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ISO総研の特集記事

ISO14001の審査前、準備が出来ていればバタバタしない

ISO14001審査前に準備すること
ISO14001審査の前にやっておくべき準備をご紹介します。ISO14001を取得するための準備として、審査にどのくらい時間をかければ良いのか、どんなことを聞かれるのかなど、準備するポイントを解説していきます。

1.なぜISO14001審査前に準備が必要なのか?

ISO14001を認証または維持するには必ず審査を受けなければいけません。
審査を受ける限りは、審査に合格するための準備が必要です。

初めて受ける人は特に、審査の雰囲気や審査員からの質問に対して何を答えれば良いか不安が多いと思います。
まずは審査員から送られた審査計画を確認したり、何か準備をする方が多いでしょう。

例えば試験を受けるとき、前日まで机に向かって勉強をして備えている人もいれば、当日筆記用具の用意だけをして臨む人もいるように、審査前の準備の度合いもそれぞれで異なりますが、審査を経験している方であっても準備がゼロということはありません。
なお、ISO14001を最短・短期で取得するために必要なことについてはこちらの記事で詳しく説明しております。

2.ISO14001の審査準備はいつからすればいい?

ISO14001の運用を確実に実施している場合には、審査時準備は前日でも問題ありません。
前回の審査が終わった時点からの運用が、次の審査の準備へとも言えます。
もし運用が滞ってしまっている状態で審査が近づいてきてしまったら、すぐに取り掛かりましょう。

3.ISO 14001の審査前に準備する7つのポイント

審査前の準備には7つのポイントがありますのでそれぞれご紹介していきます。

①審査の時期または審査計画の確認

審査員から既に審査計画が送られている場合は、日時・審査員の数・審査スケジュール・連絡先を確認しましょう。
審査計画がまだ送られていない場合や直近でない場合は、前回審査から1年前後で受けることが多いので前回の時期を確認しておきましょう。

②組織のトップと各部署への周知及び調整

審査スケジュールは組織のトップと各部署へ必ず共有をし、各自のスケジュールを調整させて当日対応できるようにしておいて下さい。
各部署へのヒアリングについては、誰が対応するかどうかまで決定しておくと尚良しです。

③場所の確保、マニュアルや記録の把握

会議室など、審査員が当日ヒアリングや記録を確認する場所を確保しておきましょう。
全ての書類等を用意する必要はありませんが、最低限マニュアルなどは用意しておくことをオススメします。
審査員の質問に対して現場でしかわからない場合に現場に来てもらうしかありませんが、例えばマニュアルと運用記録を1冊のファイルにまとめておくのも審査がスムーズにいくポイントです。
ただし、近年ではオンラインで審査をしているところも増えているので、その場合に限っては場所の確保は不要です。

④前回審査時の結果とその対応についての確認

2回目以降の審査では必ず前回審査の振り返りを行います。
前回の不適合内容と是正対応、不適合以外にも観察事項が出ていた場合には検討結果を聞かれますので、確認しておくと良いでしょう。
不適合ではないので対応していなくても問題はありませんが、なぜ対応しなかったか聞かれるため、答えられるようにしておきましょう。
ただし放っておいたということになれば、前回の観察事項が不適合に変わる可能性もあるので注意しましょう。

⑤記録類の確認

審査では運用記録を必ず確認されます。
ISO14001の場合、環境側面や順守評価の記録、目標を計画し管理している記録、教育や緊急事態訓練の記録、内部監査やマネジメントレビュー結果の記録などを主に見られますので未実施や漏れがないように運用しておきましょう。その他、現場で運用されている記録も見られます。

⑥是正処置件数とその内容

前回審査時に発生した不適合・クレーム・事故・ヒヤリハットなどから対応した是正処置がいくつあったか、その処置対応に問題はないかどうかを確認されます。

⑦準備しすぎない

審査前の準備について6つ挙げましたが、一番のポイントは準備をしすぎないことです。
必要以上に書類などを作成したり用意することで、その場しのぎで作ってしまった書類は間違いが起こりやすかったり、つじつまが合わずにかえって指摘になる可能性があるからです。
あくまでも審査員の問いに対応するのが審査なので、準備に時間をかけすぎるのは控えましょう。

4.準備は紙でしなければいけないのか?

結論から言えば紙でもデータでも構いません。
審査員が書類のタイトル・日付・内容、さらには作成者や承認者が目視で確認できるのであればどちらでも問題はありません。

5.審査でどんなことを聞かれるの

審査員がヒアリングする人によって質問内容は違います。
例えばトップインタビューであれば、ISO14001をどう運用していきたいかなど方向性を確認するための質問をします。
管理責任者や各部署のヒアリングでは、審査項目を元に客観的証拠を確認するため、どの運用の時に何(書類や設備等)を用いてるかを確認したり手順を確認したりします。

6.まとめ

審査前には審査計画の確認、社内へ周知、場所の確保、前回の審査結果の再確認、運用記録等を確認して準備をしておく方が良いでしょう。
必ずしも印刷して紙で出しておく必要はありませんが、審査を予定時間内にスムーズに進めるためにはまずは審査計画を確認してどこに記録があるか、誰に聞けばいいかなどはわかるようにしておくと良いでしょう。
また、審査の準備やりすぎずにできるだけ必要最低限の準備にしておきましょう。

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