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ISO9001で吹奏楽団の譜面管理をしよう!~吹奏楽団マネジメントシステム~

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いつもご愛読いただきましてありがとうございます。
ISO総合研究所コンサルタント兼市民吹奏楽団楽団長の田口と申します。

今回のテーマは、、、

ISO9001で吹奏楽団の譜面管理をしよう!~吹奏楽団マネジメントシステム~です!
今回は、ISO9001の規格要求の番号7.5.38.5.3に焦点を合わせて書いていきます!

楽団で最も重要なもの

なんといっても楽団で最も重要なものは、譜面(楽譜)です。
楽器を演奏する人にとっては、料理のレシピがないのと一緒です。

料理はレシピがなくてもできますが、演奏はそう簡単ではありません。
ただ単に音を並べれば素晴らしい音楽になりますか?それは、なりません。だから譜面が必要になってくるのです。

そして、譜面には色々な楽器、フルート、トランペット、チューバなど、専用に書かれたものがあります。
これらを一緒に演奏して、それが合わさって、一つの「音楽」となるのです。

音がどれかひとつ欠けただけでも音楽として未完成なものになってしまいます。
ですので、譜面が欠けただけで音楽が未完成になってしまいます。

音楽と譜面をラーメンで考えてみたらわかりやすいかもしれません。
ラーメンにもお店によって色々な味があります。独自のレシピがあるということです。
それを基に、スープや麺を作ります。どんぶりを用意して、調味料を入れ、スープを入れ、茹でた麺を入れる。そしてトッピングのチャーシュー、メンマ、煮卵などを入れてようやく完成します。

では、レシピに麺のページだけ抜けていたら?調味料のことが抜けていたら?
もうそれはラーメンでなくなってしまいます。

音楽も同じです。
一番下を支える低音のチューバが抜けたら音楽がばらばらになります。ラーメンでもどんぶりがなかったらばらばらです。

だから、譜面が一つも欠けないように管理が必要になるのです。
けれども、悲しいことに昔から持っている譜面に関しては、欠けてしまっていることが多いのです。
だからこれからはしっかりと管理しなければいけません!

譜面の正しい管理方法

では、どのように管理をすればよいのでしょうか?
まずは、ISO9001の7.5.3の要求事項を見てみましょう。

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7.5.3文書化した情報の管理

7.5.3.1品質マネジメントシステム及び国際規格で要求されている文書化した情報は、次の事項を確実にするために、管理しなければならない。
a) 文書化した情報が、必要な時に、必要なところで、入手可能かつ利用に適した状態である。
b) 文書化した情報が十分に保護されている(例えば、機密性の喪失、不適セルな使用及び完全性の喪失からの保護)

7.5.3.2文書化した情報の管理に当たって、組織は、該当する場合には、必ず、次の行動に取り組まなければならない。
a) 配布、アクセス、検索及び利用
b) 読みやすさが保たれることを含む、保管及び保存
c) 変更の管理(例えば、版の管理)
d) 保持及び廃棄
品質マネジメントシステムの計画及び運用のために組織が必要と決定した外部からの文書化した情報は、必要に応じて識別、管理しなければならない。
適合の証拠として保持する文書化した情報は、意図しない改変から保護しなければならない。

===============================

という形になっています。

楽団では、譜面の更新というよりは、管理が主になってきます。
購入したら、それぞれの保管場所に保管をするのですが、倉庫に預けたり、誰かの家に保管していることもあります。

ここで大事なのが、どの譜面がどこに保管されているのか?を明確にすることです。

どう管理すればよいのか?システムを導入するのか?
そんなコストをかけられないので、手っ取り早いのが一覧表にしてしまうことです。
一覧表にすることで、譜面の管理、検索性、変更の管理も一気にできます。

タイトル、出版社、編曲者、購入日、どこに保管しているのか。が、あれば十分に管理ができると思います。
これで自分たちが購入した譜面に関しては、管理ができます。

もう一つ重要なものがあるのです。
それは、レンタルの楽譜があるということです。

レンタルした楽譜の取り扱い

レンタルは規格要求でいう8.5.3顧客または外部提供者の所有物にあたります。
規格要求では、

===============================

8.5.3顧客または外部提供者の所有物

組織は、顧客又は外部提供者の所有物について、それが組織の管理下にある間、又は組織がそれを使用している間は、注意を払わなければならない。
組織は、使用するため又は製品及びサービスに組み込むために提供された顧客又は外部提供者の所有物の識別、検証及び保護・防護を実施しなければならない。
顧客もしくは外部提供者の所有物を紛失もしくは損傷した場合、又はその他これらが使用に適さないと判明した場合には、組織は、その旨を顧客又は外部提供者に報告し、発生した事柄について文書化した情報を保持しなければならない。

===============================

レンタル楽譜は、外部提供者の所有物ということになります。
これを使用している間は、汚れ、紛失などに注意を払わなければならず、管理をもっと強めなければなりません。

授受の記録が必要かどうかは提供元と相談の上、決めるのが良いと思いますが、今回の場合は、発行してくれているので記録が残る形になります。
こちらの管理も数が多い場合には、台帳で管理を行うことが良いです。どこの会社、タイトル、受取日、返却予定日を記入して管理します。
返却時期には必ず返すようにします。

まとめ

このように、吹奏楽などの譜面管理はしっかりと行い、ISOに当てはめて管理を行うことが、正しい運用につながることがわかります。

いかがでしょうか?少しはイメージできましたか?

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カテゴリー:ISO9001

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