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ISO14001「家族会議で作成するマネジメントレビュー議事録」

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いつもご愛読いただきありがとうございます。
ISO総合研究所コンサルタントの本間です。

本日は「家族会議で作成するマネジメントレビュー議事録」というテーマで、ISO14001の要求事項を考えていきます。

皆さまもマネジメントレビューの時期や記録の残し方を審査時に指摘されたご経験はあるのではないでしょうか。
そちらについて結婚2年目の私が家族会議からマネジメントレビューの議事録の進め方を実践してまいります。

規格要求事項

まずは規格要求事項を見てみましょう。

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JISQ14001:2015上の定義

トップマネジメントは,組織の環境マネジメントシステムが,引き続き,適切,妥当かつ有効であることを確実にするために,あらかじめ定めた間隔で,環境マネジメントシステムをレビューしなければなら ない。 マネジメントレビューは,次の事項を考慮しなければならない。

a) 前回までのマネジメントレビューの結果とった処置の状況
b) 次の事項の変化
 1) 環境マネジメントシステムに関連する外部及び内部の課題
 2) 順守義務を含む,利害関係者のニーズ及び期待
 3) 著しい環境側面
 4) リスク及び機会
c) 環境目標が達成された程度
d) 次に示す傾向を含めた,組織の環境パフォーマンスに関する情報
 1) 不適合及び是正処置
 2) 監視及び測定の結果
 3) 順守義務を満たすこと
 4) 監査結果
e) 資源の妥当性
f) 苦情を含む,利害関係者からの関連するコミュニケーション
g) 継続的改善の機会
 マネジメントレビューからのアウトプットには,次の事項を含めなければならない。
 - 環境マネジメントシステムが,引き続き,適切,妥当かつ有効であることに関する結論
 - 継続的改善の機会に関する決定
 - 資源を含む,環境マネジメントシステムの変更の必要性に関する決定
 - 必要な場合には,環境目標が達成されていない場合の処置
 - 必要な場合には,他の事業プロセスへの環境マネジメントシステムの統合を改善するための機会
 - 組織の戦略的な方向性に関する示唆 組織は,マネジメントレビューの結果の証拠として,文書化した情報を保持しなければならない。

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このようにマネジメントレビューに関してはインプット・アウトプットで含めなければいけない項目があります。

これらの項目を網羅した議事録を年に1度残されている企業様が多いかと思いますが、今まで作成した記録を見直してみてください。
「普段の会議の議題で上がっているものがほとんどではないか!」と思われた方も多いのではないでしょうか。

こちらはISO14001に限らずですが、上記の要求事項を網羅していて、議事録が残っていればわざわざマネジメントレビューのために時間をとらなくてもよいかもしれません。

ただ議事録に残っているものが要求事項のどこに該当するか審査員に説明するができるかと審査員によっても意見が分かれますのでご注意ください。

家族会議で考えるマネジメントレビュー議事録の残し方:実践編

ここまで要求事項について説明しましたが本題の家族会議で考えるマネジメントレビュー議事録の残し方を実践してみます。

■仮定
トップマネジメント:本間
管理責任者:嫁さん 

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■初めてのマネジメントレビュー

【インプット項目】

a)前回までのマネジメントレビューの結果とった処置の状況
→初回のためなし

b) 次の事項の変化

1) 環境マネジメントシステムに関連する外部及び内部の課題
外部:法令・市町村のルール(ゴミの分別、リサイクル、ゴミ出しの日程、中身の見えるゴミ袋での廃棄等)の遵守しなければならない。
内部:ごみ捨ての担当が決まっていない。電気使用量を抑えなければならない。家電製品の老朽化に伴う買い替えの必要性がある。

2) 順守義務を含む,利害関係者のニーズ及び期待
大家さん:ごみの放置をしない、ルール通りのゴミだし・分別
市町村:ごみの分別、決められた日程のゴミ出し
近所の住民:異臭・騒音を出さない、適度な距離感

3) 著しい環境側面
電気の使用

4) リスク及び機会
分別

c) 環境目標が達成された程度
電気使用量の削減を達成することができた。(達成できたと仮定しております。目標の立て方は過去のコラムをお読みください。)

d) 次に示す傾向を含めた,組織の環境パフォーマンスに関する情報

1) 不適合及び是正処置
内部監査不適合対応のため1件是正処置を実施した。(詳細はd4)内部監査に記載する。)
内部監査以外での不適合は発生していない。

2) 監視及び測定の結果
月々の電気使用量・水道料金、ガス料金の監視

3) 順守義務を満たすこと
法令・ルールの違反は発見されていないので満たされていると判断した。

4) 監査結果
不適合1件発見された。
└ペットボトルの廃棄の方法としてキャップとラベルを剥がすこととなっているがそのまま廃棄されていた。
処置:その場でペットボトルのキャップとラベルを剥がし分別した。
是正:ペットボトルのゴミ箱に「キャップ・ラベルは剥がすこと!」と掲示し、食後の雑談タイムで共有を行った。

e) 資源の妥当性
冷蔵庫が壊れていてたまに開いてしまっていたので購入する必要性がある。
その他に関して現状問題は見られていない。

f) 苦情を含む,利害関係者からの関連するコミュニケーション
本間家にクレーム等は発生していない。
別室の住人がごみを共有の廊下に放置したことに対して管理人から注意書きが送付されてきた。

g) 継続的改善の機会

・法令・市町村のルール(廃棄物、リサイクル、ゴミ出しの日程等)の遵守しなければならない。
└大家さんとのトラブルや強制退去につながる

・ごみ捨ての担当が決まっていない。
└喧嘩になる、ゴミを出し忘れ悪臭の原因になる。

・電気使用量を抑えなければならない。
└かさむと家計が厳しくなる
└抑えられれば旅行の資金の足しになる。
└家族関係が円満に進む。

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【アウトプット項目】

・環境マネジメントシステムが,引き続き,適切,妥当かつ有効であることに関する結論
電気使用量も抑えることができ法令違反も発見されなかったので有効であった。引き続き監視し継続していくこと。

・継続的改善の機会に関する決定
引き続き電気使用量の監視を行うこと。
冷蔵庫の購入も検討していく。

・資源を含む,環境マネジメントシステムの変更の必要性に関する決定
冷蔵庫の購入を検討していく。

・必要な場合には,環境目標が達成されていない場合の処置
達成されたことを確認した。引き続き監視を行うこと。

・必要な場合には,他の事業プロセスへの環境マネジメントシステムの統合を改善するための機会
特になし。

まとめ

いかがでしたか?
今回は内容は少々薄いですがこのように家族会議からもマネジメントレビュー議事録を作成することができます。

規格の文章を見ると少し頭が痛くなるかもしれませんが、このように身近なものに例えていただくとわかりやすくなるかもしれません。

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