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ISO総研の特集記事

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  • 2021.02.22

ISO9001の内部監査でやること

ISO9001内部監査

ISO9001の内部監査とは、会社のルールや基準通りに仕事ができているか改善点はないかをチェックすることで、マネジメントシステムの仕組みの1つです。改善点を探すという視点でチェックしていくことで質の高い内部監査になります。また、ISO9001の内部監査を行う際には必ず内部監査計画を作成すること、監査実施時には客観的証拠を記載することも忘れないようにしましょう。

1.ISO9001の内部監査とは

ISO9001の内部監査とは、会社のルールや基準通りに仕事ができているか、改善点はないかをチェックすることで、マネジメントシステムの仕組みの1つです。

ISO9001では、「組織が規程した要求事項」と「規格の要求事項」に適合しているかどうか、また有効かどうかについて内部監査するように求めています。

その他、頻度や方法、役割者だけでなく、監査の基準や範囲についても定め、監査員を選定してあらかじめ計画することも定められています。

2.ISO9001の内部監査の目的

内部監査では、規格要求・組織のルールに適合しているかをチェックします。つまり「マネジメントシステムに問題はないか」を審査することが一番の目的です。
内部監査を受ける側は「指摘を出されないようにしなければ」と考える方が多いと思いますが、内部監査は指摘を出すことが目的ではありません。
内部監査は、
「どうすれば会社が良くなるか」という視点でチェックをするためのものであり、
「どうすればもっとやりやすくなるのか」「今のやり方でいいのか」を振り返る機会でもあります。

3.内部監査の進め方

内部監査の進め方でまず重要なのが、内部監査計画です。

ISO9001では、以下の項目を計画しておく必要があります。
①重点監査項目
②監査実施日
③監査する部署
④監査員
⑤監査時間
⑥前回の指摘・推奨内容

また、自分の部署を監査することは禁止されているため、必ず2名以上の監査員で構成する必要があります。
あとは監査予定日になれば、計画した日時の従って、作成した監査基準を確認しながら各監査員で実施していきます。

4.サンプリングチェックとは

サンプリングチェックとは、チェックする対象を絞ってサンプリングで監査を進める手法のことです。
内部監査といっても全部署の全データ・全書類・全現物をチェックすることは膨大な時間と労力を割くためどの企業もサンプリングチェックを取り入れています。

例えば「顧客からの依頼を『見積書』で確認し、承認されているか」という監査項目があった場合、全ての見積書を監査していれば、それだけで1日が終わってしまうかもしれません。

サンプリングチェックをして、「◯月◯日 A社の見積書、◯◯さんの承認を確認」という客観的証拠がわかるメモを残しておくことで、審査の時に内部監査が適切に実施されていると判断されます。

5.内部監査で必要になる記録

内部監査を実施したことを後日見返しても分かるよう、内部監査計画書・内部監査報告書・監査チェックリストが必要になります。
また、内部監査報告書にはどの部署で何の不適合が出たか等を記載する必要があります。不適合が出た場合には是正処置も必要となり、是正処置報告書やエビデンスも提出することとなります。

前項でも記述しましたが、監査チェックリストには、いつ・誰が作成した・何というエビデンスか、客観的証拠をメモしておくことは実は非常に重要です。これが抜けていることで内部監査が有効でなかったとみなされることもあります。

6.内部監査の実際の有効性

内部監査では、「何を重視して監査を行うか」でその有効性は大きく異なってきます。

内部監査を有効にすることは会社にとって3つのメリットがあります。

①業務のやり方を毎年振り返るタイミングになる

業務手順に関してのルールは、新人やまだ会社の仕事に慣れていない人のために特に必要なものですが、ベテラン従業員であってもルールを覚えているつもりが自分の経験則で作業をしている人も多いものです。
業務手順が統一されているか、また変更されたルールが浸透しているかを改めて振り返る機会にもなります。

②横展開の機会に繋がる

内部監査では自部署の監査はできないため、違う部署をお互いに見ることができます。
つまり、他部署でうまくいっていることを知り、自部署で展開する機会にもなり得ます。
ちなみに監査した部署でこのような良い仕組みを確認できた場合には、内部監査報告書に「Good Point」として記録に残すこともあります。
誰でも「できていなかったこと」よりも「良かったところ」を報告されるとより意識も上がります。

③チェックの仕組みがあることで仕事に緊張感が持てる

チェックが全くない組織だと、業務全体が緊張感のない慣れあった雰囲気になってしまいがちです。
内部監査があることで改善へとつなげられ、PDCAサイクルを回すことができます。

7.まとめ

内部監査はISO9001の要求事項に沿っているか、組織のルールに沿っているかをチェックします。
さらに、「今の仕事のやり方がベストか?」「どうすれば会社が良くなるか?」という視点でチェックすることで質の高い内部監査になるでしょう。
また、内部監査を行う際には必ず内部監査計画を作成すること、監査実施時には客観的証拠を記載することも忘れないようにしましょう。

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