ISOの毎年の審査を乗り切るために必要なこと


ブログをご覧の皆様、
こんにちはISO総合研究所井上です。

毎年審査を受けられているISO取得企業の皆様もしくはこれからISOを新しくご取得の企業の皆様に審査とはそもそも何か?どんな審査機関が?不適合とは?
など毎日様々な質問をいただいておりますので今回は改めて審査を
乗り越えるために必要なことをお伝えさせて頂きます。

現在ISO総合研究所では1780社のお客様のISO・Pマークの新規認証および運用代行のお手伝いをしております。(2017年8月7日現在)業界でお客様数圧倒的NO.1の実績です。

私もコンサルタントとして毎年100社近くのお客様に携わらせて頂いております。

その中で一番お問い合わせが多いのが

「審査が不安」です。

もちろんそうですね。
私もこれから審査という立場なら同じように思うに違いありません。

第三者による審査と考えると不安は増すばかりだと思います。

現在日本には約70社の審査機関があると言われています。
その審査機関によって審査基準は微妙に違う部分はあります。
ISOの考え方そのものや進め方そのものも含め、微妙に違います。
私も20社ほどの審査機関を経験しましたが微妙に違います。

繰り返しになりますが微妙に違います。

そうです。逆に考えるとほとんどの審査機関の基準は同じです。

そこで今回はほとんどの審査機関に当てはまる重要なポイントを2点お伝えします。

まずひとつめに内部監査が実施できているか?

内部監査とは
会社の経営目標(ISOの目的目標)の効果的な達成に役立つことを目的として、

公平性と中立性の観点から公正かつ独立の立場で、規格、法令、社内及び顧客の要求にルールに適合しているか?
そのルールが現場で順守されているか関連する経営諸活動の遂行状況を、内部監査人が
規律遵守の適切な評価基準を設け現場のチェックをし

これらに基づいて客観的意見を述べ、助言・勧告を行うことです。

ISOでは内部監査が実施されているかが重要とされています。

では規格ではどのようなプログラムで内部監査を実施しなければならないと
言っているのでしょうか?

(ISO14001より)

9.2 内部監査

9.2.1 一般
組織は,環境マネジメントシステムが次の状況にあるか否かに関する情報を提供するために,あらかじめ定めた間隔で内部監査を実施しなければならない。
a) 次の事項に適合している。
1) 環境マネジメントシステムに関して,組織自体が規定した要求事項
2) この規格の要求事項
b) 有効に実施され,維持されている。

9.2.2 内部監査プログラム
組織は,内部監査の頻度,方法,責任,計画要求事項及び報告を含む,内部監査プログラムを確立し,実施し,維持しなければならない。
内部監査プログラムを確立するとき,組織は,関連するプロセスの環境上の重要性,組織に影響を及ぼす変更及び前回までの監査の結果を考慮に入れなければならない。
組織は,次の事項を行わなければならない。

a) 各監査について,監査基準及び監査範囲を明確にする。
b) 監査プロセスの客観性及び公平性を確保するために,監査員を選定し,監査を実施する。
c) 監査の結果を関連する管理層に報告することを確実にする。
組織は,監査プログラムの実施及び監査結果の証拠として,文書化した情報を保持しなければならない。

規格の言葉では少し難しいですが、あくまで客観的で中立であることが重要で
基準や評価方法については企業ごとに異なっていて当然ということです。

内部監査を実施する内部監査員の力量に関しても同様です。

この次に重要なポイントふたつめです。

先ほど内部監査プログラムの中にもありました

>c) 監査の結果を関連する管理層に報告することを確実にする。

ですがトップマネジメントへの報告及び見直しが必要です。
規格でいうトップマネジメントに対する報告が下記です。

9.3 マネジメントレビュー
トップマネジメントは,組織の環境マネジメントシステムが,引き続き,適切,妥当かつ有効であることを確実にするために,あらかじめ定めた間隔で,環境マネジメントシステムをレビューしなければならない。

マネジメントレビューは,次の事項を考慮しなければならない。
a) 前回までのマネジメントレビューの結果とった処置の状況
b) 次の事項の変化
1) 環境マネジメントシステムに関連する外部及び内部の課題
2) 順守義務を含む,利害関係者のニーズ及び期待
3) 著しい環境側面
4) リスク及び機会
c) 環境目標が達成された程度
d) 次に示す傾向を含めた,組織の環境パフォーマンスに関する情報
1) 不適合及び是正処置
2) 監視及び測定の結果
3) 順守義務を満たすこと
4) 監査結果
e) 資源の妥当性
f) 苦情を含む,利害関係者からの関連するコミュニケーション
g) 継続的改善の機会
マネジメントレビューからのアウトプットには,次の事項を含めなければならない。
- 環境マネジメントシステムが,引き続き,適切,妥当かつ有効であることに関する結論
- 継続的改善の機会に関する決定
- 資源を含む,環境マネジメントシステムの変更の必要性に関する決定
- 必要な場合には,環境目標が達成されていない場合の処置
- 必要な場合には,他の事業プロセスへの環境マネジメントシステムの統合を改善するための機会
- 組織の戦略的な方向性に関する示唆
組織は,マネジメントレビューの結果の証拠として,文書化した情報を保持しなければならない。

仕組みとしてのチェック及び見直しが実施できているか?
今回のこのふたつのポイントが適切に網羅できているか?

残念ながら
このチェック及び見直しがうまく仕組みとして機能していない会社がほとんどです。

また自社だけでこの仕組みを作るのは困難かと思います。
※大手企業のように専門の部署があるような場合を除く

まずはお問い合わせお待ちしてます。


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