ISO9001 2015年版(QMS)6.1 リスク及び機会への取組み

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ISO9001 2015年版(QMS)6.1 リスク及び機会への取組み

 

ISO9001が2015年版に改訂されたときに増えたものですね。

皆さんが最も気になっているところではないでしょうか。

 

何を要求されているのか?

まず、要求事項を見てみましょう!

 

6.1 リスク及び機会への取組み

 

6.1.1 品質マネジメントシステムの計画を策定するとき、組織は、4.1に規定する課題及び

4.2に規定する要求事項を考慮し、次の事項のために取り組む必要がある

リスク及び機会を決定しなければならない。

 

  1. a) 品質マネジメントシステムが、その意図した結果を達成できることを保証する。

 

  1. b) 望ましくない影響を防止又は低減する。

 

  1. c) 継続的改善を達成する。

 

6.1.2 組織は、次の事項を計画しなければならない。

 

  1. a) 上記によって決定したリスク及び機会への取組み

 

  1. b) 次の事項を行う方法

1) その取組みの品質マネジメントシステムプロセスへの統合及び実施(4.4参照)

2) その取組みの有効性の評価

 

リスク及び機会への取組みは、製品及びサービスの適合への潜在的影響と

釣り合いのとれたものでなければならない。

 

これはサーっと見ていただいて、次にいきましょう!

 

 

 

・備えあれば憂いなし

 

失敗が予想されるのであれば”備えあれば憂いなし”で

 

前もって手を打っておく必要があります。

 

うまくいくチャンスは逃がしてはいけません!

 

うまくいくチャンスには、顧客のニーズや期待に応えるために提供する

 

製品及びサービスに込められた価値を向上させることで実現できます。

 

例えば、逆さまにすると書けなかったボールペンを

 

逆さまにしてもインクがかすれることなく

 

書けるようにするとか、

 

従来ターゲットにしていなかった高齢者向けのツアー旅行を

 

企画することなどによってさらなるチャンスが生まれます!

 

 

 

・急いでは事をし損じる

 

しかし”急いでは事をし損じる”といわれるように、チャンスを追い求めるあまり、

 

失敗する可能性があるので、その失敗についても気をつける必要があります。

 

例えば、高齢者向けのツアー旅行を企画したものの、実際に出かけてみると旅行先で

 

体調がすぐれない人が続出して旅行が継続できないという失敗が考えられます。

 

ISO9001(QMS)では、この失敗をリスク、チャンスを機会と表現しています。

 

 

 

リスクと機会を決定する目的は、

マネジメントシステムが

 

①狙い通りの結果を達成できるという自信や信頼を得るため

 

②何か失敗したときに悪い影響が出ないようにする

 

③悪い影響が出たとしても影響を少なくする

 

④継続的改善を進めるため

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具体的にどのようなものがあるか

 

まずは機会!

 

お客さんに提供する製品及びサービスの価値を向上させることで得られます。

 

そうすれば新たな顧客を獲得したり、既存の顧客への売上が増えたりします。

 

売上が増えれば、組織の運営も安定して従業員にとって幸せなことですよね。

 

仕入れ先への発注も増えて仕入れ先にとっても幸せなことですよね。

 

ラーメン屋さんだと

 

・味を向上させるとか

 

・顧客にあった新しい味のラーメンを開発する

 

・提供時間をさらに短くする

 

こんなことが上げられるでしょうかね。

 

ではリスクは!

 

機会をを求めるあまり失敗してしまうことを考えるといいと思います。

 

味を向上させることばかりに集中して手間がかかる。

 

新しいラーメンをたくさん考案したが、多くの材料が余って廃棄せざるえない

 

提供時間を短くするあまり味にばらつきがでる

 

・材料の品質が悪く味に影響する

 

・アルバイトが確保できず力量の店員が足りない

こんなことが想定されますね。

これに対しては、記録の要求はありません。

 

ISOの審査でいうとトップマネジメント層が話せればいいんです。

 

皆さん既にやられてますよね。

 

SWOT分析をやられている会社さんは、活用できますね!

 

SWOT分析例

プラス面 マイナス面
内部環境 ・新製品開発力がある・特許が多く独自性がある・自社ブランドをもっている 

S(強み)

・管理者の育成が遅れている・販売網の整備が遅れている・社内規定の標準化が遅れている 

W(弱み)

外部環境 ・対象顧客層が増加している・顧客が高級品に移りつつある・高級品で競合する会社が少ない 

O(機会)

・異業種からの参入が増加している・輸入品の品質が向上しつつある・原材料が高騰しつつある 

T(脅威)

 

こんな感じになっていると分かりやすいですかね。

 

もう一度、言っておきます!

 

記録要求はありません!必ず作らなくてはならないものではありません!

 

あくまでもツールの一つです。

 

経営層の皆様は、既にやられていることです。

 

いつ、どこで、だれが、どのようにやるのか。

 

出てきた課題の中で優先順位をつけて対策をしてください。

 

重要なので、もう一度!

 

SWOT分析を既にやられている企業さんはぜひ活用してください!

 

やっていない企業さんは、ISOの審査のために作ることは必要ありません。

 

必要でしたら、取り入れるぐらいで考えてください!

 

それでも困ったら、ぜひ一度ISO総合研究所にご相談してください!

 

いや困る前にご相談ください!!!

ISO14001取得後:スリム化体験記

いつもご愛読いただきましてありがとうございます。

ISO総合研究所コンサルタントの田口と申します。

 

前回のブログでは「ハイレベルストラクチャーって何?規格改定で何が変わるの?」というものをテーマに書かせていただきました。

 

今回は…

 

「ISO14001スリム化体験記」というテーマで書かせていただきます!

 

スリム化って何?と思っているあなた!

安心してください。その内容も含めてこれから体験談としてお話を書かせていただきます。

 

昔々あるところに、一見、真面目そうで意外にそうでもない好青年がいました。

いや、根は真面目です!本当です!

そこは置いといて…

そんな彼にある日、こんな話が舞い込んできました。

 

「どうしてもスリム化を行ってくれないお客様がいるんです…なんとかならないですかね?」

 

その話を聞いた彼はいてもたってもいられなくなり、そこのお客様に行くことにしました。

そこで、彼はお客様に質問を行い、なぜスリム化をしたくないのか?を掘り出していきました。

 

「今のルールをずっと行ってきて、審査も通ってきました。もちろん今のルールをやり続けていて、

これ以上改善ができないというところまで来ています。ルールを見直して身動きが取れるように、ルールを簡素化していきたいです!

けれども、今のルールを変えてしまって本当に大丈夫なのか?審査に通るのかが心配なのです…」

 

そこで彼は言いました。

「変えていかないと何も変わりません。

昔と今のISOの違いというものをまず説明します。

・80年代、90年代のISOは電気紙ごみ等の削減を行う

・2000年代のISOはごみの削減に加えて環境にプラスの事をやっていく

・2010年代、今のISOは実務運用型

です。

 

昔の時代はごみを削減していき、環境に良いことをしましょうというのが主流でした。

 

御社のルールもその名残がばっちり残っているので実務以外の活動が多いのです。

ISOのためのISO活動をやめていきませんか?

今の時代は実務にあったISO活動が主流になっています。

 

ISO活動を通常の業務・売り上げにつながるものに盛り込んでいきましょう。

例えば、営業ルートの効率化を計って営業件数を一件でも多くしていく業活動をしたとします。

効率化されると、ルートが短くなります。車を使用しての営業なので、燃費・ガソリン消費を抑えることができます。CO2の排出も抑えられます。

業務の改善が出来て、環境にも良いことができていますよね?

これが今のISOなのです!!

昔のISOは時代遅れです!今のルールを見直して、今のISOにしていきましょう!!!」

 

少々興奮してホワイトボードをバンバン!とたたいてしまいました。

お客様も納得して、やりましょう!と快諾していただきました。

 

昔からISOを取得して活動しているお客様には多くみられるのですが、昔のISO活動をしており、ルールをたくさん作ってしまっています。

そうするとISOのためのISO活動となってしまって、実務と関係のないところでの活動となってしまうので、業務の負担が増えてしまっているのです。

そのような活動、ルールを減らしていって、実態とあったルール作り・規定作り・ISO活動をしていき、さらにISOと実務を合わせていく。

 

これが”スリム化”というものになります。

 

その後、彼はスリム化を行うためにマニュアルの見直しを行っていきました。

ISO総合研究所は、運用代行のサービスを行っているので、マニュアル作りは彼が行います。お客様の工数を0に近づけていきます。

 

お客様と打ち合わせを行い、ひな形を作成し、実態と合わせていくためにお客様とすり合わせを何度も何度も行いました。

20種類ほどあったマニュアル規程類を5種類にし、記録様式は15種類ほどあったものを8種類ほどに減らしました。

紙で印刷した時の高さで言うと、8センチあったものが2センチに減りました。

 

こんな風にスリム化を行うと、紙の印刷も減るので環境にもいいですね(笑)

 

では、スリム化を行った後のマニュアル・規程で審査が通ったのでしょうか?

 

結果は…

 

 

↓↓↓

 

 

通りました!!

 

スリム化して、ルールを見直した規程でもしっかりと通るのです。

それは、実態のやられているルールと規程が合っているからです。

 

もちろん完璧な規程ではないので、細かい修正はありました。

むしろ、最終チェックを審査員にやってもらったというような感覚で審査に挑んでおります。

 

お客様も不安だったと思います。

今までやってきたISO活動をやらずに審査に挑むということをしていたのですから。

けれども結果的に審査に通って、今までの審査のやり方も違っていたので、

「今までと違って、気持ちが楽でした。ありがとうございました。」という言葉を頂いております。

あ、ちなみに審査機関も変えております。

今の時代の実務運用型の審査を行ってくれる審査機関に変更しないと、審査で指摘が沢山出る可能性があるからです。

 

今までのルールを捨てるというのは挑戦に感じるかもしれないですが、新しいことを取り入れるならば、何かを捨てなければなかなか取り入れられません。

 

楽になるのはお客様自身なのです!!

 

スリム化というものに一歩踏み出せれば業務と連携のとれたISO活動がやりやすくなります。

みなさんもたくさんある帳票類に悩んでおらず、ぜひISO総合研究所にご一報ください。

喜んでISO活動・スリム化のお手伝いをさせていただきます!

ISO14001スリム化のビフォーアフター、昔からの脱却!

 

ISO取得するために…..

 

他社のマニュアルを参考に部分修正して認証取得したが、

マニュアル通りに運用できていない。

 

なので、マニュアル作成をコンサルタントまかせにしたところ。

その結果、出来たマニュアルは異業種の用語が入ったものでした。

書いてあることが分からない、やれないことまで書いてある、

おまけにかなり分厚い、規程がいっぱいに…

 

取得後何年もたつのに社内に全く浸透していない会社も…

 

ある会社では、工事から帰るたびに数十枚の記録を作成していた。

どう考えても普段の仕事からかけ離れていて、間違っているとしか思えません!!!

 

問題があるマニュアルでは、無駄や無理が生じてコスト(費用)高になります。

マニュアルが分厚いと、

 ●改訂するのに長い期間がかかる。

 ●改訂後のチェックに時間がかかる。

 ●読むのに時間がかかる。

 ●なにが書いてあるか分からない。

 ●誰も読もうとしない。

 ●社内に浸透しない。

 

分厚いマニュアルはマイナスを生じるだけで良いことは全くありません。

いますぐスリム化に取り組まれることをお薦めします。

 

マニュアルが業務実態にあっていない場合は、

実態に合うマニュアルに修正すればいいのです!

あくまでもISOは普段の仕事に当てはめていくのがベースです!

そうしないと審査前になって記録を作ったり、ハンコを確認したり

そんなことをサービス残業しながらやること…

 

そんなことを続けても何もプラス効果はありません。

ただの負担です。

 

スリム化を実行したいが……、

 ■修正する時間が取れない。

 ■どうやればよいか分からない。 

 ■何度もやってみたが、もう自分の手にはおえない。

 ■手間をかけられる人も時間もない。

こういう状況でも、スリム化はできます!

 

そこで弊社の3つの事例をご紹介します!

 

1.「環境側面」

 

【K建設様】

 

会社が仕事を進める上で環境に与える影響が何かを決めるものです。

 

例)重機の使うことで騒音が出たり、振動が起きたり。

 

上記のような事をどんどん出していき、

どの内容が最も会社にとって目立っているか(著しい)決める。

これに対してK建設さんは20数個の内容が上げられました。

そして、決めた最も目立つ内容も20個!!!!!

 

この結果はというと

1)対策を取るため、仕事の手順が増えた

2)対策を取るため、コストが増えた

3)普段、現場ではやっている事を二重で対策をとっていた

 

これは……

 

ISO継続のためには重すぎる!!!

 

そもそも、事業の継続という観点から見てもスリム化は急務でした。

 

まず何をやったか?

まず、現場の方にお話をお聞きしました。聞いていくとISOを取得する前から

普段やっていることがほとんど…..

 

「著しい環境側面とは、会社として最も注意して仕事を

 しなければならないこと決めることなのです」

 

とお伝えすると

 

実は3つだったんです!!!

 

これもスリム化の1つ、コスト削減にもなりました!

皆さんも一度見直してみては如何でしょうか!?

 

2.「順守評価」

 

【S工業様】

 

仕事をしていく上で関係する法律の把握とその法律に対して

出来ているかいないかを評価するもの

 

例)マニュフェストは適切に管理されているか(A票があるかなど)

 

見せて頂いた「順守評価表」は

1情報1枚でエクセルシートが30枚ありました。

これだけでは終わらず、関連する法律の文書が添付されマーカーされていました…..

 

ゾッとすること

1)法律の変更が出た場合、新しい法律文書を印刷して

 また、マーカーをする…..ゾッ

 

2)新業務が立ち上がったら、関連する法律を調べ

 文書を印刷して、マーカーをする…..ゾッ

 

3)毎年30枚と法律を見直す…..ゾッ

 

結果から申します!!!

 

管理はA3サイズ1枚で収まりました…..ホッ

 

考え方としてはシンプルなんです!

例)廃棄物処理法


上記の図のように記載していけば、順守評価の見直しになった際は

この管理シートだけを更新すれば良いんです!これで良いんです!

 

更新を楽にする方法をご提供させて頂きます!

 

3.「目的・目標」

 

【H商事様】

 

ISO14001では「目的・目標」を立てなさいと言われています。

 

環境に対しての目標。うーん…..

 

H商事様の目的・目標は

「経費の削減」

「電気の使用量を監視する」

 

紙、ゴミ、電気と言われていたISO14001では、よく見られるものです。

ダメというわけではないので、ひとますオッケー

 

さて次は目標に対しての行動です。

「電気の使用量を監視する」

実際の話をお聞きすると、データを毎月取っているとの事でした。

 

ん、イヤな予感が…..

 

使用量の分析をされていました。

弊社 :「これは何の役に立っているんですか?」

H商事様:「いや、親会社に言われているから?」

弊社  :「報告してるんですか?」

H商事様:「いいえ、してないです」

弊社 :「・・・・・」

弊社 :「これをまとめるのに何時間かかりますか?」

H商事様:「半日です」

 

結果は…

目標から消しました!!

 

まさにISOのための作業です。

データをまとめるのに「半日」

「半日」あったら、普段の仕事をやって残業しなければ電気代が減りますよね

 

これが「目的・目標」のスリム化です!

行動が無駄なことになっていませんか?是非もう一度ご検討を!

ISO9001規格改訂のスリム化ビフォーアフター、あなたの会社、昔ながらのISOじゃないですか?

いつもご愛読ありがとうございます。

日々筋肉をつけるために筋トレをやったりやらなかったりしているISO総合研究所コンサルタントの佐藤龍平です。

さて、弊社ではISO9001の運用代行を行っておりますが、最初にさせて頂くことがあります。

それがスリム化です。

何をスリムにするの?と疑問に思う方もいらっしゃるかもしれません。

弊社では、まずお客様が今まで運用してきたISO9001のルールの中から無駄なルール、様式をなくしていきます。

そう聞くと「えっ、ルールなくしちゃったらISO9001の継続ができなくなるんじゃないの!?」とお思いになるかもしれませんがそんなことはございません!

最初にISO9001を構築する時にあれもしなきゃ、これもしなきゃ...と必要以上にルールや書類様式を準備し、

実態に合っていないマネジメントシステムになってしまっている場合がありませんか?

実態に合っていないマネジメントシステムは無駄な時間や工数を費やすことになることにもあります。

例えば、

・意味のないルールで業務の工程が増えている

・担当者が記録作成する時間がかかる

・改訂に時間がかかる

・改訂後のチェックに時間がかかる

・何が書いてあるか分からない

などなど...

上記の他にも無駄がたくさんあります。

分厚いマニュアル、いらない様式はマイナスを生むだけなのでよいことが全くありません。

うち会社のマニュアルは無駄なことが多いかも!?と思った担当者の皆さん、いますぐ社長を説得してスリム化に取り組んではいかがでしょうか?(笑)

そうは言ってもどうすればいいの?と思ってらっしゃる方、そこまで難しく考える必要はございません。

ISOの規格に求められていることに対して、

皆さんの普段のお仕事を当てはめていけば自然と実態にあったISO9001のマニュアルが作ることができます。

ただし、内部監査やマネジメントレビューの記録などは作成しておく必要がありますし、ISO9001が文書化を求めているものは文書化しなければいけませんが...

さて、それではISO9001のマニュアル等をスリム化してどこまで変わるのでしょうか?

下記に弊社で今までスリム化させていただいたお客様の事例をご紹介いたします。

1.H工業様

創業40年、従業員数30名の部品製造を行っている企業です。

このお客様では、ISO9001のマニュアルは1本、その他の手順を記載した規程が15本、運用のために使用する書類様式が53本とかなりヘビーな運用ルールになっていました。

早速、社長や担当者、現場の方にヒアリングをさせて頂くと、実際に使っていない書類や業務の実態と合っていないルールが次から次に出てきました。

例えば、ISO9001のために用意した書類も書くのが面倒臭く実際には使っていない。実は同じような内容の書類を実務の中で作っていて、書類が重複しており、同じ書類をつくる手間がかかっていた!!などなど...

社長、担当者も驚くようなことが分かってきたのです。


↑H工業様のスリム化前の書類データ数です。


↑H工業様のスリム化後の書類データ数です。

H工業様では担当者と弊社コンサルタントが業務で使っている書類かどうか話をさせて頂きました。スリム化を進めさせていただき、マニュアル1本、書類様式28本にすることができました。

スリム化後の審査は、不適合もなくいくつかの観察事項のみで終わることができました。

2.S建設様

創業25年、従業員数27名の建設業の企業です。

このお客様は、力量の評価についての記録を従業員ごとにファイルを作成し、いつ、どのような技能を持っているのか、どんな資格を持っているのか、等ということをまとめ、管理責任者が有効性の評価を行っていました。しかし、それでは従業員が増えるごとにファイルが増えてしまいますし、1年ごとにファイルの厚さも増えていってしまいます。

なにより担当の管理責任者が、毎年各従業員の力量の評価を、ファイルをいちいち取り出し、ファイルの中を見て行うなんてことは工数がかかってしまっているだけの作業です。

ではどうしようか?となった際に、S建設様でさせて頂いたスリム化は、力量を表にして管理してしまおうという方法です。

1枚の表にしてしまうことで誰がいつ教育を受けたのか、力量に達しているのかをひと目で分かるようになりました。

以上が弊社でスリム化をお手伝いさせていただいたお客様の例となっております。今回は2社のみとなっておりますが、他にもまだまだ7000社以上の実績がありますので、読んで下さった皆さんの業種業態に合った事例を紹介できるかと思います。

どうやってISO9001をスリム化すればいいの?それよりも業務の無駄も無くしたい!!なんて企業の担当者さんも弊社までご連絡ください。ISOの運用代行から他社事例の紹介など、皆さんの会社にためになる情報を発信させていただきます。

それでは、お読みいただきありがとうございました。

次回も、お楽しみいただければと存じます。