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ISO9001で吹奏楽団の品質改善を行うとしたら…~吹奏楽団マネジメントシステム~

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いつもご愛読いただきましてありがとうございます。
ISO総合研究所コンサルタントの田口と申します。

私事ですが、実は、プライベートで市民吹奏楽団の団長をしています。
そこで今回は・・・

『ISO9001で吹奏楽団の品質改善を行うとしたら…』というテーマで書かせていただきます!

実際に規格に合わせて書いていきます!

4.組織の状況

まずは、今の楽団の現状把握をしよう!
最初は、今の組織の状況・課題を把握しないと計画も立てられません。

規格要求では、「外部と内部の課題を把握しましょう」とあります。
では、楽団の課題は何でしょう?洗い出しを行います。

4.1 組織及びその状況の理解

■外部の課題
・著作権法に抵触していないか?
・練習場所の確保が難しくなっている。確保の競争が激しい。
・集客を行うための活動は?

■内部の課題
・楽譜の保管方法や場所をどのようにするか?
・団員が入れ替わる中でも、どのように演奏レベルを上げていけばよいか?
・団員を増やしていくためにはどうしたらよいか?

まずは、課題を洗い出しました。

次に、利害関係者のニーズを洗い出しましょう。
利害関係者とは、お客様、協力会社、従業員(団員)、近隣住民などです。

4.2 利害関係者のニーズ及び期待の理解

■利害関係者のニーズと期待の把握
・お客様はどのような曲が聞きたいのか、演出はどんなものが喜ばれるのか?
・練習会場の確保や打楽器レンタルを継続させるために、ルール通りに使用しなくてはならない。
・団員はどのような曲を演奏したいか、演奏会は何回やりたいか
・練習等で近隣住民に騒音になっていないか?

洗い出しを行ったので、このISOの範囲を決めます。

4.3 品質マネジメントシステムの適用範囲の決定

■楽団全体に適用し、吹奏楽演奏に適用します。

5.リーダーシップ

ここでは、方針を立てます!
細かくやると長くなるので、簡単に書きます。

5.2.1 品質方針の確立

■品質方針
当楽団はISO9001の仕組みを使い、演奏品質を改善していくために以下にのっとって活動を行っていきます。
・当楽団は地元に根差した楽団とし、お客様に喜ばれる演奏を目指し、日々練習に励みます。
・当楽団は演奏のレベルを上げるために、練習計画を立てていきます。
・当楽団は、演奏は面を上げることはもとより、お客様・団員に喜ばれる楽団を目指すために、継続的に改善活動を行っていきます。

作成日:2018年9月13日
楽団長 田口裕一

6.計画

では、実際に改善を行うための計画を立てていきましょう!
まずリスクと機会の把握です。把握した後は、それに対応するために行動を決めます。

6.1 リスク及び機会への取組み

■リスクと機会
・来年の演奏会会場を抑えられているか?
⇒公会堂に抽選をしにいく。
・演奏会の曲を決めなければいけない
⇒10月~11月で日程を確保していく。目標に入れる
・集客はどれくらい見込めるか?
⇒集客を行うための行動を目標にいれる。

などなど…まだいっぱいあるのですが、これくらいにしておきます。

次は目標の設定です。
本当は表にすると把握しやすいですが、ここでは簡単に書くだけにします。

6.2 目標及びそれを達成するための計画策定

・10月6日、13日、20日、27日で会議を行い、11月10日に楽団臨時総会で承認をもらう
・集客1000人を目指すための行動(2019年8月を演奏会の日にちとする)
└4月、5月近隣住民の家にポスティングを行う。
└6月、7月に予算2万円で新聞折り込みチラシを依頼。

7.支援

ヒトモノカネが足りるのか。足りない場合の確保計画を立てます!
楽器のメンテナンスは大事です!この項番が該当します。

7.1.5 監視及び測定のための資源

校正に関しては、楽器の定期メンテナンスになります。
これは、個人の所有物なので、メンテナンスの管理は個人に任せています。

そして、力量の把握。

7.2 力量

・指揮を振れる人が少ない
・足りない楽器パートがある
・そもそも演奏レベルが低い

力量を把握したら、教育の計画を立てる!

・細かい練習計画は楽器パートごとに立てる。
・楽団長の指揮の練習を行う
・足りないパートは、勧誘に力を入れる

7.4 コミュニケーション

コミュニケーションについては、毎月の事務局会(役員会議のようなもの)や練習前のミーティングで行っている。

7.5 文書化した情報

楽譜管理については、一覧表を作成し、毎年一回それをレビュー。
管理者に決まった人の家に保管し、使用したらその人に戻す。

8.運用

計画を立てたので、次はそれを実際に行動に移していきます。
ここでは、長いのでざっと書いていきます。

8.2.1 顧客とのコミュニケーション
顧客とのコミュニケーションは、HP・チラシ・電話・メールになります。

8.3 製品及びサービスの設計・開発
設計開発に関しては、演奏会の曲決め、演奏順の決定、演出の企画になります。

8.4 外部から提供されるプロセス、製品及びサービスの管理
外部提供者の管理については、会場・打楽器レンタル会社の選定を行います。

8.5 製造及びサービス提供
サービス提供については、演奏会当日の1回限りなので、失敗は許されません…楽団は、計画と練習の「準備」が命なのです!!

8.5.2 識別及びトレーサビリティ
識別及びトレーサビリティに関しては、識別は、楽器に関して、レンタル品なのかどうかをシール等で明確にします。
トレーサビリティに関しては、過去のメールでの打合せ内容等でトレースします。

8.5.3 顧客又は外部提供者の所有物
顧客の所有物はないので、外部提供者の会場やレンタル楽器の管理を行います。

9.パフォーマンス評価

9.1 監視、測定、分析及び評価
ここまで来たら今までの活動が本当に正しく有効に働いていたのかを確認するところです。リスクと機会の部分では、事務局会を利用してレビューを行っていて、議事録も残っています。活動内容が正しく機能したか確認しています。

9.1.2 顧客満足

9.1.3 分析及び評価
顧客満足の測定に関しては、アンケートを使用しています。演奏会当日に書いてもらい、後日、集計をして、分析を行っていきます。

9.2 内部監査
内部監査については、決算の監査と反省会でチェックを行っています。お金に関しては、決算の監査で、その他の活動に関する監査は演奏会翌週に反省会を行っているので、そこで質問等を行っています。

9.3 マネジメントレビュー
マネジメントレビューについては、ここでも演奏会翌週の反省会で行っています。各グループの一年間の活動内容を報告してもらい、楽団長からのコメントをもらう場になっています。

10.改善

レビューを行ったら、次の行動をするための改善活動を行います!

内部監査、レビューの結果で次の行動が決まります。
ここでまた計画を立てて改善を行って、レビューを行う。よく言う「是正処置」というものです。

実は、是正処置報告の中だけでも、PDCAサイクルが回っているんです。
是正内容を決める(P)⇒改善を行う(D)⇒有効性のレビューを行う(C)⇒足りなければまた是正(A)という感じです。
随所にこの流れが入っていますので、探してみるのも面白いかもしれません。

最後に

いかがでしょうか?少しはイメージできましたでしょうか。
「よくわからない・・」「当社の場合はどうなるの?」という方は、お気軽にお問い合わせください。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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カテゴリー:ISO9001 タグ:ISO ISO9001(QMS) 品質改善 目的目標
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