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  • 2017年10月27日

『ISOの毎年の審査を乗り切るために必要なこと』 ~ISO9001~

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はじめまして、ISO総合研究所の大阪コンサルティング部の呉島(くれしま)です。
今回は、わたくし呉島が「ISOの審査を乗り切るために必要なこと」を特別にお教え致します。

初めに、私が審査やご訪問にてお打合せした中で、ほとんどの担当者様が口を揃えて言うことがあります。

審査での不適合、指摘は受けたくない。嫌だ。

なぜかと問いかけると、
やっぱり指摘は受けたくない。指摘は受けないものだ。指摘があれば、
自分のせいになるかもしれないから。などなど

確かにISO総合研究所に入社する前は指摘を受けるのは嫌だなーと思っていました。
ですが、ISO総合研究所に入社してから、上記の考えは真逆に変わりました。

ISO審査にて指摘を受けることはいいことです!!!

もう一度言います!

ISO審査にて指摘を受けることはいいことです!!!

ISO審査にて指摘を受けるということは、普段、業務をしているだけでは気づかない事や、経営難で困っている点など、審査員に改善点を発見して頂けるということです。
また、その対応策を、他社事例を用いて教えていただけます。

PDCAサイクルをしっかりと回していくことが会社の改善や、顧客満足度を上げるために必要なことです。

そもそも指摘を受けない企業様の方が確実に少ないです。
ほとんどの企業様が指摘を受けています。

ISO審査は、業務上の改善点を見つけていただける素晴らしい場です。
なので、皆さん何も心配せず、逆に改善点を見つけていただける時間だと思ってISO審査に臨んでいただければ嬉しく思います。

上記のことは私の中で、一番大事なことだと思いましたので、初めに記載致しました。

さて、今日では多くの企業様でISOを取得し、運用されているかと思います。
ISO審査の前にみなさんあわててご準備している企業様もあるのではないでしょうか?
またISO審査の前の準備などは会社ごとによって少々違ってくるかと思いますが、
今回はどの企業にも共通して言える「ISOの審査を乗り切るために必要なこと」をお伝えします。

早速ですが、まずISOの審査に落ちる基準から教えします。
言い方を変えれば、これさえ押さえておけば審査に落ちることはないという言うことです。

①審査費用を支払うこと
②内部監査
③マネジメントレビューを実施すること
④不適合を受けた際に、2週間以内に是正行動をとること

上記の4点が最重要事項なのです。
審査におちるのではないかとご不安な企業様も、上記酒しっかりとすれば審査におちることはありませんので、しっかりと覚えといてください。

事実、弊社でサポートさせて頂いているお客様にも上記の4点はお伝えさせて頂いております。

また、このブログの序盤でも言いましたが、指摘はまず出ます。
だからこそ、準備に時間をかけ、指摘を減らすことを考えるのではなく、指摘は出るものと考え、その時間を、通常業務のお時間へ費やして頂けたらと思います。

指摘を受けてから動く。
そうすることで、準備をする時間の短縮、準備をする手間を減らす!!!!
これはすごく大切だと思います。

わざわざISOのためにしていることをやめて、通常業務にISOを組み込んでいくことも大切です。

ではここからは、ISO審査時についてお話し致します。

ISO審査の流れは審査機関、審査員によって異なりますが、下記は当たるかと思います。

・オープニングミーティング
・トップインタビュー
・管理責任者へのヒアリング(前回の審査時の観察事項対応や、ISOの要求事項について)
・現場視察
・部署ごとへのヒアリング
・審査のまとめ
・クロージングミーティング

上記の中で、前回の審査時の観察事項対応は必ず聞かれることです。
ISOを新規取得する際は該当しませんが、ISOを運用する企業様は必ず聞かれます。

観察事項とは、前回の審査にて、不適合ではないが、改善したほうが良い事、改善しないと今後不適合になりえることのこと指します。
こちらは、審査を受審後、次回の審査時までに対応しないといけませんが、必ずしも対応しないといけないことでもありません。
指摘を受け、検討しましたが、弊社では、業務上○○のため、必要ないと判断しました。等
検討はしないといけませんが、改善への実施の強制はありません。

ただ、どんな検討をし、なぜ実施していないのか等の理由や背景はISO審査時に聞かれますので、ご注意をくださいませ。

わたしは、ISO審査後のご訪問で、今後のスケジュールをたてる際に、観察事項対応について検討時間を取ります。
また、ISO審査前のご訪問でも、確認のため、観察事項対応の共有を致します。
ISO審査前に、お客様と共有することで、ISO審査時にもスムーズにお話しできています。

当たり前にはなりますが、
新規格のISO9001:2015年度版に規格改訂した際に増えた項番は、ISO審査時に聞かれる可能性が高いです。
しっかりとISO9001:2015年度版に改訂をし、運用をしていきましょう。

長くなりましたが、新規格への移行でお困りの方、ISOのためにお時間を取られ、業務にお時間が取れない方、ISOのためにすることが多くなり、業務実態に合っていないルールになっている方等、
ご相談に乗れることが多くあるかと思います。

その際はぜひとも弊社をご利用くださいませ。

最後までご愛顧いただきありがとうございました。


カテゴリー:ISOコラム
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