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ISOってアウトソーシングしても良いの?

ISOってアウトソーシングしても良いの?

ISO取得・運用で発生する作業をアウトソーシングすることは認められているので、すべてを自社の人手で完結する必要はありません。
「忙しくて時間がない」「社内の負担が大きい」「ノウハウがない」「外部の専門家に指導してほしい」といった場合は、ISO取得・更新に関する作業をコンサル会社にアウトソーシングすることも可能です。

1.ISOはアウトソーシングしても良いの?

ISOをアウトソーシングすることは認められています。
しかし、自社では何もせずに全てアウトソーシング(=丸投げ)はできません。
では、どのようなアウトソーシング方法があるのかご紹介します。

(1)ISOのマニュアルの作成・修正をISOのコンサルタントへアウトソーシングする
これは問題のないアウトソーシングです。
ただし、作成したマニュアルは自社のルール通りになっているか、実態と合っていない箇所がないかチェックする必要があります。
(2)内部監査をISOのコンサルタントへアウトソーシングする
こちらも問題のないアウトソーシングです。
意外かもしれませんが、内部監査員としての力量があれば、外部のコンサルタントが内部監査員として内部監査を実施できます。
社外の第三者に客観的に仕組みを見てもらうのも、ISO運用でPDCAサイクルを回し改善していく良い手段です。
(3)マネジメントレビューをアウトソーシングする
残念ながらこれはできません。マネジメントレビューはトップマネジメントの役割及び責任です。
社外の方でトップマネジメントの役割及び責任を転換することはできません。

2.アウトソーシングのメリット・デメリット

アウトソーシングするとISOの運用はどのように変わるのでしょうか?メリット、デメリットをご紹介します。

  • ■メリット
    ◎作業などの時間を削減できる
    アウトソーシングすることでISOに関する作業時間を大幅に短縮することができ、通常業務に集中できます。
    ◎専門用語など難しいことに調べる時間や審査への不安を軽減できる
    書類作成ノウハウや他社事例、審査での不適合事例や審査機関情報などを得ることで、「多くの指摘が出たらどうしよう…」といった不安を軽くすることができます。
  • ■デメリット
    ◎コンサル会社に支払う費用が発生する
    審査費用とは別にコンサル会社に支払うアウトソーシング費用、コンサルティング費用が発生します。
    ◎アウトソーシング先が自社のことを理解してくれないリスクがある
    これはよくあるパターンではないでしょうか。
    きちんとヒアリングしたうえで両者合意のもとISOをアウトソーシングしなければ、実態と異なった記録ができてしまいます。
    2~3社話を聞いてみて、信頼できるISOコンサル会社に依頼するのが良いでしょう。

3.アウトソーシングできるコンサル会社の違い3パターン

(1)雛形提供型
雛形作成をアウトソーシング会社です。
主に定形のマニュアルやよく使用する記録をテンプレートとして提供してくれます。
ただし、作業は自社でやる必要があります。
(2)作業代行型
指示された作業をやる会社です。
作業ボリュームに応じて料金設定が変わります。あくまで指示を受けた内容までが業務範囲となります。
(3)運用サポート型
作業を発生させないよう事務局全体をフォローするような会社です。
年間計画を一緒に作成し全体をコーディネート、ゴールを一緒に作っていくので広い業務範囲となります。

おすすめは(3)運用サポート型です。せっかく依頼するのであれば、自社の状況に寄り添って全体をコーディネートしてくれるコンサル会社がよいでしょう。弊社のサポートも(3)に該当します。

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4.アウトソーシングの考え方

「すべてを自社で運用してこそISOなのでは?」「アウトソーシングするなんて」というお考えの方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、何十社、何百社とサポートしてきたISOのプロに依頼すると、ISOの取得・更新が圧倒的にスムーズに進みます。

アウトソーシングは「丸投げ」と勘違いされがちですが、
本質は、「お客様がすべき意思決定」と「プロに任せたほうが良い作業」を分け、負担を減らすことにあります。

例えば家を建てるとき、「こんな家に住みたい」という希望は伝えるけれど、自分で釘は打たないですよね。
ISOに関しても同じだと考えています。

5.今のやり方を変えてみる

貴社のISO運用は、ムダのない効率的なマネジメントシステムになっていますか。

前述でも述べたように、マネジメントレビューはトップマネジメントの役割及び責任なので、社外でトップマネジメントの役割及び責任を転換することはできません。

意思決定する部分は自社ですが、作業面をアウトソーシングできます。

これを機に、今までのやり方を見直してみてはいかがでしょうか。

まとめ

ISO取得・運用で発生する作業をアウトソーシングすることは認められているので、すべてを自社の人手で完結する必要はありません。「忙しくて時間がない」「社内の負担が大きい」「ノウハウがない」「外部の専門家に指導してほしい」といった場合は、ISO取得・更新に関する作業をコンサル会社にアウトソーシングすることも可能です。しかし、自社では何もせずに全てアウトソーシング(=丸投げ)はできません。
アウトソーシングは「丸投げ」と勘違いされがちですが、本質は、「お客様がすべき意思決定」と「プロに任せたほうが良い作業」を分け、負担を減らすことにあります。

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