コラム

  • 2017年9月22日

ISO(アイエスオー)スリム化事例紹介

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こんにちは。
ISO運用支援コンサルタントの杉浦です。
いつも当社のブログをご覧いただき、ありがとうございます。

近年、
気候がおかしなことになっているように感じますね。
これまでゲリラ豪雨と呼ばれていたものがさらに勢いを増し、
街を呑み込むようなニュース映像を見るたびに心が痛みます。
ますます企業の生産活動のあり方であるとか、
自分たちの世代の将来構想を真剣に考えるようになりました。

さて、
本日は「スリム化事例紹介」というテーマで、
建設業界と測量業界でISO9001の運用代行のお手伝いをさせていただいている
お客さまのケースを書かせていただきます。

大阪・八尾市で建設業を営むT社様と、
東京・品川区で測量会社を営むS社様の事例より。

どちらの企業様も、
ISO9001認証を新規取得されてから10年ほど経過していますが、
認証取得時にコンサルタントに手伝ってもらい、
その後は自社にて運用してこられました。

しかし、
毎年審査の前に、
約3ヶ月ほどの時間を費やして、
必要書類の作成に手間を取られていたそうです。

なぜでしょうか?

それは、認証取得時に手伝ってもらったコンサルタントが、
自社の「身の丈に合っていない」提案をし、
それを疑いもせずに受け入れてしまったことに原因があります。

裏話ですが、1990年代には、
一部上場企業がISO認証をこぞって取得された時期があります。
この頃、一部上場企業のISO認証取得担当者だった方々が、
早期退職制度を活用されたり、定年退職を迎えたりして、
当時のノウハウを武器に、
個人コンサルタントとして第二の人生を歩まれた時期があります。

もちろん、これ自体は非常に有益なことで、
大手企業が蓄積してきたノウハウが、中小企業に展開されていきました。
しかし、なかには、「身の丈に合わない」仕組みを導入してご苦労された中小企業が存在するのも事実です。

零細企業が一部上場企業の仕組みを取り入れることになると、
ISO認証を保持している限り、
その仕組みで実務を運用していく可能性が非常に高く、
そうなったら悲劇です。
貴重な経営資源を、非効率なことに延々と投入しなければいけないからです。

私達がお手伝いさせていただいたのは、
それぞれ審査が差し迫っている5ヶ月ほど前から。

よくよくヒアリングさせてもらいますと、
顧客に提出する「設計計画書」や「調査計画書」のほかに、
審査のために「工事計画書」や「プロジェクト計画書」といった書類を、
別途作成され、
さらにISOの要求事項に沿って、
「妥当性確認チェックシート」や「設計変更履歴」といった書類を追加していたとのこと。

みなさんが3ヶ月前から時間をかけて審査の準備をされていた理由が分かりました。

顧客に提出する「設計計画書」や「調査計画書」を拝見させてもらいますと、
ISO要求事項を十分に網羅した内容でしたし、
設計変更にしても、
図面に赤ペンで記入がなされていたり、
顧客との打ち合わせをもとに版数を分けて、
最新版の管理されていたりもしました。

そこで、
急遽ではあるのですが、ISO文書である「品質マニュアル」を、
実務に合わせて大幅に改訂させていただくことになりました。

具体的には、
顧客に提出している書類さえあれば、
今回の審査からはわざわざ「工事計画書」や「プロジェクト計画書」を
作成しなくてもいいですよとお伝えしたところ、
お客さまはたいそう驚いていらっしゃいました。

それはそうですよね。
審査の前に慌てて準備するご負担が全くなくなったのですもの。

T社様もS社様も、
その後の審査は問題なく通過し、
『これまで感じてきた肩の荷が下りた』との喜びの言葉を頂きました。

その後、
T社様もS社様も、
これまで「ISOの要求事項と思い込んでいたこと」についてお話をしてくださるようになりました。
実務上は全く必要のないものを、
ISOの審査を受審するためだけに作っているというお話を伺い、
私たちはそれを規格要求事項と照らし合わせながら、
「本来必要ではないもの」と、「今後も続けていくべきもの」に振り分ける作業をしました。

結果、
これまで「ISOの要求事項と思い込んでいた」書類の8割を減らすことができました。
T社様もS社様も、
本業に注力することのできる時間を確保できたと仰ってくださいましたし、
加えて、余力のできた時間を用いて、
新規顧客への提案営業や、若手従業員の教育・指導に時間を費やすことが
できるようになったと伺っております。

いかがでしたでしょうか。

こちらのブログをご覧いただいている皆様の中にも、
ISO審査のためにたくさんの時間をかけて、
書類を準備されている方はいらっしゃいませんか?

やはり日常業務の傍ら、
ISO認証の維持活動に取り組まれると、
担当者の時間や工数が発生してしまうことは間違いありません。

例えば、ISO総合研究所のように、
ISO認証の維持活動をアウトソーシングサービスとして請けている会社もありますので、
経営資源を適正に配分するための一つの選択肢としてアウトソースを検討してみてはいかがでしょうか。
ISO運用支援コンサルタントの杉浦が、
あなたのもとにお伺いするかもしれませんよ。

カテゴリー:ISOコラム
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