますが、マニュアル変えなきゃなーとかお考えの皆様に、一つ、いや三つほどお伝えしたいことがございます。お暇な時間にスマホの画面やPCの画面をスクロールして見てみてください。多分3分くらいで読めると思います。

其の一、審査機関の選び方

①どんな審査機関がある?

大きく分けて審査機関には2種類あると考えておきましょう。

1つは、検査機関として発足したタイプの審査機関。このタイプは、いわゆるルール(文書)が実務と整合しているかどうかを鍵として審査をします。重箱の隅をつつくというわけではないですが、このタイプには、企業に対して、不必要に文書や書類を要求するケースがあります。

2つ目は、審査をサービスとして捉えているタイプの審査機関。このタイプの場合、書類やルールをうまく使って、実務ができているかどうかを主として審査をしてきます。ISOのための書類でなくとも、普段本業で使用している書類やデータがISO9001(QMS)に適しているかどうかを見るわけです。

②どこを選べばいい?

基本となる、ISO9001(QMS)の考え方に沿って考えてみましょう。

前述した2種類の審査機関が行う審査が、読者である皆様の要求に適しているかどうかを軸に見ると良いかもしれません。その場合の要求は、Q(審査のうけやすさや認証のもらいやすさ)C(審査費用)D(審査日の融通の効きやすさ)によって判断するとよいでしょう。

それは何となくわかるけど、結局どこのQCDが優れているか分からないという企業が多いと思います。その答については、後述させていただくこととします。

其の二、コンサルタントの要否と選び方

②コンサルタントは何をしてくれる?

大別すると3つの種類にできます。

1)規格の知識を伝える、いわゆる講師タイプのコンサルタント
これは、企業で規格改訂の知識も、また、改訂するための作業も全て可能という場合に知識を得る為に選ばれるタイプです。作業量は増えますが、自社でもISOの知識を蓄えることができます。

2)規格の知識だけでなく、フォーマットなども提供するタイプ
前述した講師タイプに加え、フォーマットや、マニュアルの雛形となるものも提供してくれます。このタイプだと、多少負担は減るので、自社でやるけど、そこまで余裕はない。という企業が選んでいます。

3)口だけでなく、作業もやるタイプ
フォーマットの提供だけでなく、マニュアルや、運用も事務局としてやってくれるタイプのコンサル。中小企業で規格改訂するための余力が無いという場合や、世代交代してそんな知識もない。暇もない。というケースであればこのタイプを選びましょう。

③コンサルタントを使う場合、どれを選べばいい?

自社の状況を鑑みて選ぶと良いでしょう。前述の通り、余裕があり、自社で完全に回していきたいという場合は、1)のタイプや2)のタイプを選ばれるとよいです。そんなに余裕も無いし、従業員にはお客様のための業務をやってほしいなという企業は3)のタイプを選ぶとよいでしょう。

其の三、今あるものを活用する

①今あるものでISO9001(QMS)は認証できる?

ISO9001(QMS)の2015年版は、今までのISO9001(QMS)の中で、最も実務に寄り添ったものです。そのため、普段の仕事をしているだけで、ISO9001(QMS)を認証することが出来ます。

②どんな書類があれば認証できる?

普段使っている書類を活用するようにしましょう。例えば、公共事業が主な建設業の場合、施工計画書があればISO9001(QMS)は認証できます。他に書類は殆ど不要なほどです。

それ以外に、ある製造会社では経営計画書という手帳サイズのツールに会社のルール(お客様への方針や、製造に関するルール)などを記載しており、この手帳のみでISO9001(QMS)を認証することができています。それほどに、今のISO9001(QMS)は実務とリンクしている点が多いのです。

③今あるものを活用するためのマジックワード

結局今あるものを活用しよう。といっても、実務で使っているものの中で、どれが余計か分からない。現場の人間も管理サイドも把握出来ていない。なんて状況に陥っていて、書類がなんだかんだ言って残ってしまう。ということになりがちですよね。そんな場合に、今あるものだけを活用するための魔法の言葉があります。

それは、「今からISO9001(QMS)を辞めたらどの書類を捨てる?」です。

この言葉でいらない書類やルールを全て無くしてしまいましょう。そこで残ったシンプルな書類やルールが、今のISO9001(QMS)を認証することが出来る文書です。

ということで、だいたい3分くらいで読めましたでしょうか。無理だったというそこの皆様も、応援のメッセージでもなんでも結構です。ドシドシお問い合わせくださいませ。

カテゴリー:ISOコラム タグ:ISO ISO9001(QMS) 規格改訂
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