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ISO9001で吹奏楽団の品質改善を行うとしたら…Part2 ~吹奏楽団マネジメントシステム~

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いつもコラムをお読みいただきありがとうございます。
ISO総合研究所コンサルタントの田口と申します。

私事ですが、実は、プライベートで市民吹奏楽団の団長をしています。
そこで今回は・・・

ISO【アイエスオー】9001で吹奏楽団の品質改善を行うとしたら…Part2です!

ちなみにPart1はこちら!!
https://www.isosoken.com/iso/?p=8063

今回は、設計・開発に焦点を合わせて書いていきます。

なんといっても吹奏楽団で重要なのは、設計・開発なのです!!

「え?なんで??」と思っているそこのあなた。
実はどの企業様でも、どんな業種業態でも重要になってくるのです。

「いやいや、うちは設計・開発やってないですからーー!残念!!(古い!)」
という言葉が返ってきそうですね。

まぁ、古いのは置いておいて…
実は本当に重要なのです!ここをしっかりとやらないと企業としてサービスが成り立たないです。

2015年から新しい規格要求になり、そこから解釈の仕方が広義になったのはご存知だと思います。
そのため、今回のテーマ設計・開発はすべての企業様でも重要となってくるのです。

もう一度言いますね。

設計・開発はすべての企業様で重要な位置づけとなります!!
なぜ重要なのかは後程書かせていただきます。

規格要求事項

それでは、まずどんな規格かを振り返っていきましょう。

===============================

【8.3製品及びサービスの設計・開発】

【8.3.1一般】
組織は、以降の製品及びサービスの提供を確実にするために適切な「設計・開発」プロセスを確立し、実施しなければならない。

【8.3.2設計・開発の計画】
組織は、「設計・開発」プロセス段階及び管理を決定するに当たって、次の事項を考慮しなければならない。
1) 「設計・開発」活動の性質、期間及び複雑さ
2) 要求されるプロセス段階。これには適用される「設計・開発」のレビューを含む。
3) 要求される、「設計・開発」の検証及び妥当性確認活動
4) 「設計・開発」プロセスに関する責任及び権限
5) 製品及びサービスの「設計・開発」のための内部資源及び外部資源の必要性
6) 「設計・開発」プロセスに関与する人々の間のインターフェースの管理の必要性
7) 「設計・開発」プロセスへの顧客及びユーザの参画の必要性
8) 以降の製品及びサービスの提供に関する要求事項
9) 顧客及びその他の密接に関連する利害関係者によって期待される「設計・開発」プロセスの管理レベル
10) 「設計・開発」の要求事項を満たしていることを実証するために必要な文書化した情報

【8.3.3 設計・開発のインプット】
組織は「設計・開発」する特定の種類の製品及びサービスに不可欠な要求事項を明確にしなければならない。組織は次の事項を考慮しなければならない。
1) 機能及びパフォーマンスに関する要求事項
2) 以前の類似の「設計・開発」活動から得られた情報
3) 法令・規制要求事項
4) 組織が実施する事をコミットメントしている。標準又は規範
5) 製品及びサービスの性質に起因する失敗により起こり得る結果
インプットは、「設計・開発」の目的に対して適切で、漏れがなく、曖昧でないものでなければならない。
「設計・開発」へのインプット間の相反は、解決しなければならない。組織は、「設計・開発」へのインプットに関する文書化した情報を保持しなければならない。

【8.3.4 設計・開発の管理】
「設計・開発」プロセスを次の事項を確実にするため管理しなければならない。
1) 達成すべき結果を定める。
2) 「設計・開発」の結果の、要求事項を満たす能力を評価するために、レビューを行う。
3) 「設計・開発」からのアウトプットが、インプットの要求事項を満たすことを確実にするために、検証活動を行う。
4) 結果として得られる製品及びサービスが、指定された用途又は意図された用途に応じた要求事項を満たすこと確実にするために、妥当性確認活動を行う。
5) レビュー、又は検証及び妥当性確認の活動中に明確になった問題に対して必要な処置をとる。
6) これらの活動についての文書化した情報を保持する。

【8.3.5 設計・開発からのアウトプット】
「設計・開発」プロセスからのアウトプットが、次のとおりであることを確実にしなければならない。
1) インプットで与えられた要求事項を満たす。
2) 製品及びサービスの提供に関する以降のプロセスに対して適切である。
3) 必要に応じて、監視及び測定の要求事項、並びに合否判定基準を含むか、又はそれらを参照している。
4) 意図した目的並びに安全で適切な使用及び提供に不可欠な、製品及びサービスの特性を規定している。
組織は、「設計・開発」からアウトプットについて、文書化した情報を保持しなければならない。

【8.3.6 設計・開発の変更】
組織は、要求事項への適合に悪影響を及ぼさないことを確実にするために必要な程度まで、製品及びサービスの「設計・開発」の間又はそれ以降に行われた変更を識別し、レビューし、管理しなければならない。
組織は次の事項に関する文書化した情報を保持しなければならない。
当社は、次の事項に関する文書化した情報を保持する。
1) 「設計・開発」の変更
2) レビューの結果
3) 変更の許可
4) 悪影響を防止するための処置

===============================

という形になっています。

さて、あなたが一番聞きたいのは『なぜ設計・開発が重要なのか?』だと思います。

それは、『サービスの設計・開発となっているから』です。

どの企業様もサービスを実現するために、お客様ごとにサービスの内容を作成したりするはずです。
その部分を楽団長の田口が吹奏楽に置き換えて説明しちゃいます!

吹奏楽に置き換えて考えると…

さて、まずは【8.3.2設計・開発の計画】からです。
当楽団では、最初に団内から選曲委員会を募ります。募集期間は大体毎年1か月ほどになります。
楽団長一人では決めるのではなく、楽団全員で決めるようにしています。
それは、偏った考えで偏った曲目を作らないようにするためです。
やはり、目指すのはお客様の満足だからです!いつも違うプログラムに設定して飽きないようにしています。

ちょっと話がずれましたが、この募集期間の間に、いつまでにどのように曲を決めるかの計画を立てます。
おおよそ、委員会と曲の募集を1か月で、そこから2~3か月以内にプログラムを作っていきます。
このように全体の流れ・計画を決めるのが、【8.3.2設計・開発の計画】となります。

その次は、インプット情報がないと何も始まりません。
先ほど少し触れましたが、選曲委員会の募集と同時に曲を団員に募集します。期間は1か月です。
これだけだと、お客様の満足は取れないので、アンケートの意見も反映していきます。
(まぁ、団員がやりたい企画が優先になることが多いですけどね!
団員のやりたい曲をやらなければ演奏もつまらなくなってしまいますし。)
ここが、【8.3.3設計・開発のインプット】となります。
もちろん募集した曲目は一覧にして記録を保持しています。

そして、インプット情報を元に曲を決めるために選曲委員会を開いていきます。大体2週間に1回のペースくらいです。
この時に集めた曲が本当に今の自分たちが演奏可能かどうかも含めて検討に入ります。
団員のやりたい曲とお客様の聞きたい曲、それは演奏可能か?去年の反省点は?演出は?…
条件を羅列して演奏項目を決めていきます。
議事録は都度作成しており、共有されています。ここが【8.3.4 設計・開発の管理】となります。

こうして選挙委員会を開いていき、最終的に曲目・演奏項目・プログラムが出来上がります。
これが【8.3.5 設計・開発からのアウトプット】になります。

また、このできあがったプログラムで団員は楽しめるのか?お客様は楽しめるのか?を確認します。
ここでも記録として、議事録などが残ってきます。ここまでが選曲委員会の役割です。
このプログラムが最後に団の総会議題に上げられて、承認・非承認が決められます。
こちらは【8.3.4 設計・開発の管理】でいう妥当性の確認となります。

この総会や総会までの間で変更部分が出てきたら、また選曲委員会に戻して変更箇所を検討していきます。
本当にその変更が妥当なのか?実現可能なのか?しっかりと検討・レビューして、議事録に残していきます。
決定したら再度、総会に上げて承認を得るようにしていきます。
この流れが、【8.3.6 設計・開発の変更】となります。

このように楽団では演奏項目・プログラムが大事になっていきます。
お客様にサービスを提供するための計画をしっかりと練っていく。ここが一番大事な部分になってきます。

あなたの会社ではどうですか?サービス実現するための計画を立てていませんか?
それが、設計・開発となるのです。

最後に

いかがでしょうか?少しはイメージできましたでしょうか。
「良くわからない」「当社の場合はどうなるの?」という方は、お気軽にお問い合わせください。

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最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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