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  • 2017年7月13日

すでにISOの規格改訂を終えた会社から学べる3つのぶっちゃけ話

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ISO総研の古江です。
今日は、ISO規格改訂の実例を踏まえたお話をします。

本当に御社がISOと向き合うためには絶対に避けてはいけない・知っておいてほしいことを3つまとめてみます。

その1:審査機関はなぜ規格改訂審査を早く受けさせたいのか?

『審査機関のセミナーにいくと、規格改訂の審査を早くうけるようにという促進をされます。早く審査をうけた方がよいですかね?』

よくご担当者の方からこういうご相談をうけます。
審査を早くうけた方がよいかどうかは後で説明するとして、まず、なぜ規格改訂審査を早く受けさせたいのだと思いますか?

まず、規格改訂に向けて一番困っているのは誰でしょう?
当然、ISO担当である皆さんも困っておられると思いますが、実は一番困っているのは、審査機関であり、審査員なのです。

では、なぜ審査機関や審査員が困っているのでしょう?
それは、「圧倒的に審査実績がないから」なのです。

ことわっておきますが、審査員は新しい規格を一番読み込んで一番勉強しています。
毎日毎日、規格要求事項にペンをいれて、うーんとうなっていると思ってください。

しかし、実際のところは、そんな戦いを毎日していたとしても、
まだ規格改訂の審査をしたことがないという審査員が世の中にたくさんおられるのです!
そう、勉強はしていても机上におわっている審査員がたくさんいるんだということです。

そんな審査員がたくさんいたら、当然、審査機関は不安でしょう?
そこで審査機関は対策をうちたいわけです。

できる方法はあまりありません。
少しでも早く、企業の皆さんに規格改訂の審査をうけさせるしか方法はないのです。

また、もう1つできるのは、ほかの審査員が経験した情報をケーススタディとして、所属する審査員に伝えて教育したいのです。
そのためには、審査機関は1つでも多くのケーススタディがほしいのです。

このような状況から、どの審査機関も無料セミナー等を通して、一生懸命、『早く審査しましょう!』と啓蒙教育しているのです。

かりに、もし、どの企業も様子見をして改訂期限ぎりぎりに心さなんてことになると・・・

規格改訂ギリギリの段階ですっごいたくさんの審査が行われて・・・
しかも経験したことがない審査員ばかりが審査に行き・・・・・・
なんだったら改訂期限きちゃうんじゃないか・・・・

審査機関はこんな事態想像することも怖いでしょうね(笑)

実際に、審査を早く終えた企業では、
『早く規格改訂審査を受けてもらってたすかります。事例がはいりますから(笑)』
という話をされています。

このように、審査機関は御社のことを思って早く認証をした方がよいと思っているのも事実ですが、自分たちにとってもそういう背景があって早くうけさせたいんだということを知っておきましょう。

その2:改訂審査をうけるのは、本当はいつがよいのか?

では上記の内容を踏まえ、皆さんはいつ改訂審査をうけるとよいのでしょうか?

例えば当社ではすでに規格改訂の審査を終えられたお客様が30社ほどおられます。

どのお客様も、当社コンサルタントから『まだ経験浅いですけどやらせてください!』
というようなお願いのもと進めました。
当然お客様は不安の中だったでしょう。早いというのは前例が少ないためやはり不安です。

そんな半面、審査機関や審査員も前例がないため、正直、これはどうかな?
と思われるような内容でも指摘されずに認証になっているということもあります。
審査員が見つけきれなかったかもしれませんし、まだ前例がないため基準が甘かったのかもしれません。
おそらく両方の理由からすんなり認証が終わりました。

これが改訂期限ギリギリになったとしたらどうでしょうか?

コンサルタントも審査員も実績や経験をバッチリつんでいるため、
指摘になるとかならないとかの基準はいまよりも明確になっているでしょう。
しかもケーススタディがたくさんでているでしょうから、審査も余裕をもって幅のある審査ができるはずです。

しかしその反面、基準が明確になっているということで指摘が増えてくるでしょう。
そしてその件数が多いと、改訂期限がせまってくるのでは?という不安があります。

つまり、どちらのケースでも、メリットとデメリットがあるということです。

ただ、当社としては、規格改訂は早く受けすぎない方向が良いとしています。
別に、審査機関を困らせたいわけではありません(笑)
大事なのは、規格改訂ができた・できない、ではなく、
規格改訂の意図である、『本来の日常業務に焦点があたったかどうか?』です。

ぶっちゃけ、ISOの規格改訂なんて、テクニックで簡単に終えられると思います。
しかし、このタイミングでまたルールを肉付けしてテクニックで規格改訂審査をおえてしまうと、困るのは誰でしょう?審査員でも審査機関でもありません。

あらたにルールがつくられ、さらにISOで業務が圧迫される、御社の従業員の皆さんです。
そして、それを現場に押し付けないといけないというストレスを抱える、ISO担当者の皆さんなのです。

次の3つ目のポイントでは、もう少しこのあたりを説明します。

その3:実はこれまでのISOの経験が邪魔をするんです!

実は2015年版には、日常業務に焦点を充てるという意図があります。

私は営業等で2015年版を新規認証する企業様には、『もし明日審査でも認証されますよ』とういう話をしてます。
そのくらい、実務でやっている活動を審査で見てもらうことができます。

実際、当社では毎月10社ほどの新規認証のサポートがありますが、2015年版での審査を急ぎの場合約4か月で認証されているケースもあります。
つまり、2015年版を新規認証する企業は、ISO用に演出することなどなく認証ができているんです。

ここでいう日常業務とは、お客様の要求や法的規制要求、会社の要求で取り組んでいる活動のことです。
新規で認証をしようとしている会社は、当然ですが日常業務しかありません。

昔のISOは、この日常業務に加えて、審査用の業務とも呼んでも過言じゃない活動がありましたよね?
規格要求用に対応するため、いろんなルールや活動を肉付けしてきているでしょう?
 
たとえば、購買先の評価としてA評価、B評価といった評価をつける購買先評価表をルールに追加したり、誰も読まないような契約内容確認規定なんてつくってみたり、技術の人がいやがっているのに、設計検証記録、設計妥当性記録なんて導入したり。

つまり、長く昔のISOで求められていた当たり前のことが、いまのISOでは求められないということが多々あるのです。
極端な話、これまでのISOを一蹴するかのような状況になっているんです。

現場に行くと、これまでのISO経験が邪魔をするよなと本当に肌で感じます。
私も古いコンサルタントなので同じ感覚なんです(笑)

先日、あるむかーし活躍していた審査機関の審査員が
『2015年版用での運用期間がいりますよ』
という話をしているのを聞きました。
そんなことをいうから皆さんが混乱するんですけどね。

ただこれは、御社のルールが古いISO用のルールを残してしまっているからなのですよ。
これを日常業務に焦点をあてた新しいルールに変えないと、2015年版は始まりません。

当社のすでに改訂審査を終えているお客様は、運用期間なんて発想はありません。
そもそも、改訂のタイミングの前に、スリム化し、日常業務に焦点をあてた活動に切り替えているからなのです。
 
ちょっと規格要求を交えると、規格改訂は、ISO認証企業からするとリスク及び機会。
どんな審査になるかわかりませんが、その裏側で、自社のISO用に作られた仕組みを日常業務に焦点を当てなおすことができる願ってもないチャンスなんです!  

★ここからは読んでくれた人だけ

もし御社が、本気でこれまでのISOを卒業し、
お客様対応を中心とした日常業務だけで審査認証にむかっていきたいのならば、
それは本当に実現可能です。

必ずそのようなシステムに変更していきます。
怖がらずに一度相談ください。
実際の実例をもってお話させて頂きます。

問合せは「ISO総合研究所」で検索してみてください!

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