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ISO総研の特集記事

ISO9001の引継ぎ・担当変更の重要ポイント

ISO9001の引継ぎ・担当変更の重要ポイント


ISO9001を維持する限り、引継ぎ・担当変更が発生します。業務を引き継ぐ側、引き継がれる側それぞれのポイントについてお話をしたいと思います。また、ISO9001の引継ぎ・担当変更があった際は、審査機関にもその旨を連絡しておきましょう。

1.ISO9001の引継ぎの目的

引継ぎを行う目的は、
「現在の担当者がいなくなった後も、スムーズにISO9001の運用が行える状態にする」という点でしょう。

①担当者がISO9001を理解する
②担当者がISO9001の業務を行えるようにする
③ISO9001が滞りなく運用できる

この3つの観点が含まれればスムーズな運用が行えると言えるでしょう。

2.ISO9001の引継ぎって何をすればいいの?

前述のとおり、ISO9001を引き継がれる場合には、スムーズな運用が求められます。
3つのポイントをもう少し詳細に見ていきましょう。

①担当者がISO9001を理解する

会社でISO9001を取得・運用していた場合でも、全従業員がISO9001の全体像を理解しているとは限りません。
ISO9001がどのようなものか、どのような目的で運用しているのかを理解することで、スムーズな運用が行えるようになります。

②担当者がISO9001の業務を行えるようにする

引き継がれる人が、前任の方に頼らず1人でISO9001を運用できる状態が理想です。
実際、引継ぎは退職のタイミングで行われることも多くあります。

後から「あれ、何て言ってたっけ…」とならないよう、
口頭での引き継ぎだけでなく、書面に残して引継ぎを行い、実業務がスムーズに行える体制を作ることも重要です。

ISO9001の担当となる方は、
・自分がISO9001の運用でやるべきこと
・自分以外の社員がISO9001でやるべきこと
の両方を認識しておくとよいでしょう。

③ISO9001が滞りなく運用できる

一番重要なのが「滞りなく運用できる」という点です。
これが出来なければ、審査の直前にあれこれと走り回らなければいけなくなります。

簡単にできることとして、ISO9001に関するスケジュールを作っておき、進捗管理が行える状況にしましょう。
やるべき事をリスト化し、いつやるのかの計画を立てる。
出来ているかチェックするタイミングまで決めておくと漏れなく運用が出来ます。

3.引き継ぐ方へ!引継ぎのポイント

まずは、ISO9001でやっている活動を洗い出してください。

もし全体のスケジュールを管理しているのであれば、スケジュールに記載があるものをベースで活動を見直すとスムーズかもしれません。
もしスケジュールがなければ今回を機に作成するのもよいでしょう。

引き継がれる人が全体像を把握しやすくなります。

洗い出した業務のうち「引継ぎ期間内でやる業務」「引継ぎ期間後にやる業務」を分けてください。
引継ぎ期間内で出来るものはOJTでやりながら伝えることが出来ます。
引継ぎ期間後にやる業務は、その時になったら自分はいないので、より詳しく引継ぎしておくべきでしょう。

4.新任のご担当の方へ!引継ぎのポイント

新任の担当となる方は、大変なことも多くあります。
一番困るのは「引き継がれたし、手順も見たけどやり方がわからない」ということです。

引き継いだ作業を文書化して受け取った場合でも、よく発生すると思います。
それは、「実際に業務をしていた人の観点で手順が作られている」からです。

経験している人と経験していない人では見ている手順の理解度が変わります。
OJTで教えてもらえるものについては、
自分で手順を作り、手順通りに出来るかチェックできる状態にするのが理想です。

5.担当変更だけでも必要な手続きがあります

担当が変わった場合に行うべき事務手続きは、審査機関への担当変更の連絡です。
審査日程や見積の調整等でISO担当は審査機関との連絡を取る必要があります。
忘れずに行いましょう。

手続き方法がわからない場合は、審査機関に問合せをすれば必要な手続きを教えてくれます。

6.この手続きが出来ていないと・・・

審査機関への連絡が行われない場合、審査日程の調整や審査費用の確認など、事務手続きを行えないケースがあります。

連絡が途絶えてしまうことが原因で、審査日程が急に決まった、金額への疑問、質問がある場合にも対応できないという可能性も出てきます。

事前の連絡は必ず行いましょう。

7.まとめ

ISO9001の引継ぎと一言でまとめても、業務の上でやるべきこと、事務手続きとしてやるべきことに分かれます。
また、引き継ぐ側がやること、引き継がれる側がやるべきことも異なります。
ISOを継続する限り、人事異動や役職変更、退職等による引継ぎは発生することが多いです。

必ず引継ぎ情報は保管しておき、今後もスムーズに行える体制を整えておきましょう。

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