ISO9001審査用にこんな帳票使ってませんか?

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いつもご愛読ありがとうございます。
ISO総合研究所の戸沼です。今週は東京でも初雪が観測され、
街はもうすっかり冬の装いとなりましたね。
体調を崩されてはいらっしゃいませんか?さて、
今回のテーマ、
建設業界と測量業界でISO9001の運用代行のお手伝いをさせていただいている
お客さまのケースを書かせていただきます。大阪・八尾市で建設業を営むT社様と、
東京・品川区で測量会社を営むS社様の事例より。

どちらの企業様も、
ISO9001認証を新規取得されてから10年ほど経過していますが、
認証取得時にコンサルタントに手伝ってもらい、
その後は自社にて運用してこられました。
しかし、
毎年審査の前に、
約3ヶ月ほどの時間を費やして、
必要書類の作成に手間を取られていたそうです。

私達がお手伝いさせていただいたのは、
それぞれ審査の5ヶ月ほど前から。

よくよくヒアリングさせてもらいますと、
顧客に提出する「設計計画書」や「調査計画書」のほかに、
審査のために「工事計画書」や「プロジェクト計画書」といった書類を、
別途作成され、さらにISO9001の要求事項に沿って、
「妥当性確認チェックシート」や「設計変更履歴」といった書類を追加していたとのこと。

みなさんが3ヶ月前から時間をかけて審査の準備をされていた理由が分かりました。

顧客に提出する「設計計画書」や「調査計画書」を拝見させてもらいますと、
ISO9001要求事項を網羅した内容でした。
妥当性確認にしても、
従来から活用していたチェックリストが存在していましたし、
設計変更にしても、
図面に赤ペンで記入がなされていたり、
顧客との打ち合わせをもとに版管理されていたりしました。
しかし、
これらはISO9001の管理文書・記録としては登録されておらず、
別途で管理されていたのが実態でした。

そこで、今回の審査からはわざわざ「工事計画書」や「プロジェクト計画書」を
作成しなくてもいいですよとお伝えしたところ、お客さまはたいそう驚いていらっしゃいました。

それはそうですよね。
審査の前に慌てて準備するご負担が全くなくなったのですもの。

T社様もS社様も、その後の審査は問題なく通過し、
『これまで感じてきた肩の荷が下りた』との喜びの言葉を頂きました。

2年目以降のお手伝いに際しては、ISO9001の活動と、
実務上行っておられる活動をより整合させることを目的にヒアリングを進めていきました。
例えば、T社様もS社様も、ISO9001要求事項に沿って、ISO委員会を設置され、
毎月進捗状況の報告をなさっていました。

よくよくお話を伺いますと、ISO委員会で議題にのぼる内容は、
経営会議や営業会議などで既に報告されている内容を、
ISO9001認証取得時にお手伝いいただいたコンサルタントから提供されたフォーマットに当てはめて、
改めて議事録に控えていたそうです。

この点に関しては、
経営会議や営業会議などをISO9001のための活動と位置づけて、
取り組んでいただきました。
フリーフォーマットでもいいから、記録に残すことで、
業務にかかる無駄を省くことができました。

こちらのブログをご覧いただいている皆様の中にも、
ISO審査のためにたくさんの時間をかけて、
書類を準備されている方はいらっしゃいませんか?

もちろん弊社でもISOの効率化に向けたお手伝いが可能です。
情報を収集されていらっしゃる方は、ぜひお問合せください。

ISO9001を取得する費用はどこまでかければよいのか

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ISO総合研究所コンサルタントの福田です。

ISO取得の費用について取り上げたいと思います。

 

ISO9001を取得するために費用をどの程度見たらよいでしょうか。

この疑問はISO9001だけに限った話ではなく、ISO(ISO14001、ISO27001、ISO22301等)を取得しようと情報収集や検討を始めた時に必ず考えなくてはいけないところです。

実際に弊社にお問い合わせをいただく内容の中に、

 

 

「ISO9001を取得しようと考えているのですがいくらかかりますか?」

 

 

といった内容の案件が数多くあります。

それだけ不透明な費用体系ともいえるかもしれません。

また、事前の情報収集含めた準備からキックオフ、取得完了までどのようなことをしなければいけないのかがいまひとつ把握できていないという理由もあるかもしれません。

そうなると、きちんと計画作ったつもりだけどホントにこれだけ?と半信半疑になってしまうかもしれませんね。

当たり前の話ですが、ISO9001を取得する際にどんな手続きがあるのか、何をしたらいいのかなどが分かっていないと、費用感というのも概算ですらだせませんよね。

そして次のステップとして、全体の計画がある程度見えてきたときお問い合わせいただくことが多い内容が、

 

 

「ISO9001を取得する際、準備として費用はどの程度かける必要がありますか?」

 

 

微妙に焦点が変わっていますね。

実際に伺ってみると、このような内容にシフトしていくことが多いようです。

では実際に全体ではどのような費用を考えていけばよいでしょうか?

 

 

まずどのような組織でも、どのような規格をとるにしても、どうしても避けられない費用としては以下があります。

 

 

(1)マネジメントシステム構築費用

要するに、ISO9001を取得する準備と実際にISO9001に適合した社内のシステムを作ることです。今ある仕組みを体系化、文書にまとめていくことといってもいいかもしれません。

何の準備もなく審査を受けて受かるものではありません。

品質マネジメントシステムというマネジメントシステムがきちんと構築され、運用ができているかを審査員の方は見に来られますので、少なくともISO9001で求められているルールや文書などは事前に用意をしておかないといけません

当たり前に普段からやっているものを審査中聞かれることも多々あるのですが、どうしても審査員の方の言い回しが難しかったり、専門用語を使われたり、なれない審査への緊張(?)などで、回答が苦しくなってしまう事が多々あります。

審査中は100パーセントの受け答えができなくても、なるべくスムーズに進行したいですよね。

 

 

ISO9001を取得しようかなと考えて、色々情報収集されているタイミングであれば、今まさにかかっている費用も含まれてきます。

例えばISO9001の規格書を買う、ガイドブックや解説書のようなものを買う、セミナーを聞きに行くなどなど、検討段階でも準備段階でも様々な費用がかかってきます。

この部分はなるべく費用をかけたくない部分ですが、準備不足であるほど先が見通せないということになりかねませんので、時間や費用がかかってもここに力を入れる企業様が多いのではないでしょうか。

 

 

ここの項目についてはやり方は色々あります。

自社ですべてをやる、一部をアウトソースする、専門家の方に助言をもらうなどなど。もちろん外部のサービスを利用するのであればその費用もかかってきます。

どのようなやり方がベストなのかは組織やISO9001を取得する目的によっても違ってくると思います。

普段の仕事の延長戦ではない分、特に取得段階であれば手間がかかってきます。

構築することがすぐに組織の利益につながるものでもありませんので、人や費用にどこまでコストをかけていくのか、そのバランスをみて費用を決めていくのが良いと思います。

 

 

(2)審査費用

当たり前ですが、いくらマネジメントシステムを構築しても審査を受けて合格(認証)をしないと、ISO9001認証取得!と掲げることができません。

ここの部分は(1)で取り上げた費用よりも融通がきかないところになります。

日本だけでも約60社ほど審査会社があるといわれますが、それらの会社もISOの審査会社として認定を受けています。ISOの審査をしていいよと、厳しい審査を受けて通っているということです。

審査会社は、その審査に通した審査上のルールや費用の考え方などで審査をします。

無料では審査はしてくださいませんし、不当に安い金額で審査もしてくださらないということです。

とはいえ、審査の費用体系は審査会社で様々あります。

ISO9001の審査会社として資格をはく奪されない範囲で金額は提示してくださいますので、会社の評判や掲げる審査に対する考えなどだけでなく、費用に関しても考慮して選ぶというのも選択肢としてありかと思います。

なるべくコストをかけたくないというのであれば、審査費用が安いところを探してみてください。

どこで取得してもISO9001を取れるのは変わりませんが、そこにかかる費用はある程度選択ができます。

安かろう悪かろうでは逆に手間がかかってしまいますので、情報収集は慎重に。

また、高ければ良いというものでもありませんので、審査会社から提示いただいた費用が妥当なのかはどこかにご相談されるのがいいかもしれません。

 

 

2つ取り上げましたが、これらは必ず費用としてかかってきます。

それ以外として、どのような費用がかかってくるでしょうか?

お問い合わせをいただく項目として一番多いのが、設備投資の費用です。

 

 

設備投資といってもいろいろあります。

会社のインフラまわり、業務システム、機械、建物、人、外部サービス….。

上げていけばきりがありませんよね。いろんなことを考えて考えて、考えた末に結局どうしたらよいかわからなくなってしまう。意外と陥りやすい罠です。

ISO9001を取得するために設備投資するのか、組織の改善のために設備投資するのか、目的が入り乱れてしまって混乱してしまう方が多いみたいです。

この2つは同じようでいてまったく異なりますので注意が必要です。

規格はマネジメントシステムを構築してねとは書いてますが、なにも取得するためにこの部分は設備投資をしてくださいとは全く書いてありません。(当たり前ですが)

目的がISO9001の取得だと限定すれば、設備投資としてどのくらいの費用を見たらいいのか、この質問に端的に答えるとしたら、設備投資の費用はいらないという答えに行き着きます。設備投資に費用かけなくても取得はできるんです。

重複になりますが、何をするのが目的なのかはっきりとさせてみてください。優先順位として、社内の業務改善を推し進めて改善が一段落した段階でISOの審査を受けてみよう、例えばこのような判断がされているのであれば、いかに自分たちの仕事を良くしていくかに集中して考えるべきです。

逆にISO9001を取得するのが目的であれば、必然的にかかってくる費用や手間をいかに効率化するかをよく考えていくべきです。

設備投資が悪いという話ではありませんが、くれぐれも目的を見失わないようにしてください。

 

 

ここまで費用について取り上げてきましたが、ISO9001を取得するということはメリットも当然発生しますが、取るにしても取った後に維持するにしても何かと費用や手間がかかってきます

費用のかけ方や人のかけ方など方法は様々。いくらISO9001を取得するために設備投資する必要はないとはいっても、組織の状況はそれぞれですし、やはり不安になることもあると思います。実際に取得するのが目的の中で、並行して設備に費用をかけていくというケースも少なくはありません。

組織にとってどのようなやり方が最適なのか、もしお悩みでしたらご相談いただけると幸いです。今回は触れませんでしたが、実際の事例などもご紹介できればと思います。

ISO9001取得のキモとなるたった3つのポイント

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「ISO9001は難しくてわからない」「結局ISO9001って何をやればいいの?」。
ISOのコンサルタントをやっているとよく聞く言葉です。勿論、皆さんがわからない話だからこそ我々ISOコンサルタントは食べていけるわけですが(笑)

審査員の先生は「ISOは簡単だよ~」と口を揃えて言いますよね?
簡単なはずなのにみんなISO担当を嫌がるのはなぜでしょうね?

・難解な言葉を使った規格を読むのが嫌。
・ISOの審査で審査員にわからないことを聞かれるのが嫌。
・自分のせいで審査に落ちたら責任を取りきれない。
・会社から漠然と「ISO担当なんだから品質を上げろ」とプレッシャーを掛けられるのが嫌。

理由は様々ですが、結局のところわからない事に対する恐怖が根っこでしょうね。
そしてわからないことを調べるのもなかなか面倒。
そこでそんな面倒くさがりの皆さんへISO9001のキモを教えちゃいましょう。
ここを抑えておけば多少指摘は出ても審査に落ちるなんて事はありません。

題して「ISO9001のキモとなるたった3つのポイント」です

其の一:文書を作成するべきポイントと記録を保持すべきポイントを知る
ISO9001:2008では文書化すべきポイントと記録を保持すべきポイントが決まっています。
『文書化された手順』という言葉が出てくる所と品質マニュアル自体は文書化要求が有ります。が、つまり逆に言えばそれ以外は文書化しなくても良いわけです。品質マニュアル自体も全項目を網羅する必要までは要求されていないので、実際の運用手順は、実際の現場での運用は現場で実際に使用している手順書や標準書等のルールブックでも十分に替りとなります。

また、記録に関しても同様で『4.2.4参照』と書かれた場所しか記録要求はありません。
しかもたったの20箇所だけ。

「口伝でしか業務のノウハウを伝えていない」なんて無茶な会社でもない限り、日常の業務で帳票が20しか無いなんて事は無いでしょう。

ちょうど10月にISO9001:2015が公開されたばかりですが、方向性としては同様で、文書化要求は『文書化した情報を維持する』。記録要求は『文書化した情報を保持する』。となっています。

しかも今回から品質マニュアルの要求すら無くなったので、自由に文書を残せるようになってきました。
また、手順にしても、文書である必要はありません。
手順がわかるのであればフロー図でも動画でも何でも良いのです。
つまり書き方や手順がわかる帳票はそれだけで文書としての効力を果たしていると考えられます。帳票さえ揃って、それで手順が明確になっているのであれば2015年盤のISO9001は本当に最低限の運用が可能となりそうです。

其の二:ISO9001は伝言ゲームであることを理解する
ISO9001は『プロセス』を明確にする規格です。
『プロセス』とは「インプットをアウトプットに変えるもの」というのがISO業界での説明ですが、正直最初この言葉を聞いた時なんのことか全く理解できませんでした。
私なりに噛み砕いた結果が「伝言ゲーム」なのです。
仕事というのは必ず人を介します。人と人が情報をやり取りする時に口で伝えるだけだと記憶は必ず薄れます。そこで人と人の間に何かしらの記録を残すわけです。後から「言った言わない」の予防にもなりますし、忘れてしまう事の防止にもなります。更に言うとメモを取ることで無駄な情報は忘れて頭をクリアにすることも出来ます。
その記録をインプットとアウトプットに分ける工程が『プロセス』です。
この「言った言わない」の部分を明確にするために記録を残す事は企業の保身としても非常に重要となってきます。
ISOの記録要求は基本的にこれら、企業が身を守るために最低限残したほうが良い部分に対して発生します。
つまり、ISOのためだけに記録を残す必要はほとんど無いわけです。(一部どうしても残ります。それについては運用代行でお手伝いさせて頂きます。)

其の三:目標の数は増やし過ぎない
経営者や管理職の方々と話していると、目標について非常に多くの理想を抱えていらっしゃることがわかります。
バイタリティに富んで、様々な角度から目標を立てたがりますが、まずは経営目標と違ったことをしないようにしましょう。
特に中小企業は人的資源、金銭的資源、時間的資源をあまり裂くことが出来ません。そんな中で多くの目標を掲げてしまうと全てが中途半端になってしまいます。
「ここを今年は重点的にやる」と決めた事をたった一つだけ絞り込んで、そこに資源を全力投資する。それが最大の効果を生むと考えましょう。
特に経営目標を掲げている企業についてはそれだけでよいです。ISOの目標も作ってダブルスタンダードになるよりは、先ずは企業の目標を全社員で追いかけられる仕組みを考えたほうがずっと良いでしょう。

如何でしたでしょうか?これらたった3つのポイントを考えてISO9001を効率的に運用すれば、規格のことなど対して理解していなくても審査には十分通用します。
それでもやり方がやっぱりわからない時は外部の専門家に手伝ってもらうのも一つでしょう。そう運用代行とか!

【ISO9001規格改訂】審査員に聞きました!ここを指摘したいISO9001規格改訂!

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いつもご愛読ありがとうございます。
ISO総合研究所コンサルタントの中本です。まずは皆様、ISO9001、ISO14001がISO規格として規格改訂をされたことはご存知でしょうか?
知らなかった!知っているけど何も詳細の情報が入ってきていないという方も多いのではないでしょうか。
ISO規格としては2015年9月に既に発行され、ISO対訳版は2015年10月1日発行、JIS規格としても2015年11月に発行予定でございます。
ISO9001に限れば、2008年に規格改訂をされ約7年で改訂をされたことになります。今回は結構スパンが短かったですよね。2008年版に移行の為、マニュアル等の規格改訂作業、規格改訂に伴う、移行審査を耐え抜いてきた方も多いかと思います。

では、今回ISO9001が2015年版に規格改訂されるに当たって、審査ではどのような観点から審査が見られていくのかを、審査機関を私どもが大きく3つに分けて、「ここを注視して審査見ますよ!」っという指摘ポイントを調査してみました。
皆様の現状利用されている審査機関をイメージしながら見て頂くと、今後の参考になるかもしれないので、ぜひご覧ください。

審査機関別に見たISO9001の規格改訂に伴う指摘ポイント

■古くからの審査機関
①規格改訂でみられるポイントは?
2008年版との規格と比較をして、全体的に規格通り適合されているかを確認していきます。
今回、2015年版に移行する事で、増える項番に関しては重視して確認する傾向です。

②新項番はどこを確認しますか?
全体的なお仕事の流れを通して、今回新たに追加となったリスクアセスメントを注視して確認する傾向があります。
審査員の力量、得意分野によって重視するポイントは変わってくるので一概にここを確認するとは言えない状況との事です。

③規格改訂に伴って現状チェックされている項番も変更されますか?
もちろん確認します。
毎年の見直しを適切に行えているか?規格項番が改訂による追加を行なえているか?両方の観点から確認を行っていきます。どこに重点を置いてほしいかはお客様のご要望にも合わせて実施するとのことです。

④不適合・改善事項の判断基準も変わるんですか?
審査員の専門性によって少し変わってきます。しかし審査機関の基準としては
特に変更はありません。適合性、有効性の基準から判断を行います。

⑤メジャーな不適合、マイナーな不適合は今後増えますか?
出来るだけ現状からお手間を取らせないような形で、現行のシステムと同じでやります。
それに伴い、メジャーな不適合、マイナーな不適合が増えるとは断言できません。

■現場重視の審査機関
①規格改訂でみられるポイントは?
もちろん、新規格を重視してみます。
規格改訂に伴う移行審査では特に重視してチェックしていきます。

②新項番はどこを確認しますか?
各要求事項に沿ってどのように自社で確認を行っているか?現場での手順構築をできているか?業務に組み込めて運用できているか?を確認していきます。

③規格改訂に伴って現状チェックされている項番も変更されますか?
ISOの規格改訂に伴い、項番が変わるからといって、新たに新規の構築を行わないように推奨しています。現場の手間が増えてしまいますからね。

④不適合・改善事項の判断基準も変わるんですか?
変更はありません。
今まで通り、手順を明確にしているかを重視して審査を行っていきます。

⑤メジャーな不適合、マイナーな不適合は今後増えますか?
今までと変わりありません。
ISO9001の規格改訂によるメジャーな不適合、マイナーな不適合が増えることはありません。システムを構築している以上は、適合性、有効性でできていないことに関して対応していきます。

■お客様が減少傾向にある審査機関
①規格改訂でみられるポイントは?
②新項番はどこを確認しますか?
かなり変わってきます。
事業との統合でとらえていくので、今までは受注金額とかにスポットを当てていましたが、今回のISO9001規格改訂に伴って事業に対する品質保持のために維持できる観点から見ていきます。

③規格改訂に伴って現状チェックされている項番も変更されますか?
規格として、受微範囲が広がっています。
新項番としてリスクアセスメントとしてリスクに対する内容が重視されていますが、それ以外の現状の項番に関してもとらえ方が広がる傾向があります。
例えば、今まではメーカーの間で良いものができたらそれで終わりという考えから、今後はもっと購入先を気にしろ、リサイクル後も監視しろ等。他の項番でも審査では変更するかもしれないです。

④不適合・改善事項の判断基準も変わるんですか?
現在、社内での不適合、改善事項の切り口を勉強させています。
現状は、審査員の独自性が出ている部分が多いですが、今回のISO9001規格改訂に伴って、
判断基準を統一するようにしています。
時間がたつと個人の意見が反映されるかもしれないですが、、、、、、、
現状は統一していくようにしています。

⑤メジャーな不適合、マイナーな不適合は今後増えますか?
ISO9001規格改訂による移行審査の場合は、メジャーな不適合は出さない傾向です。
手順などができているかを重視してみていきます。

上記いかがでしょうか?今後のISO9001規格改訂に伴う移行審査のイメージはできましたか?上記3つの枠組みで分けた審査機関別に、規格改訂に伴う今後の審査傾向を調べてみました。

規格改訂に伴う、審査機関はとても重要です。
上記を見て頂いても審査機関により回答は様々で、規格改訂による審査の負担も変わってきます。今後、ISOをどのように運用されたいです?
審査機関によって、審査は変わってきているのが、現在のISOの傾向です。
審査機関選びをしっかりと自社の方向と合わせていくこともISO規格改訂時は特に必要となってきます。どんな審査機関がありますか?当社は会社の方針として現場重視で審査をしてほしい?等、ご相談にもご回答さえて頂きます。
是非一度弊社にお声掛けしてみませんか?経験様々なISOコンサルタントが御社へお伺いさせて頂きます。

5人の建設会社でISO9001を取得しよう!

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お世話になっております。ISO総合研究所のコンサルタントの栗林です。
いつもご愛読ありがとうございます。本日は「5人の土木建設会社がISO9001を取る」について書きます。唐突に聞きます。「取得目的はなんですか?」

顧客満足の向上、第3者への信頼、入札条件等いろいろ取得目的はある事でしょう。

目的は違えど「負担が増える」事は共通しています。
特に会社の規模が小さければ小さいほど1人にかかる負担は増えると思います。

ISOは取りたくなければとる必要のないライセンスです。
会社法や労働基準法で義務付けられているわけではありません。
取得するかしないかは任意です。

ではどうして多くの企業がISOを取得しようとするのでしょうか?
その理由の約8割が「お客様、取引先、行政から提示される取引条件」という答えが
ほとんどです。

建設業界では、入札を有利に進める条件のひとつとして、ISOが利用されています。
公共事業の仕事を請け負うには、官公庁への入札申請が必要です。
入札は基本的には誰でもできますが、そうなるとどの建設業者を選んだらいいのわかり
にくい。
そこで、入札に参加する建設業者を選別するための新しい指針ができました。

会社の規模や経営状況を客観的に数値化した「経営事項審査」や「総合評価」によって
建設会社をランク付けしたのです。

上位ランクの建設会社ほど、受注交渉は有利に進みます。
ISOを持っているとそれだけで5点、あるいは10点と総合評価が上がるため(都道府県
によって加点のしかたは異なります)導入を決める企業が多いのも納得です。
ISOとはビジネスの世界への入館証を手に入れるようなもの。
ISOそのものが、成果物を生み出すものではありません。

ISOの担当者が、取得運用業務に取られる時間は年間「587時間」と試算されています。
日数にすると72日間くらい(1日8時間換算)。平均にすれば月に6日(土日を計算に
入れれば)。1年間のうち3カ月はISOに関わっていることになります。

仮に工事部を兼務していたなら、3カ月は工事の仕事(本業)ができない計算です。
毎年3カ月分、非生産活動に携わっていると考えることもできます。

しかも、たいていの場合、担当者になった人は、取得運用業務に対して、決してモチ
ベーションは高くありません。

このように、ISO9001を取得することは、ビジネスの幅が広がるといったメリットと、
非生産活動により、時間、労力がかかるといったデメリットもあるのです。

ISO9001:建設業界でありがちな規格改訂失敗事例

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いつもご愛読いただきましてありがとうございます。

ISO総合研究所コンサルタントの中本と申します。

 

 

土木建設業界の法人様必見!

規格改訂(規格改定)に伴い、そろそろ何か手を打たないと何して良いかわからない!

え!そもそも規格改訂されるの?また2008年の時みたいに大変な思い、費用を払って規格改訂をしないといけないの?

そうなのです。約10年に1度は規格改訂されるISO。

土木建設業界の法人様のように、官公庁工事のための入札の加点で必要な、

経営事項審査(経審)の点数を上げたいという会社様にとっては追加で費用と時間を払ってでも対応をしなければならないそんな時期がまたやってきました。

総合評価のためという法人さまも多くございますね。

 

今回は3つのテーマからご説明させて頂こうかと思います。

①実務で使用している書類以外で追加に文書を作成しなければならないの?

②リスク及び機会への取り組みで追加書類は必要なの?

③管理責任者をいやいやながら選んでやらせる必要があるの?

 

 

では、まず①実務で使用している書類以外で追加に文書を作成しなければならないの?についてご説明いたします。

 

 

以前2008年のISO9001改訂作業では、品質マニュアルに付随して「文書管理手順書」、「記録管理手順書」、「内部監査手順書」、「不適合製品の手順書」、「是正、予防処置に対する手順書」等を作らされて、困ってしまったよ。文書の最新版管理も文書が多すぎて管理できなくなってしまった。という声を多くお聞きします。

 

 

これまでのISO9001規格改訂においてもそれほど多くの文書化は求められていませんでしたが、今回のISO9001改訂では、これまで以上に文書化に関する要求が減っています。具体的にはたとえば、事故に対する再発防止策を考える是正プロセスについて、その実施手順の文書化を求めていましたが、ISO9001:2015では「記録こそ残しなさい」と求めるものの手順の文書化までを求めなくなりました。

 

これに伴い、既存の手順書全て即排除という考えは短絡的すぎますが、少なくともやたらに文書化を進める傾向のある企業様に再考を促す貴重な変更であるとも言えます。

 

 

続きまして

②リスク及び機会への取り組みで追加書類は必要なの?

についてご説明いたします。「予防処置」という用語は、規格から消えた。じゃあ、今まで予防処置なしで審査を通してきた予防処置の記録も必要ないけど、また、新たな記録が増えてしまうよ。っと悲痛な叫びを持つ方も少なくはないと思います。

 

 

しかし、リスクと難しい言葉を使っていますが、日常ありふれた業務や組織の中で抱える問題を一つとすればよいのです。

 

例えば、A社は50才以上の団塊世代が会社の60パーセントを占めています。その中で10年後確実に団塊世代が退職した後の会社の運営は組織の大事な課題となります。

それが「リスク」です。考えているよりずっと簡単ですよね?それを計画する事が要求されているのです。

 

 

今後は実状ある記録でどのように代用できるかを検討していく必要はございます。

 

 

最後に

③管理責任者をいやいやながら選んでやらせる必要があるの?

についてご説明いたします。

「管理責任者」建設土木業の皆さんはどんなイメージがありますか?

社長から管理責任者に任命されたら、ISOの責任者として書類作成や管理をしなければならないので、審査前日は徹夜で準備に追われてしまう。っという考えの方もいるのではないでしょうか?

 

 

今回のISO9001規格改訂に伴い、管理責任者の任命という表現はなくなりました。

実務の必要に応じて指名するという内容が含まれており、あくまで管理責任者1人の責任義務が寛容化された形となっている。

 

しかし、管理責任者として本来もっている役割を否定しているものではないので、機能しているならばそのままでもよいこととなっている。

 

 

管理責任者の名称はなくなるが、役割としては今後も残ってはいくので、管理責任者じゃなくなったから何もしなくて良いというわけではないでしょう。

 

 

上記3点を通して、ISO9001規格改訂に伴う大きな変更点についてご説明させていただきましたが、いかがでしょうか?土木建設業の会社様では多くの手順書があり、管理責任者に大きな負担がかかってISOを運用しているという皆様もいるでしょう。

 

 

今回の規格改訂について悪いイメージも持たれているかもしれません。しかし、今回のISO9001規格改訂に伴い、大きなチャンスでもあります。

①文書の要求が減った。

②予防処置で毎回予防なしと回答する必要が無くなった。

③管理責任者として1人で責任を負う必要が無くなった。

 

 

上記3点のように、今回のISO9001規格改訂でスリムにし自社の負担を減らす良い機会でもあります。

 

 

多くの会社様で、2000年版、2008年版での対応のように苦い思いをするのではないかと不安に思われているかもしれませんが、今回を機にISOを実務で運用していくためのチャンスと思って頂ければ、ISO9001の規格改訂も待ち遠しいものとなるかもしれません。

是非、今後対応していく上で規格改訂に伴いどうしたらよいの?っという具体的なご質問があればぜひ弊社に一度ご問合せくださいませ。

弊社ISOのコンサルタントが快くご説明させて頂きます。

ISO9001規格改定:失敗しがちな規格改訂の事例はこれ!!

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いつもご愛読ありがとうございます。
ISO総合研究所コンサルタントの河野です。皆さん、ISO9001が規格改訂しますね。
ISO9001規格改訂の準備は進んでおりますでしょうか?ISO9001担当になられている皆さんは、
また新しい規格を覚えなければいけないのか、
また仕事の時間とは別に時間をとらなければいけないのか、
と頭を悩ませている方が多いのではないでしょうか?そんなISO9001担当の皆さんにISOコンサルタントが考える
「失敗しがちな規格改訂のやり方」を、事例をもとにご紹介したいと思います。
自社に当てはまっていないか、確認してみてください。----------------------------------
【規格改訂 事例①】

とある15名の建設業の会社では2015年度にISO9001の
規格改訂があるということで新しいマニュアルを作ることにしました。
5人体制でチームを組み、仕事終わりに「規格改訂会議」というものを行っていました。
その「規格改訂会議」というものは1週間に2回、2時間ほどで、
新しい規格を読みながらそこであーでもない、こーでもないという議論をして
合計半年間、規格改訂作業を行い、自社で新しいマニュアルを作りました。

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一見、問題がなさそうなこの事例ですが、
私達ISO9001のコンサルタントからしてみれば、
いくつもの無駄が感じられます。

この事例で無駄が感じられるポイントは3つあります。

まず1つ目にコストです。

従業員5名が週に2回2時間ということは、
1回の会議で10時間、1週間では2回行うので
合計20時間分の人件費を消費しているということです。
例えば時給が1000円だとしてもそれだけで20万円です。
ましてやそれが半年間かかるとなると、
莫大な人件費が発生していることになります。

2つ目に従業員の疲弊です。

1日現場に出て、疲れてヘロヘロになった状態での会議をして、
新しい規格を学び、さらにはマニュアルの作成などの
書類作成を行うという作業は従業員に精神的にも肉体的にも
負担を与えることは容易に考えられます。

3つ目に文書精度です。

上記したような限界に近い状態での作業はよい環境とは言いがたいです。
ましてや、見慣れない文言がならんだ規格を理解できていないままだとなおさらです。
新しいマニュアルができたとしても、改訂された規格要求事項のポイントを
おさえていなければ、審査で数多くの不適合を受けてしまい、
その対応にまた時間を取られてしまうということが考えられます。

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【ISO9001規格改訂 事例②】

とある30名の製造業の会社では現状のマニュアルや規程の内容を
これまでのISOの運用の流れから実務よりも過剰に作っておりました。
また今回のISO9001の規格改訂では作り直すことが面倒なことから
ルールはそのままに項番を合わせようと決めました。

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こちらの事例で私達ISO9001のコンサルタントがお伝えしたいのは1つです。
それは「規格改訂はルールの見直しのチャンス」ということです。

これまでISO9001は数回の規格改訂を経てきました。
そして近年では審査の受け取り方も変化し、負担が少なくても認証できるようになっています。
極端な話、2015年版で新しく認証する企業が、
明日審査と言われても取得ができるような時代です。

せっかくシンプルなルールにできるというのに
従来のルールを変えようとしないで、2015年版の対応だと言って、
また従来のルールを2015年版に表現だけ変えてしまっていては、
今後30年、40年と誤った歴史を繰り返し続けてしまう可能性があります。

いっそのこと、ISOを新しく取り直しするくらいでやらないと取り返しのつかないことになってしまい、
ISO9001を認証している意味がないといっても過言ではありません。
よりシンプルに、実態に見合ったものになるように、文書の内容や自分たちだけでなく、
審査機関なども含めて周囲をとりまく環境を見直してはいかがでしょうか?

2つの事例を紹介させていただきましたが、
同じようにすすめようと考えていたISO担当の方は意外と多いのではないでしょうか?

弊社では、お客様の「ISOやPマーク(プライバシーマーク)における社内工数を限りなく0(ゼロ)に近づける」を
ミッションとし、ISO事務局としてサポートさせていただくことで、
現在1350社を超えるお客様をお手伝いさせていただいております。

もちろんそこにはISO9001の規格改訂のサポートもさせていただき、
ありがたいことに毎月40社を超えるお客様と新しくご契約させていただいております。

自社で行うよりも遥かにローコスト、さらに1350社以上のサポート実績による経験値の蓄積が弊社の強みです。

規格改訂をチャンスと捉え、ヒト・モノ・カネ・時間といった自社の経営資源を有効に利用することに
興味がありましたら、一度ご連絡をいただけたらと思います。

ISO14001を取得する際に気をつけたい。実際にあったこんなムダ


いつもご愛読いただきましてありがとうございます。

ISO総合研究所コンサルタントの松口と申します。

 

前回のブログでは「えっ!本当に?ISO9001は明日審査でも取得できる?!」をご紹介させて

頂きましたが、今回は「ISO14001を取得する際に気をつけたい。実際にあったこんなムダ」を

ご紹介させて頂きます。

 

 

今回は3つのテーマからご説明させて頂こうかと思います。

・1つめは自分達で見積もりを取得して審査機関を選定するムダ

・2つめは規格要求事項の本を買って調べるムダ

・3つめはコンサルタントを使うムダ

以上この3つの観点からご説明させて頂こうかと思います。

 

 

まず1つめの自分達で見積もりを取得して審査機関を選定するムダについてです。

ISOの審査機関の選定の一つとしてJAB(日本適合性認定協会)があります。

JAB(日本適合性認定協会)というのは国内で唯一のISO審査機関の認定機関です。

このJAB認定を基準とするとJAB(日本適合性認定協会)認定を受けた審査機関、

JAB(日本適合性認定協会)以外の他国の機関による認定を受けた審査機関があります。

JAB(日本適合性認定協会)以外にも認定機関はあります。

 

 

認定機関は各国に一つずつあり、日本でいえばJAB(日本適合性認定協会)があり、

イギリスにはUKAS(英国認証機関認定審議会)、アメリカにはANAB(米国適合性認定機関)

オランダにはRvA(オランダの認定機関)が存在します。

これらの認定機関が審査機関に対して認定審査を行い、審査を行う能力があると判断されると

認定機関として認定書を授与することができます。

 

 

この審査機関は国内に約50~80社程存在します。

JAB(日本適合性認定協会)認定が約50社、それ以外(他国認定機関)が約30社で規模も審査料金も

サービス内容も様々です。

審査料金は審査工数と呼ばれるもので料金が決められています。

この審査工数に対する1日の単価は審査機関で独自に決めることができます。

 

 

審査機関が国内に約80社もあったらどこを選べばいいかわからないですよね。

約80社から選定している時間も勿体ないですし、どの審査機関が今伸びていて今の時代に合う

審査機関がどこなのかなどわかりませんよね。ここで悩む時間がそもそもムダですよね。

そういったことを踏まえて、今の時代に合う審査機関でなおかつ今伸びている審査機関を私共が

アドバイスさせて頂き、見積もりを取得して、ご提案させて頂きます。

 

 

私共の今までの経験数や他社事例を交えて審査機関を選定させて頂きますので、

良いご提案が出来るかと思います。

 

 

次に2つめの規格要求事項の本を買って調べるムダについてです。

自分で規格要求事項の本を買って勉強する時間のムダ、ISO14001のコンサルタントになるなら話は別です。

規格要求事項の本を読んでいても会社の売上は上がりませんし、仕事の受注は増えません。

考えてみて下さい。では、どうしたら会社の売上が上がったり、仕事の受注が増えたりすると思いますか。

そうです。規格要求事項の本を買って読む時間があるならば本業に力を入れて頂いた方が良いかと思いませんか。

自分でやること、自分でやらないことを整理して決めることも重要かと思います。

適材適所じゃないですが自分でやらないと決めたことをアウトソースすることも必要かと思います。

規格要求事項に記載されていることは実際の業務ではやっていたりしていることがほとんどです。

それであれば実際の業務をしっかりやる方が重要ではないでしょうか。

 

 

ISO14001を取得しようと考えた時に、根本的に安く、早く取得することが第一優先であるかと思います。

自分で規格要求事項の本を買って勉強する時間、調べる時間がムダなので不明点や疑問点があれば

私達コンサルタントに直接お聞き頂ければ調べる時間も短縮されますし、他社事例もお伝えすることができます。

こういった部分で時間をかけること自体がムダではないかと思います。

 

 

あくまですべてがムダというわけではないですが、こういった考え方もあるということだけ知って頂ければと思います。

適材適所でアウトソースする時代になっているということだけ頭の片隅にでも置いといて頂ければ幸いです。

 

 

最後に3つめのコンサルタントを使うムダについてです。

前述でコンサルタントに直接聞くのがいいとお伝えしましたが、ただ教えて貰うだけにお金を払うならムダです。

今の時代インターネットが盛んになってきているので不明点、疑問点はインターネットで検索すれば解決できる

ことがほとんどです。一般的なコンサルタントとは、雛形を持ってきて説明をして自社で全てやっておいてくださいと

いうのがほとんどです。

 

 

では、なぜ当社がお客様が毎月増え続けているかと申しますとこれには理由があります。

事務局のメンバーとしてリソースの足りない部分の提供をしているためお客様が今も毎月増え続けております。

 

 

やはり本業が忙しくてISO作業に手をつけることができないとおっしゃっている企業が多数あります。

そういった企業に私共のサービスはマッチするかと思います。

 

 

では、リソースの足りない部分の提供とは実際どういったことやってくれるのかと興味をお持ちになった

このブログをご覧になって下さったあなた。そう、そこのあなた。

インターネットでISO総合研究所と検索してお問合せしてみて下さい。

弊社Pマーク(プライバシーマーク)・ISOコンサルタントが直接お伺いさせて頂き、実際にご説明をさせて頂きます。


ISO9001:土木建設会社で陥りがちな規格改訂のワナ

安全+第一工事中

 

いつもご愛読いただきましてありがとうございます。

ISO総合研究所コンサルタントの中本と申します。

 

 

土木建設業界の法人様必見!

規格改訂(規格改定)に伴い、そろそろ何か手を打たないといけないが何して良いかわからない!

え!そもそも規格改訂されるの?また2008年の時みたいに大変な思い、費用を払って規格改訂をしないといけないの?

そうなんです。約10年に1度は規格改訂されるISO。土木建設業界の法人様のように、官公庁工事のための入札の加点で必要、経営事項審査(経審)の点数を上げたいという会社様にとっては追加で費用と時間を払ってでも対応をしなければならないそんな時期がまたやってきました。

 

 

今回は3つのテーマからご説明させて頂こうかと思います。

①実務で使用している書類以外で追加に文書を作成しなければならないの?

②リスク及び機会への取り組みで追加書類は必要なの?

③管理責任者をいやいやながら選んでやらせる必要があるの?

 

 

では、まず

①実務で使用している書類以外で追加に文書を作成しなければならないの?

についてご説明いたします。

 

 

以前2008年のISO9001改訂作業では、品質マニュアルに付随して「文書管理手順書」、「記録管理手順書」、「内部監査手順書」、「不適合製品の手順書」、「是正、予防処置に対する手順書」等を作らされて、困ってしまったよ。文書の最新版管理も文書が多すぎて管理できなくなってしまった。という声を多くお聞きします。

 

 

これまでのISO9001規格改訂においてもそれほど多くの文書化は求められていませんでしたが、今回のISO9001改訂では、これまで以上に文書化に関する要求が減っています。具体的にはたとえば、事故に対する再発防止策を考える是正プロセスについて、その実施手順の文書化を求めていましたが、ISO9001:2015では「記録こそ残しなさい」と求めるものの手順の文書化までを求めなくなりました。

 

これに伴い、既存の手順書全て即排除という考えは短絡的すぎますが、少なくともやたらに文書化を進める傾向のある企業様に再考を促す貴重な変更であるとも言えます。

 

 

続きまして

②リスク及び機会への取り組みで追加書類は必要なの?

についてご説明いたします。「予防処置」という用語は、規格から消えた。じゃあ、今まで予防処置なしで審査を通してきた予防処置の記録も必要ないけど、また、新たな記録が増えてしまうよ。っと悲痛な叫びを持つ方も少なくはないと思います。

 

 

しかし、リスクと難しい言葉を使っていますが、日常ありふれた業務や組織の中で抱える問題を一つとすればよいのです。

 

例えば、A社は50才以上の団塊世代が会社の60パーセントを占めています。その中で10年後確実に団塊世代が退職した後の会社の運営は組織の大事な課題となります。

それが「リスク」です。考えているよりずっと簡単ですよね?それを計画する事が要求されているのです。

 

 

今後は実状ある記録でどのように代用できるかを検討していく必要はございます。

 

 

最後に

③管理責任者をいやいやながら選んでやらせる必要があるの?

についてご説明いたします。

「管理責任者」建設土木業の皆さんはどんなイメージがありますか?

社長から管理責任者に任命されたら、ISOの責任者として書類作成や管理をしなければならないので、審査前日は徹夜で準備に追われてしまう。っという考えの方もいるのではないでしょうか?

 

 

今回のISO9001規格改訂に伴い、管理責任者の任命という表現はなくなりました。

実務の必要に応じて指名するという内容が含まれており、あくまで管理責任者1人の責任義務が寛容化された形となっている。

 

しかし、管理責任者として本来もっている役割を否定しているものではないので、機能しているならばそのままでもよいこととなっている。

 

 

管理責任者の名称はなくなるが、役割としては今後も残ってはいくので、管理責任者じゃなくなったから何もしなくて良いというわけではないでしょう。

 

 

上記3点を通して、ISO9001規格改訂に伴う大きな変更点についてご説明させていただきましたが、いかがでしょうか?土木建設業の会社様では多くの手順書があり、管理責任者に大きな負担がかかってISOを運用しているという皆様もいるでしょう。

 

 

今回の規格改訂について悪いイメージも持たれているかもしれません。しかし、今回のISO9001規格改訂に伴い、大きなチャンスでもあります。

①文書の要求が減った。

②予防処置で毎回予防なしと回答する必要が無くなった。

③管理責任者として1人で責任を負う必要が無くなった。

 

 

上記3点のように、今回のISO9001規格改訂でスリムにし自社の負担を減らす良い機会でもあります。

 

 

多くの会社様で、2000年版、2008年版での対応のように苦い思いをするのではないかと不安に思われているかもしれませんが、今回を機にISOを実務で運用していくためのチャンスと思って頂ければ、ISO9001の規格改訂も待ち遠しいものとなるかもしれません。

是非、今後対応していく上で規格改訂に伴いどうしたらよいの?っという具体的なご質問があればぜひ弊社に一度ご問合せくださいませ。

弊社コンサルタントが快くご説明させて頂きます。

ISO9001取得:3つの事例(都市伝説風味)

 


 

いつもご愛読ありがとうございます。

ISO(アイエスオー)総合研究所コンサルタントの結石です。

 

お客様のお話をお伺いしていると、ISO9001(アイエスオー)の取得にかかる

費用、期間、工数のイメージがとてもハードルが高くなっていると感じました。

そこで「え!?そんなので本当にとれるの?」とお問い合わせいただいたお客様も

仰天したISO9001(アイエスオー9001)の3つの具体的な取得事例をご紹介します!

 

 

 

これを見ればあなたもISO(アイエスオー)のハードルが低くなります。

信じるか信じないかはあなた次第です。

はい、どこかで聞いたフレーズですね。都市伝説のハローバイバイ関です。

でもこれは都市伝説ではございません。事実なのです。

 


 

 

 

 

これは、ISO(アイエスオー)を取得するには先ず、経営層、営業、製造、設計、総務等の

各セクションから数人プロジェクトメンバーを選出して、キックオフをしてからでないと

取得できないという都市伝説だ。では、解説していこう。

 

 

プラスチック製品開発設計・製造販売をしている70名程度のA社様からお問い合わせが

ありました。お話をお伺いしていると、前職でもISO(アイエスオー)を取得しており、

その当時、アドバイスをもらっていたコンサルタントが先ずはキックオフを開催して、

 

全従業員を巻き込んでいかないと取得できませんと言われたようです。そのイメージが

根強く残っており、ISO9001(アイエスオー9001)がとてもハードルの高いものになっていました。

 

ISO(アイエスオー)の取り組み方や考え方はここ2,3年で大きく変化しました。

昔のように品質保証を重視して、作成した記録を保証する記録をISO用(アイエスオー用)に2重で作成し、なんでも手順書を作成していました。

 

 

今は、ISO(アイエスオー)の活動の負担が大きすぎて、本来業務にまで支障が出てしまいISO(アイエスオー)活動が

本末転倒になっている状況を打破すべく、審査機関の考え方も実務で運用しているルールや記録を活用して、

ISO9001(アイエスオー9001)を取得することを推奨しています。

 

 

 

つまり、70名の企業から営業部、品質保証部、製造部、設計部、管理部から

4人ずつ選定して20名をプロジェクトメンバーに任命してキックオフを開催する必要はありません。

ISO総研や審査機関との窓口をして頂く方を1人選出して頂くだけで取得できます。

 

 

A社で普段から運用しているルールや記録だけで、十分にISO9001(アイエスオー9001)の基準を

満たしており取得できてしまいます。こちらをA社様に伝えたら、すぐに発注して頂くことになりました。

 

 

 

これはISO総研での実際の事例です。しかし、ご経験されていない以上、ハローバイバイ

関の言葉を借りるならこの話は「信じるか信じないかはあなた次第」ということなのだろう。

 

 


 

 

 

 

これはISO9001(アイエスオー9001)の新規取得をするためには、本来業務と兼業しながら進めるしかないという都市伝説だ。では、解説していこう。

 

 

 

印刷機械類の製造・販売をしている50名程度のB社様からお問い合わせがありました。

お話をお伺いしていると、顧客要求でISO9001(アイエスオー9001)を取得する必要性が

あるとのことです。

 

 

ご担当者様は上層部からプロジェクトを動かすように指示がありましたが、

本来、品質保証部にて、新たな新開発した製品の製品検査の対応にも追われており、

とてもじゃないけど、ISO9001(アイエスオー9001)のプロジェクトまで手が回らないといった感じでした。

 

 

 

 

ISO総研が主導になって、業務内容のヒアリングを行い、普段の実務で活用しているルールや

記録を活用して、ISO9001(アイエスオー9001)のマネジメントシステムを構築できる。

つまり、明日、審査だとしてもすでに審査を受講できる状態ですとお伝えしました。

こちらもB社様に伝えたら、すぐに発注して頂くことになりました。

 

 

 

これもISO総研での実際の事例です。

しかし、ご経験されていない以上、

やはり、ハローバイバイの関の言葉を借りるならこの話は「信じるか信じないかはあなた次第」ということなのだろう。

 

 


 

 

 

 

ISO9001(アイエスオー9001)の新規取得は1年単位の長期プロジェクトで動かさないと取得できないという都市伝説だ。では、解説していこう。

 

 

システム会社で受託開発をしている20名程度のC社様からお問い合わせがありました。

お話をお伺いしていると、顧客要求でISO9001(アイエスオー9001)を取得する必要がり、

イメージではプロジェクトを動かすために来年1月から準備して、来年の3月から動くつもりだったようです。取得は1年間かけて取得までもっていこうとされていました。

 

それに対して、ISO総研が主導になって、業務内容のヒアリングを行い、

普段の実務で活用しているルールや記録を活用して、

ISO9001(アイエスオー9001)のマネジメントシステムを構築できる。

 

そうすれば、来年の3月には取得して、認証書も届きますとお伝えしました。

取得の期間についてギャップをお伝えしたら、C社様もすぐに発注して頂くことになりました。

 

 

これも、しつこいですがISO総研での実際の事例です。

しかし、ご経験されていない以上、やはり、ハローバイバイの関の言葉を借りるならこの話は「信じるか信じないかはあなた次第」なのですが、ぜひ、経験してください。

 

ISO総合研究所であれば、工数ゼロでISO9001(アイエスオー9001)の新規取得のお手伝いをいたします。