いつもお世話になっております。
ISO総合研究所コンサルタント兼非公認ビジュアル担当の堀田です。
今回は内部監査について取り上げます。
内部監査というとISO9001:2015(QMS)でもISO27001:2013 (ISMS)でも、そのほかPマーク（プライバシーマーク）と呼ばれる個人情報保護の規格でも登場する、ある意味マネジメントシステムの肝になる部分といってもいいかもしれません。
実際に内部監査のお手伝いをして指摘としてだしたもの、過去の資料を見ていて知ったもの、人から聞いたものなどありますが、本当に指摘の内容は様々。納得するものもあれば感心してしまうもの、首をひねってしまうものまであります。
その指摘事項によって対象部門のルールが変わることもあれば、会社全体のルールに影響してしまうこともあります。良い影響が出ればよいのですが、残念ながら必ずしもそうとは言えません。客観的にみると悪い方向へと進んで行ってしまっているケースも何度も見てきました。
それだけ、慎重にならないといけない。でも改善の機会ですのでうまく利用してほしい。それだけどのような指摘をだすのか、内部監査というひとつのチェック機能を使うのかというのは重要なことだということです。
前置きが長くなりましたが、前段の内容を踏まえたうえでどのような内部監査事例があるのか、いくつか紹介します。重ねてですが、様々な内容の指摘事項がありますのですべてを紹介はできません。少し切り口を変えた内容のものを紹介できればと思います。
ここでは、シチュエーションを絞って事例をご紹介します。
事例紹介
ということでタイトルの話題に戻ります。
タイトルは、「金属プレス加工会社でだした内部監査指摘事例」でした。
シチュエーションはこれです。規格はISO14001(EMS) :2015、環境マネジメントシステムです。
金属加工といってもいろいろありますが、あまり限定はしません。また、シチュエーションを絞って実例を紹介しますが、あまりそのお仕事に偏らない内容で紹介できればと思います。
ですので、ISO14001(EMS):2015をとっているけど別のお仕事であったり、ISO9001(QMS):2015をとっている同業者の場合でもなるべく参考になるように、こんな内容で出ているところもあるんだなーくらいで見てもらえると、視野が広がったり広がらなかったりします。
なお、実例をそのままあげようと思いますが、指摘の文面をそのまま載せると読みにくく、専門性が強く出てしまうため、何点かを簡略化してあげてみます。
※以下はJIS Q 14001：2004（ジスキュー14001：2004）の要求事項です。
4.2
環境方針に係るところです。内容もさることながら、その取扱いについて意外と抜けてしまうことが多いようです。
例）環境方針が従業員に周知されていません。
例）一般の人が入手可能な仕組みになっていません。
要素だけ抜き出すととても簡潔な内容です。
少し細かな部分と感じると思いますが、方針の取り扱いに関してはISO14001(EMS) :2015に限らず、ISO9001(QMS) :2015やそのほかのマネジメントシステムでも基本的なところです。難しいことでもありませんし、基本的なところである分、なにかと抜けがちです。
また、外部審査などが入った際に急に聞かれてあたふたするケースも見受けることが割とありますので、内部監査の際に簡単に聞いてみましょう。例えば、事務所への掲示はあっても工場内の掲示がなくほんとに知らなかったというケースや、工場に掲示しているものが埃などで汚れていたため、内部監査が入るからとわざわざ新しく出力して張り替えたら古い方針だった、という実例もあったりします。
4.3.1
環境側面です。一度抽出するとなかなか大幅な更新がないという方も多いのではないでしょうか？
例）新規の案件（材料、製品等）が発生する予定がありますが、環境側面として特定されていません。
環境側面はISO14001(EMS):2015の中でどうしても複雑になりがちであり、理解もしにくいと思われがちな部分です。そもそも環境側面という言葉自体、普段使うものでもありませんし、このISO14001(EMS) :2015という規格の要求事項の中でもイメージがつきにくいかもしれません。
シンプルに言えば、普段やっているお仕事をリストアップして、それらがどのように環境に影響を与えているのか考えてくださいといったところ。プレス機器を使うようなケースではできてくる製品に関わってくるものですし、サービス業ではサービスそのものだったりもします。
そして一番気をつけないといけないのは、この環境側面の項目が何を目的としているかというところ。
この規格のこれ以降（この要求事項以降）の項目になってきますが、目的を決めたり、やることを決めたり、法律が守られているのか確認したりします。目的が何か。これもシンプルにいってしまえば、それらをする事前準備といったところです。PDCAでいうところのP、planの段階です。
少し脱線してきているので元に戻すと、この項目は準備をするところなので、今ある製品に関するものも当然ですが、これから発生が予定される部分まできちんと把握しておく必要があります。
そこまできちんと見ておいて、どのような影響があるのか、重要な事は何なのかをきちんと見極め、必要な実施事項を決めていきましょうということです。
4.4.2
力量、教育訓練のところです。ISO14001(EMS):2015では、「力量、教育訓練及び”自覚”」となっていますので注意です。
例）著しい環境側面について自覚させるための活動が実施されていない
ISO9001(QMS):2015には出てきませんので、そちらをやっていると脱落しがちなのがこの、“自覚させる”というところ。
特に、著しい環境側面というのは、“著しい”といっているくらいなので特に注意してみていかないといない部分になります。特別注意扱いなのに何もしないというのはいけません（と規格から読み取れます）。
著しいという言葉も普段あまり使うことがないと思いますので、なかなか理解がしにくいと思いますが、なんだか特に気をつけないといけないもの、重要なもの、くらいでひとまず置き換えて考えてみてもらってもいいかもしれません。
重要なものについては当然、それについて従業員にわかっておいてもらわないと困ります。
組織にとって大きな影響を与えるものもあれば、中には人そのものに影響があるものもあるかもしれません。そのようなものは、それに関連する仕事をする方にはきちんと分かっておいてもらう必要があります。
最後に
数としては多くも紹介しきれず、まだまだ紹介したい事例も数多くありますが、ひとまず一区切りとします。といいますか、突拍子がなさすぎてあまり書けない内容などもありますので、この辺で自粛します。
金属プレス加工というとどうしても音の問題や溶剤の管理、廃棄物の処理などに目が行きがちです。それらももちろん重要ですが、審査を乗り切るという一つの通過地点をスムーズに超えるためにも、基本的なところが抜けないようにしていくことも必要です。
基本的な部分に行くほど、どうしても規格本文と格闘しなければいけないという面倒さも実際出てきますので、そのあたりは何を内部監査のテーマとして掲げるかをはっきりさせておくと良いと思います。
規格の改訂などもありましたので、一度基本的なところをという観点の監査が必要であれば、専門知識を持った方に話を聞いてしまうのが一番近いのは言うまでもありません。
監査についてのお困りごとや内部監査事例をもっと知りたい、その他の内容についてでも、多少なりご興味がございましたらお聞かせください。
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