ISO9001の規格改定(規格改訂)する際に抑えておきたい7のこと

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いつもご愛読いただきありがとうございます。

ISO総合研究所コンサルタントの野瀬です。

 

本日はISO9001(アイエスオー9001)の規格改定についてお話させて頂きます。

 

2015年9月に国際規格のISO9001(アイエスオー9001)が改訂され、11月に日本語訳されたものが発行されました。今回のISO9001(アイエスオー9001)の規格改定は2008年に改訂されて以来約7年ぶりです。同時に改訂されたISO14001(アイエスオー14001)は2004年に改訂されて以来なんと約11年ぶりの規格改定になっています。

そこで今回はISO9001(アイエスオー9001)の規格改定する際に抑えておきたい7つのことをまとめてみました。

 

①規格改定の為にどのぐらい費用が必要になるのか?

当社で独自にアンケートを実施した結果、20万円~40万円の費用をかけると回答した企業が多くなっています。自社でISO9001(アイエスオー9001)の規格改定の作業を進めるために勉強会やセミナーに参加する企業が多いみたいですね。

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②いつまでに改訂すればいい?

実はISO9001(アイエスオー9001)の規格が改訂されたから次の審査には即新しい内容で審査を受けなければいけないなんてことはないんです。ISO9001(アイエスオー9001)の改訂内容が広範囲で、仕組みの基本的改訂部分もある為、移行スケジュールには2年の猶予期間が与えられているんです。

 

③文書化の要求がなくなった!?

ISO9001(アイエスオー9001)が2015年版の規格になって大きく変わることといえば、品質マニュアルの作成、管理責任者の設置が必須ではなくなったことです。代わりに「文書化された情報」を保持するという新しい要求がでてきました。

品質マニュアルの作成は必須ではなくなりましたが、マニュアルや手順書を活用した方が運用しやすいのであれば、今後も活用した方が良いようです。しかし、今までの文書の量や作業量が多くて困っているということなら、ISO9001(アイエスオー9001)の仕組みを合理化してシンプルな運用に変えていく良い機会になってくるかもしれません。

 

④新規格の勉強はしないといけない!?

新規格の勉強をするのは時間がかかってしまうのでムダにしかなりません。2008年版と変わったところだけ最低限把握できていれば問題ないです。また、ISO9001(アイエスオー9001)の運用をアウトソースすることに消極的な会社が多いですが、自社で勉強してISO9001(アイエスオー9001)を運用してしまうとムダな仕組みを作ってしまうことにもなりかねません。何よりも時間とお金が一番ムダにかかってしまいます。

ISO9001(アイエスオー9001)のことに時間とお金を必要以上にかけてしまうことはムダでしかないので、ISO9001(アイエスオー9001)のことはプロに任せて本業に集中できる環境をつくりましょう。その方が規格に合ったルールを最低限必要なシンプルなものにできて、運用が楽になりますよ。

 

⑤規格改定の前に整理していますか?

規格改定に当たって今ある品質マニュアルや手順書を見直ししなければいけません。新しい品質マニュアル、手順書に変える前に、いらない・ムダなルールの見直しをやっていますか?

まずは今あるルールを整理することから始めましょう。整理とは「いる物といらない物を明確にし、最少必要限度までいらない物・使わない物をとにかく捨てる」ことです。次にルールを整頓してください。整頓とは「必要な物を必要な時に、すぐ使える状態に保てるようにする」ことです。

このように最低限のものにしてから改訂すれば品質マニュアルだけを修正すれば規格改定の対応ができます。

 

⑥改訂のタイミングで審査機関を移転する!

初めてISO9001(アイエスオー9001)を取得した時から審査機関を移転しましたか?今までは特に理由がなければ審査機関を移転するタイミングは無かったと思います。今回のISO9001(アイエスオー9001)規格改定は審査機関を移転する良いタイミングになると思います。

ISO9001(アイエスオー9001)の古い時代に活躍していた審査機関を使うのは時代に合わなくなってきています。当社で紹介している審査機関等、現在では実務に合わせて重箱の隅をつつくような審査をしない審査機関が増えてきています。

もしご興味がありましたら、ISO総合研究所コンサルタントの残田までご連絡ください。審査費用の価格交渉までやりますよ!

 

⑦マニュアルサンプルを手に入れよう!

ISO9001(アイエスオー9001)の規格改定を進めるにあたって、まずはマニュアルの完成形のサンプルを手に入れましょう。マニュアルの完成形のサンプルがあるだけでも規格改定の作業が効率よく進みますよ。

他社でISO9001(アイエスオー9001)を取得している企業があれば、改定後の品質マニュアルを参考にさせてもらうことをオススメします。当社からでよければISO9001:2015(アイエスオー9001:2015)に対応した品質マニュアルのサンプルをお配りしていますよ。是非一度お問い合わせください。

 

規格改定をどうすれば良いかわからない、新規取得したいけど何から手を付ければ良いかわからないといったことがあれば、是非一度ISO総合研究所のコンサルタントにお問い合わせください。

ISO9001:2015年度規格改訂8.3.3項「設計・開発のインプット」規格解釈

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いつもご愛読いただきありがとうございます。
ISO総合研究所コンサルタントの残田です。今回はISO9001(アイエスオー9001):2015の8.3.3項「設計・開発のインプット」について書いていきたいと思います。まず、JISQ9001(ジスキュー9001):2015に何と書いてあるか確認してみましょう。

8.3.3 設計・開発へのインプット
組織は、設計・開発する特定の種類の製品及びサービスに不可欠な要求事項を明確にしなければならない。組織は次の事項を考慮しなければならない。
a)機能及びパフォーマンスに関する要求事項
b)以前の類似の設計・開発から得られた情報
c)法令・規制要求事項
d)組織が実施することをコミットメントしている、標準又は規範
e)製品及びサービスの性質に起因する失敗により起こり得る結果

インプットは、設計・開発の目的に対して適切で、漏れがなく、曖昧でないものでなければならない。設計・開発へのインプット間の相反は、解決しなければならない。
組織は、設計・開発へのインプットに関する文書化した情報を保持しなければならない。

ISO9001(アイエスオー9001):2008の「7.3.2 設計・開発へのインプット」に該当します。ISO9001(アイエスオー9001):2008では下記のように記載されています。

7.3.2 設計・開発へのインプット
製品要求事項に関連するインプットを明確にし、記録を維持しなければならない(4.2.4参照)。インプットには、次の事項を含めなければならない。
a)機能及び性能に関する要求事項
b)適用される法令・規制要求事項
c)適用可能な場合には、以前の類似した設計から得られた情報
d)設計・開発に不可欠なその他の要求事項
製品要求事項に関連するインプットについては、その適切性をレビューしなければならない。要求事項は漏れがなく、あいまい(曖昧)でなく、相反することがあってはならない。

ISO9001(アイエスオー9001):2008の「7.3.2 設計・開発へのインプット」とISO9001(アイエスオー9001):2015の8.3.3項「設計・開発のインプット」では大きく変更になった点はありません。

ISO9001(アイエスオー9001):2008では、
>製品要求事項に関連するインプットを明確にし、記録を維持しなければならない(4.2.4参照)。
とあり、記録を残さなければいけないことが明記されていました。

ISO9001(アイエスオー9001):2015では、
>組織は、設計・開発へのインプットに関する文書化した情報を保持しなければならない。
となっており、言い回しが変わっただけで記録要求が残っています。

ちなみに、「文書化した情報を維持しなければならない。」と「文書化した情報を保持しなければならない。」といった二つの言い方がISO9001(アイエスオー9001):2015にはでてきます。

「文書化した情報を維持」=文書
「文書化した情報を保持」=記録

となります。

では次に、「設計・開発」の用語の定義を確認していきましょう。

要求事項を、製品、プロセス又はシステムの、規定された特性又は仕様書に変換する一連のプロセス。

ISO9001(アイエスオー9001):2008では自社で図面や仕様書を作成するときに該当していましたが、ISO9001(アイエスオー9001):2015では要求事項をより詳細な要求に変えることといった意味で「設計・開発」が使用されています。そのため、要求事項をかみ砕いて分かりやすくすることを設計と呼ぶようになるので、途中の工程も設計となるかもしれません。

それでは、「8.3.3 設計・開発へのインプット」の内容を確認していきたいと思います。「設計・開発へのインプット」とは、設計・開発を行う上で必要な情報のことです。次の5つの事項を考慮したものである必要があります。

a)機能及びパフォーマンスに関する要求事項
b)以前の類似の設計・開発から得られた情報
c)法令・規制要求事項
d)組織が実施することをコミットメントしている、標準又は規範
e)製品及びサービスの性質に起因する失敗により起こり得る結果

これらの情報は適切であるか、漏れはないか、曖昧な点はないかを確認することが要求されています。また、これら5つの事項の間に矛盾があれば解決しておく必要があります。

最初にしっかりと情報を把握しておくことが大切です。ここが間違っていると、その後の工程ばかりでなく、そもそもの製品やサービスに影響を及ぼす可能性もあります。

「8.3.3 設計・開発へのインプット」では記録を残しておく必要があります。業種ごとにいくつか例を挙げたいと思います。

製造業では、「仕様書」「製作図面」等、お客様からの要求や打ち合わせした内容を記録したものが該当します。

建設業では「仕様書」「建築基準法」「打ち合わせ議事録」等、お客様からの要求や守るべき法令が該当します。

システム開発では「仕様書」「テスト計画書」等が該当します。

このように、記録を残す必要はありますが、ISOを始める前から通常業務で使用していたもので「8.3.3 設計・開発へのインプット」の要求事項を満たすことができます。その他の項番でもISOの為に作成しないといけない記録はほとんどなく、本業で使用しているもので要求事項を満たすことができます。

本業で使用している書類がISO9001(アイエスオー9001):2015のどこに該当するか確認していくことが一番シンプルにISO9001(アイエスオー9001):2015を運用するポイントだと思います。

ISOを新規で取得したい、ISOの仕組みが重たくなって困っているといった方がいましたら、ぜひ一度、ISO総合研究所までお問い合わせください。

ISO9001 2015年度版のリスク及び機会への取組みって何をしたらいいの?

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ISO総合研究所 コンサルタントの鈴木です。
いつもご愛読いただきありがとうございます。今回は「ISO9001 2015年度版のリスク及び機会への取組みって何をしたらいいの?」についてご紹介致します。ますは今回のJISQ9001:2015のリスクについて該当する要求事項を見てみましょう。

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6.1.1 品質マネジメントシステムの計画を策定するときには,組織は,4.1項で示された課題、および4.2項で求められた要求事項を考慮し,かつ、次の事項のために取り組むために必要なリスクおよび機会を明らかにしなければならない。
a) 品質マネジメントシステムがその意図した結果を達成できるという確信を与える。
b) 望ましい影響を増大する。
c) 望ましくない影響を防止又は軽減する。
d) 改善を達成する。

6.1.2 組織は,次の事柄を計画しなければならない。
a) 上記によって決定したリスク及び機会への取組み
b) 次の事項を行う方法
1) その取り組みの品質マネジメントシステムプロセスへの統合及び実施
2) その取り組みの有効性を評価

リスク及び機会への取り組みは,製品およびサービスの適合性への潜在的な影響と見あったものでなければならない。

注記1 リスクへの取組みの選択肢には,リスクを回避すること,ある機会を追求するためにそのリスクを取ること,リスク源を除去すること,発生可能性もしくはその影響結果を変更すること、リスクを共同負担する,あるいは情報に基づいた意思決定によってリスクを保持することが含ま得る。

注記2 機会は,新たな慣行を採用,新製品を発売,新規市場を開拓,新たな顧客への取組み,パートナーシップを構築,新たな技術の使用,及び、組織のニーズ又は顧客のニーズに取り組むためのその他の望ましくかつ実行可能な可能性につながり得る。
────────────────────────

となっております。

そもそも、リスクとは何かというお話ですね。

リスクとは不確かさの影響です。
・影響とは、期待されていることから、好ましい方向又は好ましくない方向に向かい乖離することです。
・不確かさとは、事象、その結果又はその起こりやすさに関する、情報、理かい又は知識に、たとえ部分的にでも不備がある状態です。
・リスクは、起こり得る事象及び結果との組み合わせとして表現されることが多いです。
・リスクは、ある事象(その周辺状況の変化を含む。)の結果とその発生のおこりやすさとの組み合わせとして表現されることが多いです。

新たに追加要求となった「リスク及び機会に対応するための処置」にて、リスク(不確かさの影響)と機会(何かをする良い時期)に対応する処置を決めた計画を立てておけと要求しています。

よく見ると、文書化した情報の記載がないので、ここに文書・記録の要求はないので、審査レベルで言えば、リスク機会の対応する処置の計画は、口頭で話せればよいということになります。

より細かく言えば審査では4.1 組織及びその状況の理解、4.2 利害関係者のニーズ及び期待の理解に関する情報を元に、何が取り組むべき「リスク及び機会」として決定されたか、決定された「リスク及び機会」への取組計画、取組みの有効性評価方法、リスク及び機会に対する監視結果等を審査全般で検証されることになります。

ISO9001の2015年改訂における主要な変更点の一つは、“予防”を品質マネジメントシステムの個別の構成要素として扱うのではなく、リスクを考慮するための体系的なアプローチを確立したということです。

リスクは、品質マネジメントシステムのあらゆる側面に本来備わっているものです。
リスクに基づく考え方は、日常生活の中で私たちが自然と行っていることが多いです。

ISO 9001 のこれまでの旧規格版では、予防処置は独立した項目でありました。
しかし、リスクに基づく考え方をとることによって、リスクへの考慮は不可分なものとなります。
これにより、早期の特定及び取組み(予防含む)を通して、望ましくない影響を予防又は削減する上で、後追いではなく、先取り(予防含む)をするようになります。
つまりマネジメントシステムがリスクに基づいたもので作れると、予防処置がそこに備わるようになります。

・企業が行うべき内容

1.リスクへの取組みを計画する。
└まずはどうのようなところで、どのようなリスクがあるか洗出し、どうすればそのリスクを回避又は排除できるか、 どうすればリスクを緩和できるか計画を立てる。すべてのリスクを回避できるわけではないので、優先順位を決めて削除できるものから削除する。受容するものは受容すると決める。

2.計画通りに実施する、取組みを行う。

3.取組みの結果の有効性を確認する。

4.有効性の確認から学習し、改善する。

上記の手順で運用を実施していけばいいのです。
つまりはどのマネジメントシステムにも共通するPDCAサイクルですね。

ISO9001新規取得、規格改定等においてお困りの企業様がいらっしゃいましたら、当社までご連絡ください。
プロのコンサルタントとして、ISO9001の新規取得、規格改定のお悩みを解決させていただきたいと思います。

ISO14001の目標って紙ごみ電気の削減じゃないとダメなの?

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いつもご愛読いただきましてありがとうございます。
ISO総合研究所コンサルタントの松口と申します。前回のブログでは
ISO14001を取得する際に気をつけたい。実際にあったこんなムダ」をご紹介させて頂きましたが、今回は「ISO14001の目標って紙ごみ電気の削減じゃないとダメなの?」をご紹介させて頂きます。

まず始めにISO14001(アイエスオー14001)の
規格要求事項4.3.3 目的、目標及び実施計画では、

「組織は、組織内の関連する部門及び階層で、文書化された環境目的及び目標を設定し、
維持すること。目的及び目標は、実施できる場合には測定可能であること。
そして、汚染の予防、適用可能な法的要求事項及び組織が同意するその他の要求事項の
順守並びに継続的改善に関するコミットメントを含めて、環境方針に整合していること。
その目的及び目標を設定しレビューするにあたって、組織は、法的要求事項及び組織が同意するその他の要求事項並びに
著しい環境側面を考慮に入れること。また、技術上の選択肢、財務上運用上及び事業上の要求事項、並びに利害関係者の見解も考量すること。
組織は、その目的及び目標を達成するための実施計画を策定し、実施し、維持すること。
実施計画は次の事項を含むこと。

a)組織の関連する部門及び階層における、目的及び目標を達成するための責任の明示
b)目的及び目標達成のための手段及び日程」

と記載されています。

ISO14001(アイエスオー14001)では、環境保護のために何らかの活動を行なうことが求められています。
自社で環境のために良いと決めたこと行動を、環境目標として設定することが多いですが、
紙をムダにしない、電気をムダにしない、ゴミの削減を目標とするケースが多々あります。

昔からISO14001取得している企業ですと、特に紙ごみ電気の削減を目標としている企業が多いのではないでしょうか。
ただ、この目標に関しては一番最初の取り組みとしては紙ごみ電気の削減の目標で削減はできるかもしれせんが、
一度削減をしてしまってからは紙の使用量、電気の使用量、ゴミの削減を減らすことは難しくはないでしょうか。

ISO14001(アイエスオー14001)を取得しているお客様に訪問した際に、よく相談されることがあります。
昔から紙ごみ電気の削減目標で実施しているのですが、もうこれ以上削減するのは難しいですと相談されたことがあります。
担当者さんは頭を抱えて悩まれておりました。

確かにそうですよね。削減できるところまで削減してしまったらそれ以上やることはもう無理ですよね。

確かにこういった活動も大事なことだとは思いますが、本当に紙ごみ電気の削減をすることが
会社としての目標なのでしょうか。

本当にこの紙ごみ電気の削減が会社としての目標であるならば、正直、働かないのが一番ではないでしょうか。
けど、働かないのが一番となると会社は潰れてしまいますよね。

では環境ってどんな目標を設定すべきなのでしょうか。
環境側面の洗い出しで評価の結果、著しい環境側面に登録されたものすべてを
目標に設定して管理している企業様がほとんどです。

間違ってはいないのですが、それだと自社で管理できる範囲を超えてしまい、
自分達で自分の首を絞め、運用が回らなくなってしまっている企業様の姿を良く見ます。

もう一度業務の流れを見直し、自社として環境に影響を与えていることや
環境影響にプラスになることがないか探してみることが大切です。

例えば、製造業の場合ですとどんな環境目標にするのがいいかと思いますか。
自社製品やサービスが市場にでることによって、環境影響にプラスになることがあれば
自社製品の販売数を増やすことが自社での環境目標となりますよね。

自社の製品やサービスが市場に普及すると、環境保全につながるというメリットがあります。
売れば売るほど環境によいことをしていると言えます。そうしたら売上目標=環境目標となりますよね。
不適合製品の削減や仕掛品の発生の削減も環境としても目標になりますよね。

不適合製品や仕掛品が発生するということは、機械の稼働や廃棄物が増えるということになり、
電気の使用量やゴミが増えますよね。クレームゼロや仕掛品の発生ゼロという環境目標でもいけますよね。

アドバイスすると自社で管理できるもの、管理したいものは何か?
これを先に考えることが大切です。

環境側面の抽出での課題だしの発想を逆にしてみてください。

環境側面の洗い出しで抽出された著しい環境側面になる課題をすべて改善活動とするのではなく、
自社で管理できる課題、管理したい課題を先ず検討し、
それを環境側面の洗い出しで課題になるように特定することがポイントです。

ISO14001(アイエスオー14001)を取得しているだいたいのお客様が同じような悩みを抱えているので
是非、ISO総合研究所を事務局として迎えて頂いて一緒に目標等を検討していきましょう。

もちろんISO14001を新規取得しようとお考えの皆様もお手伝いをさせて頂きますので、
ISO総合研究所にご連絡を頂ければと思います。

ISO(アイエスオー)の内部監査と是正処置について

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ISO総合研究所 コンサルタントの前田です。
いつもお読みいただきありがとうございます。

さて、今回はISO(アイエスオー)の内部監査の原則について、
お話していこうと思います。

ISO(アイエスオー)の内部監査はPDCAのCであるチェックの機能です。
チェックということは、必ず二つのものを比べることになります。
ISO(アイエスオー)の内部監査の場合は、監査基準と客観的証拠を比べることになります。

監査基準とは、決められたルールや文書化されたルールです。
ルールは基本的に4つの要求事項からなります。
ISO9001、ISお14001などの規格要求事項、消防法や廃掃法などの法的要求事項、
品質・コスト・納期などのお客様要求事項、社長がいったことや決めたことなどの社内要求事項、
こういったものから社内のルールが決まっているはずです。

客観的証拠とは第三者が見ても後で再現できるような、証拠、エビデンスのことです。
多くの場合は3現(現実、現物、現場)で確認します。
ISO(アイエスオー)内部監査員の一番の仕事は監査基準に対する客観的証拠集めと言えます。
これができればISO(アイエスオー)内部監査員の仕事の8割はできています。
客観的証拠が集められたら、次に適合・不適合の評価をします。

適合とは監査基準に対して、監査基準をきちんと行えている、守られている状態です。
反対に不適合とは監査基準に対して、監査基準を行えていない、守られていない状態です。
適合の場合はわかりやすく、監査基準に対して適合している客観的証拠があれば適合と評価できます。
間違いやすいのが不適合の場合です。不適合の場合は、不適合である客観的証拠が必要となります。
監査基準に対して、確認ができないことは不適合ではなく、確認できないという事実でしかなく、評価できないということになります。
今手元に○○がありません、というものは確認ができないので、不適合ではなく確認ができないということになります。

是正処置は、内部監査で見つけた不適合や実務上で出た不適合に対して行います。
是正処置は再発防止といい、二度と同じ不適合が起きないようにすることです。
そのため明確に分けないといけないのが、処置と是正処置は違うということです。
処置は起きた不適合に対して、とりあえずおさめるためにすること、是正処置は前述したとおり、
二度と再発しないように手を打つことです。

またここでよく間違えるのは、不適合はすべて是正処置しないといけないと思っていることが多いです。
不適合はすべて是正処置をする必要があるわけではなく、是正処置が必要かどうかの評価が必要です。
実際のところ不適合には程度はなく、エアコンは28度以上というルールで27度設定だと、
呼び方は不適合になります。監査基準を守られていないわけです。

ではエアコンの設定温度が今後28度以上になるように是正を・・・となるかどうかです。
そして、是正処置が必要かどうかの評価を終えて、是正処置が必要だということになれば、
次に行うのは原因追究です。

よく言うのはなぜなぜ5回というように、なぜを5回繰り返すなどして
真の原因を抑える必要があります。

ほかには4Mというような、

MAN(人)、
MACHINE(設備、機会)、
METHOD(手順、方法)、
MATERIAL(材料)

の切り口で原因を掘り下げるのもの良いです。

そうして真の原因をつきとめたら、是正処置を行うことになります。

是正処置を行う場合には、つきとめた真の原因をつぶせるような状態にならないといけません。
この時に陥りがちなのが、100点の答えさがしをしてしまうことです。

再発防止なので100点にしていく必要がありますが、つきとめた真の原因が合っているかもわからないし、
手を打とうとしている是正処置もあくまで仮説をもとにやるものなので、
現段階での正しさはわからないわけです。

したがって効果があるように考えながらも考えすぎないようにしたほうがよいです。
それよりも次の有効性レビューをきちんとしていくほうがよいでしょう。

有効性レビューでは、取った是正処置によって再発防止できているかどうかを評価することです。
多くの場合は是正処置に時間をかけるもののそこで満足して有効性レビューがきちんとされていないことがあります。
有効性レビューは是正処置をとった際にいつ行う予定なのかをしっかり決めておくと良いかと思います。

以下、まとめ

内部監査とは
 └監査基準と客観的証拠を比べる
 └適合不適合を評価する

 監査基準とは
  └4つの要求事項とは
    └規格要求事項
    └法的要求事項
    └お客様要求事項
    └社内要求事項

 客観的証拠とは
  └3現で確認できるようなエビデンス

適合・不適合評価とは
 └適合の場合は適合だということが確認できるもの
 └不適合の場合も不適合ということが確認できるものが必要
 └確認できない、は不適合にはならない

是正処置とは
└再発防止
└処置と是正処置はべつもの
└不適合の原因を追究する

原因追究とは
 └なぜなぜ5回
 └4M
└MAN(人)
└MACHINE(設備、機会)
└METHOD(手順、方法)
└MATERIAL(材料)

有効性レビュー
 └再発していないかの評価
 └いつやるかの時期を決める

ISO14001取得:環境側面をもっと簡素化するには?

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お世話になっております。ISO総合研究所コンサルタントの藤川です。
いつもご愛読ありがとうございます。
今回はISO14001の目的・環境側面の簡素化についてお話していきたいと思います。環境側面は聞き慣れない用語ですよね。
原語はenvironmental aspectであるが、英語を母国語とする英米人でもピンとこない、
という人がいます。分かりやすい日本語でいえば「環境に影響しうる要因」だそうです。

環境側面は「環境と相互に影響しうる」とか「著しい環境影響をもつか又はもちうる」とあるように、
可能性を潜在させているものも含めて考える必要があります。

たとえば環境保全設備が正常に作動しているために、そこに環境側面がありうることに
気付きにくいことがありますが、その設備の異常(故障)によって環境影響が出てくる場合は、
環境側面として捉える必要があります。

上記に記載しているように、ISO14001規格には、難しい言葉が多いのですが、
この「環境側面」ほど、日本語として意味の判りにくいものはないと思います。

ある会社の社長さんなんかは、机の側面をたたいて、
「側面て、ココのことかと思ったよ」と言って笑ってました。

しかも、PDCA(計画-実行-チェック-見直し)サイクルの、「4.3計画」の冒頭部分に出てくるので、
この言葉の意味を理解しないと、前に進めないし、重要なものでもあります。

「問題解決」の手法として、要因分析というやり方がありますが、
ISO14001規格でも、この手法を取り入れています。

ISO14001規格の本筋は、いわゆる「目標管理手法」であり、「企業の仕事の環境への影響」を調べて、
著しい影響を与えることを、どうするかを、「計画」を立てて「実行」して行くものです。

その、「企業の仕事の環境への影響の要因」のことを「環境側面」と言います。

規格では、環境目的(目標)を決める前提として、「環境への影響の要因」をあげて(特定)、
評価して「著しい環境影響をもつものを決定しなさい」ということになっています。

いろんな企業へ行くと、「著しい環境側面」や、あるいは「目的・目標」は、
すばらしいものが出ているのに、それを選んだ過程や、元の環境側面(要因)が
抜けている場合があります。

たぶん、仕事を熟知した経営者や環境管理責任者が、頭の中で「環境側面」を吟味して、
「著しいもの」を選び出しているという、東洋的な発想ですが、ISO14001規格では、
これはダメということです。

要因を全部あげて、(紙に書き)それを評価、整理するという規格の手法に即していないからです。

・・・どうでしょう?

ここまで書いていくと、環境影響に関することってもしかして
「紙ごみ電気を使わない」→「出さない環境にする」→「会社を辞める」になりませんか?(笑)

ある審査員とお会いした際に、建設会社での環境側面や目標ってどんな事例があるんですか?
と聞きました。

「うーん。最初のうちは紙ごみ電気の削減かな。」

「長くやってくるとそれが辛くなって逆に業務に支障を来たりしてるけどね(笑)」

どうでしょうか?身に覚えがありませんか?

僕もよく紙ごみ電気削減を目標にしているお客様先にお伺いした事があります。
そこのお客様は「会社内での電気の削減」を目標として、

「始業時間の5分前までは電気をつけない。お昼休憩前の11:50までに電気を消す。
その間13時までは電気をつけない。18:00からは残業だとしても電気をつけない。」

という活動をされてました。凄い目標ですね。

「環境側面を洗い出すまではいいんですよ。ただね、そこからが難しい。
どうやって具体的な活動にするのかがさっぱりです。
だからずるずる初期の活動を続けに続けてとうとう業務時間内にまで
電気の節約が押し寄せてきましたよ。」

とおっしゃっていました。

その際に、お客様にプラス(有益)の環境側面は洗い出していますか?とお伝えしました。

どうしても「環境に影響しうる要因」と聞いてしまうと「環境に対する悪いモノ」
と思ってしまいがちです。現に僕も思ってました(笑)

すぐに「環境側面にプラス(有益)」な側面を洗い出しました。
そこで出てきたのが“人“です。

ヒトに良い影響を与えることも、プラスの環境側面なのです。

会社の中で、ヒトに好影響を与えることって、何だろう?と考えてみると…

○オフィスでの嫌煙・禁煙運動キャンペーン
(社員の健康第一、大気も汚れない)

○社内親睦リクレーション
(若い社員さんにとっては、悪い環境側面かも…)

○BGMにクラシック音楽を流す
(生産性の向上・職場の軋轢軽減?)

とまあ、冗談半分でも、これ位簡単に上がってきます。

是非ともプラスの環境側面の抽出に頭を悩めている会社さんは、“人”に焦点をあててみてください。

さて、ちょっとタイトルと離れすぎた所でまとめに入っていきたいと思います。

環境側面、目的を簡単にできる3つの事例

1.環境側面にはいい影響を洗い出すべし

2.目的から決めるのではなく、環境側面から見つける事。

3.側面で不明な事が出てきたならば“ヒト“の問題を洗い出してみるべし。

以上でございます。
是非参考にしてみてください。

審査員に聞きました!ISO14001規格改訂でここを指摘したい!

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いつもご愛読ありがとうございます。
ISO総合研究所コンサルタントの藤川です。
さて、2015年に開始されたISO14001の規格改訂もあり、つもる次回審査に向けて皆様ご準備していると思います。
このISO 14001:2015発行後、36ヶ月以内に移行を完了(認証書を発行)する必要があります。
今回、このブログを記載するにあたって、いくつかの審査機関に電話しました。
審査機関についても、各審査機関の特徴として
①外資系、
②古くからある審査機関、
③現場を大事にする審査機関、
④お客様数が減少傾向にある審査機関
に電話しました。
今回上記4つの審査機関に規格改定に伴った指摘事案を聞いてきましたので、下記に記載します。
ちなみに、①外資系、④お客様数が減少傾向にある審査機関からはお答えできないとの回答を頂きましたので、今回は②番、③番の審査機関から聞いたお言葉を記載させて頂きます。

②古くからの審査機関

・規格改定で見られるポイントはどこ?新項番はどこを見ますか?
かなり変更されます。今回の規格改定は主に事業との統合捉えられているので、今までは受注金額等ににスポットをあてていたが、今回は改定に伴って変更していく。
9001は大分変更するか14001はそこまで変更はなし。
・規格改定に伴って現状確認されていた箇所も変わる?
⇒変わる。具体的にどこが変わるとは言えないが、規格としての守備範囲が変更になる。
14001では、例として委託先を見ていたが、ほんとに委託先だけでいいのか?委託先も考えなくてはいけないのではないか等、深く突っ込む必要が出てく る。例えば、家電をリサイクルに出したとするならば、そのリサイクル業者は自社とどう関わり合いがあるのか?環境にどう影響してくるのか?等
・改善事項、指摘事項の判断基準は変わるのか?
⇒ 逆に統一される。現状、各項番について専門性・分野等によって個々の審査員の独特な意見が強くあったかもしれないが、今回の規格改定では、社内で各要求事項の切り口・言い方等を勉強している。もちろん時間がたつと個々の意見が反映されていくかもしれないが、現状では統一された考え方で審査に向かっていくと 思う。
前提として、移行審査では不適合は出さない考えを持っている。1社でも不適合をだすと、いくつかの不適合でこの考えは間違っていないなど、審査員同士の考えが合わなくなる可能性を避けるため自社で1年間で良く考え、自社の仕組みに構築していってほしい思いがある。
・規格改定に伴って一番重要なのは??
⇒先ほども言ったが、基本的には指摘を出さない。しかし手順などを考えていないと不適合をださないといけないため、わからないなりにも変更、手順は構築してほしい
こちらも手順を作っていると、会社として決定した目的・目標への道案内はある程度はできるからまずは、スタートラインを作る事を意識してほしい。

 

③現場系の審査機関
・規格改定で見られるポイントはどこ?新項番はどこを見ますか?

⇒規格改定で変わった場所をメインで見ます。もちろん以前と変わっていない場所も確認はしますが、規格改定に伴った移行審査では新しい規格項番の手順、及びルールが策定されているかを確認していきます。

・規格改定に伴って現状確認されていた箇所も変わる?

⇒基本的に弊社は新項番と現状あった項番ともに変更に関して変更するつもりはないです。
今まで通り、自社で行っている業務をどう組み込んでいけているかを確認していきます。
もちろん、新項番によって業務に直結した仕組みを構築しているかをメインで確認しますが、うちはもともと業務に直結しているかをメインで見ているので大きな変更はないです。
・改善事項、指摘事項の判断基準は変わるのか?

⇒変えるつもりもない。規格改定に伴った審査というが、基本は意識しなくてもよい。
もちろん手順が構築できていない、様式がないなどは指摘としてあがるが手順が無い事はない。必ずあるのでそれを見つける事が重要。そうすると文書化要求がなければ基本的には改善事項で終わる。

・規格改定に伴って一番重要なのは??

⇒一番重要して欲しい事は、ストーリー。どのように構築し、計画し、周知し、策定できたのか?そのPDCAサイクルが一番大事。会社に周知し、手順化できていれば後はその手順に対してアドバイスのような改善事項を出すだけ。

 

以上となります。
どうしても会話調で聞いてしまったのでレポートみたいになってしまいましたが…(笑)
今回は2社からお伺いできましたが、2つの審査機関から強く言われた事がありました。
「わからないなりにも手順を構築すること。それが一番大事」との事でした。
たしかに、何かをスタートする為にはまずルール、やり方を策定すること。そしていかに従業員の方々にそれを周知するかが重要です。
そのスタートラインをどう構築していくのかを審査で確認されるかもしれません。
問題はスタートラインが目的に向かって真っすぐ向いているかどうか。
もし道しるべがずれているかどうか確かめたい時は是非弊社コンサルタントまで一度ご連絡下さいませ。
反れた道を戻すよう努力させて頂きます。

ISO9001のキモとなるたった3つのポイント

「ISO9001は難しくてわからない」「結局ISO9001って何をやればいいの?」。

ISOのコンサルタントをやっているとよく聞く言葉です。

 

勿論、皆さんがわからない話だからこそ我々ISOコンサルタントは食べていけるわけですが(笑)

 

審査員の先生は「ISOは簡単だよ~」と口を揃えて言いますよね?

簡単なはずなのにみんなISO担当を嫌がるのはなぜでしょうね?

 

・難解な言葉を使った規格を読むのが嫌。

・ISOの審査で審査員にわからないことを聞かれるのが嫌。

・自分のせいで審査に落ちたら責任を取りきれない。

・会社から漠然と「ISO担当なんだから品質を上げろ」とプレッシャーを掛けられるのが嫌。

 

理由は様々ですが、結局のところわからない事に対する恐怖が根っこでしょうね。

そしてわからないことを調べるのもなかなか面倒。

そこでそんな面倒くさがりの皆さんへISO9001のキモを教えちゃいましょう。

ここを抑えておけば多少指摘は出ても審査に落ちるなんて事はありません。

 

題して「ISO9001のキモとなるたった3つのポイント」です

 

其の一:文書を作成するべきポイントと記録を保持すべきポイントを知る

ISO9001:2008では文書化すべきポイントと記録を保持すべきポイントが決まっています。

『文書化された手順』という言葉が出てくる所と品質マニュアル自体は文書化要求が有ります。が、つまり逆に言えばそれ以外は文書化しなくても良いわけです。品質マニュアル自体も全項目を網羅する必要までは要求されていないので、実際の運用手順は、実際の現場での運用は現場で実際に使用している手順書や標準書等のルールブックでも十分に替りとなります。

 

また、記録に関しても同様で『4.2.4参照』と書かれた場所しか記録要求はありません

しかもたったの20箇所だけ。

 

「口伝でしか業務のノウハウを伝えていない」なんて無茶な会社でもない限り、日常の業務で帳票が20しか無いなんて事は無いでしょう。

 

ちょうど10月にISO9001:2015が公開されたばかりですが、方向性としては同様で、文書化要求は『文書化した情報を維持する』。記録要求は『文書化した情報を保持する』。となっています。

 

しかも今回から品質マニュアルの要求すら無くなったので、自由に文書を残せるようになってきました。

また、手順にしても、文書である必要はありません。

手順がわかるのであればフロー図でも動画でも何でも良いのです。

つまり書き方や手順がわかる帳票はそれだけで文書としての効力を果たしていると考えられます。帳票さえ揃って、それで手順が明確になっているのであれば2015年盤のISO9001は本当に最低限の運用が可能となりそうです。

 

 

其の二:ISO9001は伝言ゲームであることを理解する

ISO9001は『プロセス』を明確にする規格です。

『プロセス』とは「インプットをアウトプットに変えるもの」というのがISO業界での説明ですが、正直最初この言葉を聞いた時なんのことか全く理解できませんでした。

私なりに噛み砕いた結果が「伝言ゲーム」なのです。

仕事というのは必ず人を介します。人と人が情報をやり取りする時に口で伝えるだけだと記憶は必ず薄れます。そこで人と人の間に何かしらの記録を残すわけです。後から「言った言わない」の予防にもなりますし、忘れてしまう事の防止にもなります。更に言うとメモを取ることで無駄な情報は忘れて頭をクリアにすることも出来ます。

その記録をインプットとアウトプットに分ける工程が『プロセス』です。

この「言った言わない」の部分を明確にするために記録を残す事は企業の保身としても非常に重要となってきます。

ISOの記録要求は基本的にこれら、企業が身を守るために最低限残したほうが良い部分に対して発生します。

つまり、ISOのためだけに記録を残す必要はほとんど無いわけです。(一部どうしても残ります。それについては運用代行でお手伝いさせて頂きます。)

 

其の三:目標の数は増やし過ぎない

経営者や管理職の方々と話していると、目標について非常に多くの理想を抱えていらっしゃることがわかります。

バイタリティに富んで、様々な角度から目標を立てたがりますが、まずは経営目標と違ったことをしないようにしましょう。

特に中小企業は人的資源、金銭的資源、時間的資源をあまり裂くことが出来ません。そんな中で多くの目標を掲げてしまうと全てが中途半端になってしまいます。

「ここを今年は重点的にやる」と決めた事をたった一つだけ絞り込んで、そこに資源を全力投資する。それが最大の効果を生むと考えましょう。

特に経営目標を掲げている企業についてはそれだけでよいです。ISOの目標も作ってダブルスタンダードになるよりは、先ずは企業の目標を全社員で追いかけられる仕組みを考えたほうがずっと良いでしょう。

 

如何でしたでしょうか?これらたった3つのポイントを考えてISO9001を効率的に運用すれば、規格のことなど対して理解していなくても審査には十分通用します。

それでもやり方がやっぱりわからない時は外部の専門家に手伝ってもらうのも一つでしょう。そう運用代行とか!