ISO9001取得のキモとなるたった3つのポイント

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「ISO9001は難しくてわからない」「結局ISO9001って何をやればいいの?」。
ISOのコンサルタントをやっているとよく聞く言葉です。勿論、皆さんがわからない話だからこそ我々ISOコンサルタントは食べていけるわけですが(笑)

審査員の先生は「ISOは簡単だよ~」と口を揃えて言いますよね?
簡単なはずなのにみんなISO担当を嫌がるのはなぜでしょうね?

・難解な言葉を使った規格を読むのが嫌。
・ISOの審査で審査員にわからないことを聞かれるのが嫌。
・自分のせいで審査に落ちたら責任を取りきれない。
・会社から漠然と「ISO担当なんだから品質を上げろ」とプレッシャーを掛けられるのが嫌。

理由は様々ですが、結局のところわからない事に対する恐怖が根っこでしょうね。
そしてわからないことを調べるのもなかなか面倒。
そこでそんな面倒くさがりの皆さんへISO9001のキモを教えちゃいましょう。
ここを抑えておけば多少指摘は出ても審査に落ちるなんて事はありません。

題して「ISO9001のキモとなるたった3つのポイント」です

其の一:文書を作成するべきポイントと記録を保持すべきポイントを知る
ISO9001:2008では文書化すべきポイントと記録を保持すべきポイントが決まっています。
『文書化された手順』という言葉が出てくる所と品質マニュアル自体は文書化要求が有ります。が、つまり逆に言えばそれ以外は文書化しなくても良いわけです。品質マニュアル自体も全項目を網羅する必要までは要求されていないので、実際の運用手順は、実際の現場での運用は現場で実際に使用している手順書や標準書等のルールブックでも十分に替りとなります。

また、記録に関しても同様で『4.2.4参照』と書かれた場所しか記録要求はありません。
しかもたったの20箇所だけ。

「口伝でしか業務のノウハウを伝えていない」なんて無茶な会社でもない限り、日常の業務で帳票が20しか無いなんて事は無いでしょう。

ちょうど10月にISO9001:2015が公開されたばかりですが、方向性としては同様で、文書化要求は『文書化した情報を維持する』。記録要求は『文書化した情報を保持する』。となっています。

しかも今回から品質マニュアルの要求すら無くなったので、自由に文書を残せるようになってきました。
また、手順にしても、文書である必要はありません。
手順がわかるのであればフロー図でも動画でも何でも良いのです。
つまり書き方や手順がわかる帳票はそれだけで文書としての効力を果たしていると考えられます。帳票さえ揃って、それで手順が明確になっているのであれば2015年盤のISO9001は本当に最低限の運用が可能となりそうです。

其の二:ISO9001は伝言ゲームであることを理解する
ISO9001は『プロセス』を明確にする規格です。
『プロセス』とは「インプットをアウトプットに変えるもの」というのがISO業界での説明ですが、正直最初この言葉を聞いた時なんのことか全く理解できませんでした。
私なりに噛み砕いた結果が「伝言ゲーム」なのです。
仕事というのは必ず人を介します。人と人が情報をやり取りする時に口で伝えるだけだと記憶は必ず薄れます。そこで人と人の間に何かしらの記録を残すわけです。後から「言った言わない」の予防にもなりますし、忘れてしまう事の防止にもなります。更に言うとメモを取ることで無駄な情報は忘れて頭をクリアにすることも出来ます。
その記録をインプットとアウトプットに分ける工程が『プロセス』です。
この「言った言わない」の部分を明確にするために記録を残す事は企業の保身としても非常に重要となってきます。
ISOの記録要求は基本的にこれら、企業が身を守るために最低限残したほうが良い部分に対して発生します。
つまり、ISOのためだけに記録を残す必要はほとんど無いわけです。(一部どうしても残ります。それについては運用代行でお手伝いさせて頂きます。)

其の三:目標の数は増やし過ぎない
経営者や管理職の方々と話していると、目標について非常に多くの理想を抱えていらっしゃることがわかります。
バイタリティに富んで、様々な角度から目標を立てたがりますが、まずは経営目標と違ったことをしないようにしましょう。
特に中小企業は人的資源、金銭的資源、時間的資源をあまり裂くことが出来ません。そんな中で多くの目標を掲げてしまうと全てが中途半端になってしまいます。
「ここを今年は重点的にやる」と決めた事をたった一つだけ絞り込んで、そこに資源を全力投資する。それが最大の効果を生むと考えましょう。
特に経営目標を掲げている企業についてはそれだけでよいです。ISOの目標も作ってダブルスタンダードになるよりは、先ずは企業の目標を全社員で追いかけられる仕組みを考えたほうがずっと良いでしょう。

如何でしたでしょうか?これらたった3つのポイントを考えてISO9001を効率的に運用すれば、規格のことなど対して理解していなくても審査には十分通用します。
それでもやり方がやっぱりわからない時は外部の専門家に手伝ってもらうのも一つでしょう。そう運用代行とか!

ISO14001規格改訂!7つの重要ポイント!

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いつもご愛読ありがとうございます。
ISO総合研究所コンサルタントの池川です。ISO14001(アイエスオー14001)の規格改訂もあり、どのような対応を求められているのか関心が高まっているのではないでしょうか。
このISO 14001:2015(アイエスオー14001:2015)発行後、36ヶ月以内に移行を完了(認証書を発行)する必要があります。
今回は、ISO14001(アイエスオー14001)規格改訂に向けてどんなポイントを押さえておけばよいかを7つに分けてご案内します(1)組織及びその状況の理解
ISO(アイエスオー)の仕組みを単に認証のため、審査のために構築するのではなく、
自社のために構築することを要求しています。
具体的には、組織の目的及び戦略を明らかにした上で、
それらに影響がある組織の外部及び内部の課題を明確化することが求められています。
組織の外部課題は、企業が直接コントロールできないようなものを考えて、たとえば、
変化する法規制等への対応、マーケットの変化などを考えることです。
内部課題は、企業がコントロール又は影響を及ぼせることを考えて、たとえば、
外部業者の適切な委託、従業員への教育というものを考えることです。
これらの外部及び内部課題を認識して、どのように、ISO(アイエスオー)という仕組みと関連付け、どう対応するのか決めること、これがまず始めに問われるということです。(2)利害関係者のニーズ及び期待の理解
組織にとって利害関係者は誰かを決定し、さらにその利害関係者のニーズと、
その中で順守義務となるものを決定する要求です。
「順守義務」とは2004年版の「法的及びその他要求事項」です。 (3)リーダーシップ
環境経営促進のためのリーダーシップ機能に関する責任を割当てる新条項を追加しています。
「最高位で組織を経営管理する人又は人々」というトップマネジメントの定義は変わっておらず、
その環境経営におけるリーダーシップ機能などの役割や責任が変わったという規定はありません。
トップマネジメントが04年版でも果していた環境経営活動における当然の普通の役割や責任が、
種々の具体例で5.1項に記述されることになってます。(4)リスク及び機会への取組み
会社としてのリスクに対する取組み方法を決めることを要求しています。
現行規格では、発生の未然防止を考えて、その対応計画を定めるという予防処置があり、
これに対応しているともいえますが、2015年版では、自らの組織環境におけるリスク、
つまり、より広い観点でリスクを考えることが要求されています。たとえば、
自らの組織環境におけるリスクとは、戦略リスクとして、市場ニーズの変化や法令改正など、
オペレーショナルリスクとして、欠陥商品・製品の回収のリスク、環境規制違反などが考えられます。
これらリスクの取組みの方向づけを明らかにすることが必要です。

(5)パフォーマンス評価
現行規格のISO14001(アイエスオー14001)には、環境パフォーマンスという監視・測定項目がありますが、2015年版では、
「箇条9パフォーマンス評価」という大きな項目となって、さらに重要視されました。
具体的な要求事項としては、品質又は環境パフォーマンスの評価を行うことを要求していますが、これは、
組織が実施した結果に対して、その出来映えや効果を評価するということがより明確化された要求事項となりました。
(6)力量
「力量」の1行目の「組織の環境パフォーマンスに影響を与える業務をその管理下で行う人(又は人々)に必要な力量を決定する。」が
「組織の環境パフォーマンスに影響を与える業務、及び順守義務を満たす組織の能力に影響を与える業務をその管理下で行う人(又は人々)に必要な力量を決定する。」となりました。
「順守義務」とは2004年版の「法的及びその他要求事項」を指します。2004年度版は「法的及びその他要求事項」と力量は分けて考えているような表現でしたが、
2015年度版では「順守評価」も力量と関係していることが明確になりました。

(7)内部・外部コミュニケーション
外部と内部の情報伝達を同等に重視する情報伝達戦略の必要性の規定が追加されてます。
7.4項(コミュニケーション)に外部、内部の両情報伝達の一般的な要件を一括しています。
ISO14001(アイエスオー14001)では04年版でもそれぞれの異なる要件を分離して規定しています。
この4.4.3 a),b)が7.4.2、7.4.3項として書き直され、記述が詳細になってます。

いかがでしたでしょうか?

2015年度版の規格では、「ISO(アイエスオー)のための運用はやめにしよう。」といった意図があります。
会社のためのISO(アイエスオー)を運用されていることが求められます。
規格に合ったルールを、シンプルに最小限のものにすれば、その分、運用は楽になります。
言い換えると、ルールを膨らませれば膨らませるほど、運用は重くなり形骸化してしまいます。
立派なルールがあっても、形骸化していたのでは、本末転倒です。

弊社のサービスは、運用可能で、かつ、規格に合ったルールを作成し、運用のサポートまで実施するものです。
お客様のお手間を限りなく『ゼロ』に近づけることが弊社のミッションです。
シンプルにISO14001(アイエスオー14001)を取得されたいとお考えでしたら、ISO総合研究所までご連絡ください。

【ISO9001規格改訂】審査員に聞きました!ここを指摘したいISO9001規格改訂!

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いつもご愛読ありがとうございます。
ISO総合研究所コンサルタントの中本です。まずは皆様、ISO9001、ISO14001がISO規格として規格改訂をされたことはご存知でしょうか?
知らなかった!知っているけど何も詳細の情報が入ってきていないという方も多いのではないでしょうか。
ISO規格としては2015年9月に既に発行され、ISO対訳版は2015年10月1日発行、JIS規格としても2015年11月に発行予定でございます。
ISO9001に限れば、2008年に規格改訂をされ約7年で改訂をされたことになります。今回は結構スパンが短かったですよね。2008年版に移行の為、マニュアル等の規格改訂作業、規格改訂に伴う、移行審査を耐え抜いてきた方も多いかと思います。

では、今回ISO9001が2015年版に規格改訂されるに当たって、審査ではどのような観点から審査が見られていくのかを、審査機関を私どもが大きく3つに分けて、「ここを注視して審査見ますよ!」っという指摘ポイントを調査してみました。
皆様の現状利用されている審査機関をイメージしながら見て頂くと、今後の参考になるかもしれないので、ぜひご覧ください。

審査機関別に見たISO9001の規格改訂に伴う指摘ポイント

■古くからの審査機関
①規格改訂でみられるポイントは?
2008年版との規格と比較をして、全体的に規格通り適合されているかを確認していきます。
今回、2015年版に移行する事で、増える項番に関しては重視して確認する傾向です。

②新項番はどこを確認しますか?
全体的なお仕事の流れを通して、今回新たに追加となったリスクアセスメントを注視して確認する傾向があります。
審査員の力量、得意分野によって重視するポイントは変わってくるので一概にここを確認するとは言えない状況との事です。

③規格改訂に伴って現状チェックされている項番も変更されますか?
もちろん確認します。
毎年の見直しを適切に行えているか?規格項番が改訂による追加を行なえているか?両方の観点から確認を行っていきます。どこに重点を置いてほしいかはお客様のご要望にも合わせて実施するとのことです。

④不適合・改善事項の判断基準も変わるんですか?
審査員の専門性によって少し変わってきます。しかし審査機関の基準としては
特に変更はありません。適合性、有効性の基準から判断を行います。

⑤メジャーな不適合、マイナーな不適合は今後増えますか?
出来るだけ現状からお手間を取らせないような形で、現行のシステムと同じでやります。
それに伴い、メジャーな不適合、マイナーな不適合が増えるとは断言できません。

■現場重視の審査機関
①規格改訂でみられるポイントは?
もちろん、新規格を重視してみます。
規格改訂に伴う移行審査では特に重視してチェックしていきます。

②新項番はどこを確認しますか?
各要求事項に沿ってどのように自社で確認を行っているか?現場での手順構築をできているか?業務に組み込めて運用できているか?を確認していきます。

③規格改訂に伴って現状チェックされている項番も変更されますか?
ISOの規格改訂に伴い、項番が変わるからといって、新たに新規の構築を行わないように推奨しています。現場の手間が増えてしまいますからね。

④不適合・改善事項の判断基準も変わるんですか?
変更はありません。
今まで通り、手順を明確にしているかを重視して審査を行っていきます。

⑤メジャーな不適合、マイナーな不適合は今後増えますか?
今までと変わりありません。
ISO9001の規格改訂によるメジャーな不適合、マイナーな不適合が増えることはありません。システムを構築している以上は、適合性、有効性でできていないことに関して対応していきます。

■お客様が減少傾向にある審査機関
①規格改訂でみられるポイントは?
②新項番はどこを確認しますか?
かなり変わってきます。
事業との統合でとらえていくので、今までは受注金額とかにスポットを当てていましたが、今回のISO9001規格改訂に伴って事業に対する品質保持のために維持できる観点から見ていきます。

③規格改訂に伴って現状チェックされている項番も変更されますか?
規格として、受微範囲が広がっています。
新項番としてリスクアセスメントとしてリスクに対する内容が重視されていますが、それ以外の現状の項番に関してもとらえ方が広がる傾向があります。
例えば、今まではメーカーの間で良いものができたらそれで終わりという考えから、今後はもっと購入先を気にしろ、リサイクル後も監視しろ等。他の項番でも審査では変更するかもしれないです。

④不適合・改善事項の判断基準も変わるんですか?
現在、社内での不適合、改善事項の切り口を勉強させています。
現状は、審査員の独自性が出ている部分が多いですが、今回のISO9001規格改訂に伴って、
判断基準を統一するようにしています。
時間がたつと個人の意見が反映されるかもしれないですが、、、、、、、
現状は統一していくようにしています。

⑤メジャーな不適合、マイナーな不適合は今後増えますか?
ISO9001規格改訂による移行審査の場合は、メジャーな不適合は出さない傾向です。
手順などができているかを重視してみていきます。

上記いかがでしょうか?今後のISO9001規格改訂に伴う移行審査のイメージはできましたか?上記3つの枠組みで分けた審査機関別に、規格改訂に伴う今後の審査傾向を調べてみました。

規格改訂に伴う、審査機関はとても重要です。
上記を見て頂いても審査機関により回答は様々で、規格改訂による審査の負担も変わってきます。今後、ISOをどのように運用されたいです?
審査機関によって、審査は変わってきているのが、現在のISOの傾向です。
審査機関選びをしっかりと自社の方向と合わせていくこともISO規格改訂時は特に必要となってきます。どんな審査機関がありますか?当社は会社の方針として現場重視で審査をしてほしい?等、ご相談にもご回答さえて頂きます。
是非一度弊社にお声掛けしてみませんか?経験様々なISOコンサルタントが御社へお伺いさせて頂きます。

5人の建設会社でISO9001を取得しよう!

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お世話になっております。ISO総合研究所のコンサルタントの栗林です。
いつもご愛読ありがとうございます。本日は「5人の土木建設会社がISO9001を取る」について書きます。唐突に聞きます。「取得目的はなんですか?」

顧客満足の向上、第3者への信頼、入札条件等いろいろ取得目的はある事でしょう。

目的は違えど「負担が増える」事は共通しています。
特に会社の規模が小さければ小さいほど1人にかかる負担は増えると思います。

ISOは取りたくなければとる必要のないライセンスです。
会社法や労働基準法で義務付けられているわけではありません。
取得するかしないかは任意です。

ではどうして多くの企業がISOを取得しようとするのでしょうか?
その理由の約8割が「お客様、取引先、行政から提示される取引条件」という答えが
ほとんどです。

建設業界では、入札を有利に進める条件のひとつとして、ISOが利用されています。
公共事業の仕事を請け負うには、官公庁への入札申請が必要です。
入札は基本的には誰でもできますが、そうなるとどの建設業者を選んだらいいのわかり
にくい。
そこで、入札に参加する建設業者を選別するための新しい指針ができました。

会社の規模や経営状況を客観的に数値化した「経営事項審査」や「総合評価」によって
建設会社をランク付けしたのです。

上位ランクの建設会社ほど、受注交渉は有利に進みます。
ISOを持っているとそれだけで5点、あるいは10点と総合評価が上がるため(都道府県
によって加点のしかたは異なります)導入を決める企業が多いのも納得です。
ISOとはビジネスの世界への入館証を手に入れるようなもの。
ISOそのものが、成果物を生み出すものではありません。

ISOの担当者が、取得運用業務に取られる時間は年間「587時間」と試算されています。
日数にすると72日間くらい(1日8時間換算)。平均にすれば月に6日(土日を計算に
入れれば)。1年間のうち3カ月はISOに関わっていることになります。

仮に工事部を兼務していたなら、3カ月は工事の仕事(本業)ができない計算です。
毎年3カ月分、非生産活動に携わっていると考えることもできます。

しかも、たいていの場合、担当者になった人は、取得運用業務に対して、決してモチ
ベーションは高くありません。

このように、ISO9001を取得することは、ビジネスの幅が広がるといったメリットと、
非生産活動により、時間、労力がかかるといったデメリットもあるのです。

審査員に聞きました!ISO14001規格改訂でここを指摘したい!

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いつもご愛読ありがとうございます。
ISO総合研究所コンサルタントの藤川です。
さて、2015年に開始されたISO14001の規格改訂もあり、つもる次回審査に向けて皆様ご準備していると思います。
このISO 14001:2015発行後、36ヶ月以内に移行を完了(認証書を発行)する必要があります。
今回、このブログを記載するにあたって、いくつかの審査機関に電話しました。
審査機関についても、各審査機関の特徴として
①外資系、
②古くからある審査機関、
③現場を大事にする審査機関、
④お客様数が減少傾向にある審査機関
に電話しました。
今回上記4つの審査機関に規格改定に伴った指摘事案を聞いてきましたので、下記に記載します。
ちなみに、①外資系、④お客様数が減少傾向にある審査機関からはお答えできないとの回答を頂きましたので、今回は②番、③番の審査機関から聞いたお言葉を記載させて頂きます。

②古くからの審査機関

・規格改定で見られるポイントはどこ?新項番はどこを見ますか?
かなり変更されます。今回の規格改定は主に事業との統合捉えられているので、今までは受注金額等ににスポットをあてていたが、今回は改定に伴って変更していく。
9001は大分変更するか14001はそこまで変更はなし。
・規格改定に伴って現状確認されていた箇所も変わる?
⇒変わる。具体的にどこが変わるとは言えないが、規格としての守備範囲が変更になる。
14001では、例として委託先を見ていたが、ほんとに委託先だけでいいのか?委託先も考えなくてはいけないのではないか等、深く突っ込む必要が出てく る。例えば、家電をリサイクルに出したとするならば、そのリサイクル業者は自社とどう関わり合いがあるのか?環境にどう影響してくるのか?等
・改善事項、指摘事項の判断基準は変わるのか?
⇒ 逆に統一される。現状、各項番について専門性・分野等によって個々の審査員の独特な意見が強くあったかもしれないが、今回の規格改定では、社内で各要求事項の切り口・言い方等を勉強している。もちろん時間がたつと個々の意見が反映されていくかもしれないが、現状では統一された考え方で審査に向かっていくと 思う。
前提として、移行審査では不適合は出さない考えを持っている。1社でも不適合をだすと、いくつかの不適合でこの考えは間違っていないなど、審査員同士の考えが合わなくなる可能性を避けるため自社で1年間で良く考え、自社の仕組みに構築していってほしい思いがある。
・規格改定に伴って一番重要なのは??
⇒先ほども言ったが、基本的には指摘を出さない。しかし手順などを考えていないと不適合をださないといけないため、わからないなりにも変更、手順は構築してほしい
こちらも手順を作っていると、会社として決定した目的・目標への道案内はある程度はできるからまずは、スタートラインを作る事を意識してほしい。

 

③現場系の審査機関
・規格改定で見られるポイントはどこ?新項番はどこを見ますか?

⇒規格改定で変わった場所をメインで見ます。もちろん以前と変わっていない場所も確認はしますが、規格改定に伴った移行審査では新しい規格項番の手順、及びルールが策定されているかを確認していきます。

・規格改定に伴って現状確認されていた箇所も変わる?

⇒基本的に弊社は新項番と現状あった項番ともに変更に関して変更するつもりはないです。
今まで通り、自社で行っている業務をどう組み込んでいけているかを確認していきます。
もちろん、新項番によって業務に直結した仕組みを構築しているかをメインで確認しますが、うちはもともと業務に直結しているかをメインで見ているので大きな変更はないです。
・改善事項、指摘事項の判断基準は変わるのか?

⇒変えるつもりもない。規格改定に伴った審査というが、基本は意識しなくてもよい。
もちろん手順が構築できていない、様式がないなどは指摘としてあがるが手順が無い事はない。必ずあるのでそれを見つける事が重要。そうすると文書化要求がなければ基本的には改善事項で終わる。

・規格改定に伴って一番重要なのは??

⇒一番重要して欲しい事は、ストーリー。どのように構築し、計画し、周知し、策定できたのか?そのPDCAサイクルが一番大事。会社に周知し、手順化できていれば後はその手順に対してアドバイスのような改善事項を出すだけ。

 

以上となります。
どうしても会話調で聞いてしまったのでレポートみたいになってしまいましたが…(笑)
今回は2社からお伺いできましたが、2つの審査機関から強く言われた事がありました。
「わからないなりにも手順を構築すること。それが一番大事」との事でした。
たしかに、何かをスタートする為にはまずルール、やり方を策定すること。そしていかに従業員の方々にそれを周知するかが重要です。
そのスタートラインをどう構築していくのかを審査で確認されるかもしれません。
問題はスタートラインが目的に向かって真っすぐ向いているかどうか。
もし道しるべがずれているかどうか確かめたい時は是非弊社コンサルタントまで一度ご連絡下さいませ。
反れた道を戻すよう努力させて頂きます。

ISO9001規格改定:失敗しがちな規格改訂の事例はこれ!!

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いつもご愛読ありがとうございます。
ISO総合研究所コンサルタントの河野です。皆さん、ISO9001が規格改訂しますね。
ISO9001規格改訂の準備は進んでおりますでしょうか?ISO9001担当になられている皆さんは、
また新しい規格を覚えなければいけないのか、
また仕事の時間とは別に時間をとらなければいけないのか、
と頭を悩ませている方が多いのではないでしょうか?そんなISO9001担当の皆さんにISOコンサルタントが考える
「失敗しがちな規格改訂のやり方」を、事例をもとにご紹介したいと思います。
自社に当てはまっていないか、確認してみてください。----------------------------------
【規格改訂 事例①】

とある15名の建設業の会社では2015年度にISO9001の
規格改訂があるということで新しいマニュアルを作ることにしました。
5人体制でチームを組み、仕事終わりに「規格改訂会議」というものを行っていました。
その「規格改訂会議」というものは1週間に2回、2時間ほどで、
新しい規格を読みながらそこであーでもない、こーでもないという議論をして
合計半年間、規格改訂作業を行い、自社で新しいマニュアルを作りました。

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一見、問題がなさそうなこの事例ですが、
私達ISO9001のコンサルタントからしてみれば、
いくつもの無駄が感じられます。

この事例で無駄が感じられるポイントは3つあります。

まず1つ目にコストです。

従業員5名が週に2回2時間ということは、
1回の会議で10時間、1週間では2回行うので
合計20時間分の人件費を消費しているということです。
例えば時給が1000円だとしてもそれだけで20万円です。
ましてやそれが半年間かかるとなると、
莫大な人件費が発生していることになります。

2つ目に従業員の疲弊です。

1日現場に出て、疲れてヘロヘロになった状態での会議をして、
新しい規格を学び、さらにはマニュアルの作成などの
書類作成を行うという作業は従業員に精神的にも肉体的にも
負担を与えることは容易に考えられます。

3つ目に文書精度です。

上記したような限界に近い状態での作業はよい環境とは言いがたいです。
ましてや、見慣れない文言がならんだ規格を理解できていないままだとなおさらです。
新しいマニュアルができたとしても、改訂された規格要求事項のポイントを
おさえていなければ、審査で数多くの不適合を受けてしまい、
その対応にまた時間を取られてしまうということが考えられます。

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【ISO9001規格改訂 事例②】

とある30名の製造業の会社では現状のマニュアルや規程の内容を
これまでのISOの運用の流れから実務よりも過剰に作っておりました。
また今回のISO9001の規格改訂では作り直すことが面倒なことから
ルールはそのままに項番を合わせようと決めました。

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こちらの事例で私達ISO9001のコンサルタントがお伝えしたいのは1つです。
それは「規格改訂はルールの見直しのチャンス」ということです。

これまでISO9001は数回の規格改訂を経てきました。
そして近年では審査の受け取り方も変化し、負担が少なくても認証できるようになっています。
極端な話、2015年版で新しく認証する企業が、
明日審査と言われても取得ができるような時代です。

せっかくシンプルなルールにできるというのに
従来のルールを変えようとしないで、2015年版の対応だと言って、
また従来のルールを2015年版に表現だけ変えてしまっていては、
今後30年、40年と誤った歴史を繰り返し続けてしまう可能性があります。

いっそのこと、ISOを新しく取り直しするくらいでやらないと取り返しのつかないことになってしまい、
ISO9001を認証している意味がないといっても過言ではありません。
よりシンプルに、実態に見合ったものになるように、文書の内容や自分たちだけでなく、
審査機関なども含めて周囲をとりまく環境を見直してはいかがでしょうか?

2つの事例を紹介させていただきましたが、
同じようにすすめようと考えていたISO担当の方は意外と多いのではないでしょうか?

弊社では、お客様の「ISOやPマーク(プライバシーマーク)における社内工数を限りなく0(ゼロ)に近づける」を
ミッションとし、ISO事務局としてサポートさせていただくことで、
現在1350社を超えるお客様をお手伝いさせていただいております。

もちろんそこにはISO9001の規格改訂のサポートもさせていただき、
ありがたいことに毎月40社を超えるお客様と新しくご契約させていただいております。

自社で行うよりも遥かにローコスト、さらに1350社以上のサポート実績による経験値の蓄積が弊社の強みです。

規格改訂をチャンスと捉え、ヒト・モノ・カネ・時間といった自社の経営資源を有効に利用することに
興味がありましたら、一度ご連絡をいただけたらと思います。

ISO9001取得:3つの事例(都市伝説風味)

 


 

いつもご愛読ありがとうございます。

ISO(アイエスオー)総合研究所コンサルタントの結石です。

 

お客様のお話をお伺いしていると、ISO9001(アイエスオー)の取得にかかる

費用、期間、工数のイメージがとてもハードルが高くなっていると感じました。

そこで「え!?そんなので本当にとれるの?」とお問い合わせいただいたお客様も

仰天したISO9001(アイエスオー9001)の3つの具体的な取得事例をご紹介します!

 

 

 

これを見ればあなたもISO(アイエスオー)のハードルが低くなります。

信じるか信じないかはあなた次第です。

はい、どこかで聞いたフレーズですね。都市伝説のハローバイバイ関です。

でもこれは都市伝説ではございません。事実なのです。

 


 

 

 

 

これは、ISO(アイエスオー)を取得するには先ず、経営層、営業、製造、設計、総務等の

各セクションから数人プロジェクトメンバーを選出して、キックオフをしてからでないと

取得できないという都市伝説だ。では、解説していこう。

 

 

プラスチック製品開発設計・製造販売をしている70名程度のA社様からお問い合わせが

ありました。お話をお伺いしていると、前職でもISO(アイエスオー)を取得しており、

その当時、アドバイスをもらっていたコンサルタントが先ずはキックオフを開催して、

 

全従業員を巻き込んでいかないと取得できませんと言われたようです。そのイメージが

根強く残っており、ISO9001(アイエスオー9001)がとてもハードルの高いものになっていました。

 

ISO(アイエスオー)の取り組み方や考え方はここ2,3年で大きく変化しました。

昔のように品質保証を重視して、作成した記録を保証する記録をISO用(アイエスオー用)に2重で作成し、なんでも手順書を作成していました。

 

 

今は、ISO(アイエスオー)の活動の負担が大きすぎて、本来業務にまで支障が出てしまいISO(アイエスオー)活動が

本末転倒になっている状況を打破すべく、審査機関の考え方も実務で運用しているルールや記録を活用して、

ISO9001(アイエスオー9001)を取得することを推奨しています。

 

 

 

つまり、70名の企業から営業部、品質保証部、製造部、設計部、管理部から

4人ずつ選定して20名をプロジェクトメンバーに任命してキックオフを開催する必要はありません。

ISO総研や審査機関との窓口をして頂く方を1人選出して頂くだけで取得できます。

 

 

A社で普段から運用しているルールや記録だけで、十分にISO9001(アイエスオー9001)の基準を

満たしており取得できてしまいます。こちらをA社様に伝えたら、すぐに発注して頂くことになりました。

 

 

 

これはISO総研での実際の事例です。しかし、ご経験されていない以上、ハローバイバイ

関の言葉を借りるならこの話は「信じるか信じないかはあなた次第」ということなのだろう。

 

 


 

 

 

 

これはISO9001(アイエスオー9001)の新規取得をするためには、本来業務と兼業しながら進めるしかないという都市伝説だ。では、解説していこう。

 

 

 

印刷機械類の製造・販売をしている50名程度のB社様からお問い合わせがありました。

お話をお伺いしていると、顧客要求でISO9001(アイエスオー9001)を取得する必要性が

あるとのことです。

 

 

ご担当者様は上層部からプロジェクトを動かすように指示がありましたが、

本来、品質保証部にて、新たな新開発した製品の製品検査の対応にも追われており、

とてもじゃないけど、ISO9001(アイエスオー9001)のプロジェクトまで手が回らないといった感じでした。

 

 

 

 

ISO総研が主導になって、業務内容のヒアリングを行い、普段の実務で活用しているルールや

記録を活用して、ISO9001(アイエスオー9001)のマネジメントシステムを構築できる。

つまり、明日、審査だとしてもすでに審査を受講できる状態ですとお伝えしました。

こちらもB社様に伝えたら、すぐに発注して頂くことになりました。

 

 

 

これもISO総研での実際の事例です。

しかし、ご経験されていない以上、

やはり、ハローバイバイの関の言葉を借りるならこの話は「信じるか信じないかはあなた次第」ということなのだろう。

 

 


 

 

 

 

ISO9001(アイエスオー9001)の新規取得は1年単位の長期プロジェクトで動かさないと取得できないという都市伝説だ。では、解説していこう。

 

 

システム会社で受託開発をしている20名程度のC社様からお問い合わせがありました。

お話をお伺いしていると、顧客要求でISO9001(アイエスオー9001)を取得する必要がり、

イメージではプロジェクトを動かすために来年1月から準備して、来年の3月から動くつもりだったようです。取得は1年間かけて取得までもっていこうとされていました。

 

それに対して、ISO総研が主導になって、業務内容のヒアリングを行い、

普段の実務で活用しているルールや記録を活用して、

ISO9001(アイエスオー9001)のマネジメントシステムを構築できる。

 

そうすれば、来年の3月には取得して、認証書も届きますとお伝えしました。

取得の期間についてギャップをお伝えしたら、C社様もすぐに発注して頂くことになりました。

 

 

これも、しつこいですがISO総研での実際の事例です。

しかし、ご経験されていない以上、やはり、ハローバイバイの関の言葉を借りるならこの話は「信じるか信じないかはあなた次第」なのですが、ぜひ、経験してください。

 

ISO総合研究所であれば、工数ゼロでISO9001(アイエスオー9001)の新規取得のお手伝いをいたします。

ISO9001取得:~プレス加工会社の場合~

お世話になっております。ISO総合研究所のコンサルタントの鈴木です。
いつもご愛読ありがとうございます。

 

本日は「プレス加工会社でISO9001を取得する場合」についてお話しさせていただきます。

 

まずは、どの業界・業種でもISO9001を取得するには

 

①要求事項で求められているルールを構築する

②実際に構築したルールで運用する

③審査会社による審査を受ける

 

上記3点の流れが必要になってきます。

ひとつずつ順を追ってお話ししていきましょう。

 

①要求事項で求められているルールを構築する

 

規格要求事項に対してのルール決めをしていきます。品質マニュアルやISO規程と呼ばれるものを作成する段階ですね。

下記がISO9001での適用規格であるJISQ9001:2008 の要求事項になります。

 

0.1 一般

0.2 プロセスアプローチ

0.3 JIS Q 9004 との関係

0.4 他のマネジメントシステムとの両立性

1 適用範囲

1.1 一般

1.2 適用

2 引用規格

3 用語及び定義

4 品質マネジメントシステム

4.1 一般要求事項

4.2 文書化に関する要求事項

5 経営者の責任

5.1 経営者のコミットメント

5.2 顧客重視

5.3 品質方針

5.4 計画

5.5 責任,権限及びコミュニケーション

5.6 マネジメントレビュー

6 資源の運用管理

6.1 資源の提供

6.2 人的資源

6.3 インフラストラクチャー

6.4 作業環境·

7 製品実現

7.1 製品実現の計画

7.2 顧客関連のプロセス

7.3 設計・開発

7.4 購買

7.5 製造及びサービス提供

7.6 監視機器及び測定機器の管理

8 測定,分析及び改善

8.1 一般

8.2 監視及び測定

8.3 不適合製品の管理

8.4 データの分析

8.5 改善

 

 

上記の要求事項だけ見ると、要求事項に基づいたルールを決めるのはめんどくさい、ISO9001は取得するのが大変だと思う方も多いかと思います。

しかし、ISO9001は当たり前といえば当たり前の企業活動をルール化したものなので、

要求事項の意図している内容が理解できれば「もうすでに会社でやっている」と思われることの方がはるかに多いです。ただその現状実施している内容を文書にするだけですね。

 

例えばですが、プレス加工会社の 製品実現の1事例を上げさせていただきます。

 

受注のプロセス:お客様から使用者や図面をもらい打合せにて依頼を受ける。それを受けて見積書を発行する。

発注プロセス:見積書の結果契約が決まったら、必要な資材や材料の発注をかける。

製造プロセス:図面や仕様書を用い、社内にて予定表や工程表を作成し顧客要求通りに製品を製造する。

検査プロセス:出荷前の最終検査を実施してお客様に製品を納品する。

 

このような仕事の一覧の流れを、どのような記録を用いて実施していくのかを文章にしていくだけですね。

 

 

②実際に構築したルールで運用する

 

実際に品質マニュアルや規程が出来上がったら、その品質マニュアルルや規程に則って実際に仕事を進めていきます。これが運用と呼ばれるものです。

ただし、すでに実施している仕事の内容を基にルールを構築するものがほとんどなので、いままで通りの仕事を実施していくだけですね。一部ISO9001を取得するために新たに実施しなければならないことはあるかもしれませんが割愛させていただきますね。

 

もちろん日々の業務の流れや使用してきた記録、様式が変わることもあるかと思います。そうなると品質マニュアルや規程と実際の運用が異なってきてしまいます。そうなった場合は、品質マニュアルや規程を修正していけばいいのです。

特に内部監査時に品質マニュアルや規程類と実際の運用が異なっているか見ていけばいいですね。

 

 

③審査会社による審査を受ける

当たり前ですが、いくらマネジメントシステムを構築・運用しても審査を受けて合格(認証)をしないと、ISO9001認証取得!と掲げることができません。

実際にそのマニュアルや規程で運用した後に審査会社による審査を受けることになります。

日本だけでも約60社ほど審査会社があるといわれますが、それらの会社もISOの審査会社として認定を受けています。ISOの審査をしていいよと、厳しい審査を受けて通っているということです。また、審査会社によって審査費用は様々です。

 

ISO9001の初回の審査では2回審査を受けることになっています。

俗にいう1段階審査と2段階審査と呼ばれているものです。

1段階審査は会社が作成した品質マニュアルや規程が要求事項の内容を満たしているか、またはその仕組みが構築されているかをチェックしていきます。

その後2段階審査で、実際にその会社で作成した品質マニュアルや規程通りに運用ができているかをチェックしていきます。

特に審査にて問題がなければその後認証が完了となります。

 

 

大まかな流れになりますが上記①~③の流れでISO9001は取得できます。

 

 

ISO9001を取得したいが、ISOはまだめんどくさいものだと思っている。

そんなことを考えている方がいらっしゃれば、ぜひお気軽に弊社までお問い合わせください。

弊社では、お客様の「ISOやPマーク(プライバシーマーク)における社内工数を限りなく0(ゼロ)に近づける」を

ミッションとし、ISO事務局としてサポートさせていただくことで、

現在1350社を超えるお客様をお手伝いさせていただいております。


ISO14001取得:金属プレス加工会社で出した内部監査指摘事例

ISO総合研究所コンサルタントのほったーだよ!

今回は内部監査について取り上げます。


内部監査というとISO9001でもISO27001でも、そのほかPマーク(プライバシーマーク)と呼ばれる個人情報保護の規格でも登場する、

ある意味マネジメントシステムの肝になる部分といってもいいかもしれません。


実際に内部監査のお手伝いをして指摘としてだしたもの、過去の資料を見ていて知ったもの、人から聞いたものなどありますが、本当に指摘の内容は様々。
納得するものもあれば感心してしまうもの、首をひねってしまうものまであります。
その指摘事項によって対象部門のルールが変わることもあれば、会社全体のルールに影響してしまうこともあります。
良い影響が出ればよいのですが、残念ながら必ずしもそうとは言えません。
客観的にみると悪い方向へと進んで行ってしまっているケースも何度も見てきました。
それだけ、慎重にならないといけない。でも改善の機会ですのでうまく利用してほしい。
それだけどのような指摘をだすのか、内部監査というひとつのチェック機能を使うのかというのは重要なことだということです。

前置きが長くなりましたが、

前段の内容を踏まえたうえでどのような内部監査事例があるのか、いくつか紹介します。
重ねてですが、様々な内容の指摘事項がありますのですべてを紹介はできません。少し切り口を変えた内容のものを紹介できればと思います。

 


ここでは、シチュエーションを絞って事例をご紹介します。
ということでタイトルの話題に戻ります。
タイトルは、「金属プレス加工会社でだした内部監査指摘事例」でした。
シチュエーションはこれです。規格はISO14001、環境マネジメントシステムです。
金属加工といってもいろいろありますが、あまり限定はしません。

また、シチュエーションを絞って実例を紹介しますが、あまりそのお仕事に偏らない内容で紹介できればと思います。

ですので、ISO14001をとっているけど別のお仕事であったり、

ISO9001をとっている同業者の場合でもなるべく参考になるように、こんな内容で出ているところもあるんだなーくらいで見てもらえると、視野が広がったり広がらなかったりします。

なお、実例をそのままあげようと思いますが、指摘の文面をそのまま載せると読みにくく、専門性が強く出てしまうため、何点かを簡略化してあげてみます。


※以下はJIS Q 14001:2004(ジスキュー14001:2004)の要求事項です。

 


・4.2
環境方針に係るところ
です。
内容もさることながら、その取扱いについて意外と抜けてしまうことが多いようです。


例)環境方針が従業員に周知されていません。
例)一般の人が入手可能な仕組みになっていません。

要素だけ抜き出すととても簡潔な内容です。
少し細かな部分と感じると思いますが、方針の取り扱いに関してはISO14001に限らず、ISO9001やそのほかのマネジメントシステムでも基本的なところです。
難しいことでもありませんし、基本的なところである分、なにかと抜けがちです。
また、外部審査などが入った際に急に聞かれてあたふたするケースも見受けることが割とありますので、内部監査の際に簡単に聞いてみましょう。
例えば、事務所への掲示はあっても工場内の掲示がなくほんとに知らなかったというケースや、工場に掲示しているものが埃などで汚れていたため、内部監査が入るからとわざわざ新しく出力して張り替えたら古い方針だった、という実例もあったりします。


・4.3.1
環境側面です。
一度抽出するとなかなか大幅な更新がないという方も多いのではないでしょうか?

 

 

例)新規の案件(材料、製品等)が発生する予定がありますが、環境側面として特定されていません。

 

 

環境側面はISO14001の中でどうしても複雑になりがちであり、理解もしにくいと思われがちな部分です。そもそも環境側面という言葉自体、普段使うものでもありませんし、このISO14001という規格の要求事項の中でもイメージがつきにくいかもしれません。

シンプルに言えば、普段やっているお仕事をリストアップして、それらがどのように環境に影響を与えているのか考えてくださいといったところ。プレス機器を使うようなケースではできてくる製品に関わってくるものですし、サービス業ではサービスそのものだったりもします。

そして一番気をつけないといけないのは、この環境側面の項目が何を目的としているかというところ。

この規格のこれ以降(この要求事項以降)の項目になってきますが、目的を決めたり、やることを決めたり、法律が守られているのか確認したりします。

目的が何か。これもシンプルにいってしまえば、それらをする事前準備といったところです。PDCAでいうところのP、planの段階です。

少し脱線してきているので元に戻すと、この項目は準備をするところなので、今ある製品に関するものも当然ですが、これから発生が予定される部分まできちんと把握しておく必要があります。

そこまできちんと見ておいて、どのような影響があるのか、重要な事は何なのかをきちんと見極め、必要な実施事項を決めていきましょうということです。

 

 

・4.4.2

力量、教育訓練のところです。ISO14001では、「力量、教育訓練及び”自覚”」となっていますので注意です。

 

 

例)著しい環境側面について自覚させるための活動が実施されていない

 

 

ISO9001には出てきませんので、そちらをやっていると脱落しがちなのがこの、”自覚させる”というところ。

特に、著しい環境側面というのは、”著しい”といっているくらいなので特に注意してみていかないといない部分になります。

特別注意扱いなのに何もしないというのはいけません(と規格から読み取れます)。

著しいという言葉も普段あまり使うことがないと思いますので、なかなか理解がしにくいと思いますが、

なんだか特に気をつけないといけないもの、重要なもの、くらいでひとまず置き換えて考えてみてもらってもいいかもしれません。

 

重要なものについては当然、それについて従業員にわかっておいてもらわないと困ります。

組織にとって大きな影響を与えるものもあれば、中には人そのものに影響があるものもあるかもしれません。

そのようなものは、それに関連する仕事をする方にはきちんと分かっておいてもらう必要があります。

 

 

数としては多くも紹介しきれず、まだまだ紹介したい事例も数多くありますが、ひとまず一区切りとします。

といいますか、突拍子がなさすぎてあまり書けない内容などもありますので、この辺で自粛します。

 

金属プレス加工というとどうしても音の問題や溶剤の管理、廃棄物の処理などに目が行きがちです。

それらももちろん重要ですが、審査を乗り切るという一つの通過地点をスムーズに超えるためにも、基本的なところが抜けないようにしていくことも必要です。

基本的な部分に行くほど、どうしても規格本文と格闘しなければいけないという面倒さも実際出てきますので、

そのあたりは何を内部監査のテーマとして掲げるかをはっきりさせておくと良いと思います。

 

規格の改訂などもありましたので、一度基本的なところをという観点の監査が必要であれば、専門知識を持った方に話を聞いてしまうのが一番近いのは言うまでもありません。

 

 

監査についてのお困りごとや内部監査事例をもっと知りたい、その他の内容についてでも、多少なりご興味がございましたらお聞かせください。

土日祝日は相談できませんが、サービス説明やご相談には無料出張で伺わせていただきます。

ISO9001規格改訂のスリム化ビフォーアフター、あなたの会社、昔ながらのISOじゃないですか?

いつもご愛読ありがとうございます。

日々筋肉をつけるために筋トレをやったりやらなかったりしているISO総合研究所コンサルタントの佐藤龍平です。

さて、弊社ではISO9001の運用代行を行っておりますが、最初にさせて頂くことがあります。

それがスリム化です。

何をスリムにするの?と疑問に思う方もいらっしゃるかもしれません。

弊社では、まずお客様が今まで運用してきたISO9001のルールの中から無駄なルール、様式をなくしていきます。

そう聞くと「えっ、ルールなくしちゃったらISO9001の継続ができなくなるんじゃないの!?」とお思いになるかもしれませんがそんなことはございません!

最初にISO9001を構築する時にあれもしなきゃ、これもしなきゃ...と必要以上にルールや書類様式を準備し、

実態に合っていないマネジメントシステムになってしまっている場合がありませんか?

実態に合っていないマネジメントシステムは無駄な時間や工数を費やすことになることにもあります。

例えば、

・意味のないルールで業務の工程が増えている

・担当者が記録作成する時間がかかる

・改訂に時間がかかる

・改訂後のチェックに時間がかかる

・何が書いてあるか分からない

などなど...

上記の他にも無駄がたくさんあります。

分厚いマニュアル、いらない様式はマイナスを生むだけなのでよいことが全くありません。

うち会社のマニュアルは無駄なことが多いかも!?と思った担当者の皆さん、いますぐ社長を説得してスリム化に取り組んではいかがでしょうか?(笑)

そうは言ってもどうすればいいの?と思ってらっしゃる方、そこまで難しく考える必要はございません。

ISOの規格に求められていることに対して、

皆さんの普段のお仕事を当てはめていけば自然と実態にあったISO9001のマニュアルが作ることができます。

ただし、内部監査やマネジメントレビューの記録などは作成しておく必要がありますし、ISO9001が文書化を求めているものは文書化しなければいけませんが...

さて、それではISO9001のマニュアル等をスリム化してどこまで変わるのでしょうか?

下記に弊社で今までスリム化させていただいたお客様の事例をご紹介いたします。

1.H工業様

創業40年、従業員数30名の部品製造を行っている企業です。

このお客様では、ISO9001のマニュアルは1本、その他の手順を記載した規程が15本、運用のために使用する書類様式が53本とかなりヘビーな運用ルールになっていました。

早速、社長や担当者、現場の方にヒアリングをさせて頂くと、実際に使っていない書類や業務の実態と合っていないルールが次から次に出てきました。

例えば、ISO9001のために用意した書類も書くのが面倒臭く実際には使っていない。実は同じような内容の書類を実務の中で作っていて、書類が重複しており、同じ書類をつくる手間がかかっていた!!などなど...

社長、担当者も驚くようなことが分かってきたのです。


↑H工業様のスリム化前の書類データ数です。


↑H工業様のスリム化後の書類データ数です。

H工業様では担当者と弊社コンサルタントが業務で使っている書類かどうか話をさせて頂きました。スリム化を進めさせていただき、マニュアル1本、書類様式28本にすることができました。

スリム化後の審査は、不適合もなくいくつかの観察事項のみで終わることができました。

2.S建設様

創業25年、従業員数27名の建設業の企業です。

このお客様は、力量の評価についての記録を従業員ごとにファイルを作成し、いつ、どのような技能を持っているのか、どんな資格を持っているのか、等ということをまとめ、管理責任者が有効性の評価を行っていました。しかし、それでは従業員が増えるごとにファイルが増えてしまいますし、1年ごとにファイルの厚さも増えていってしまいます。

なにより担当の管理責任者が、毎年各従業員の力量の評価を、ファイルをいちいち取り出し、ファイルの中を見て行うなんてことは工数がかかってしまっているだけの作業です。

ではどうしようか?となった際に、S建設様でさせて頂いたスリム化は、力量を表にして管理してしまおうという方法です。

1枚の表にしてしまうことで誰がいつ教育を受けたのか、力量に達しているのかをひと目で分かるようになりました。

以上が弊社でスリム化をお手伝いさせていただいたお客様の例となっております。今回は2社のみとなっておりますが、他にもまだまだ7000社以上の実績がありますので、読んで下さった皆さんの業種業態に合った事例を紹介できるかと思います。

どうやってISO9001をスリム化すればいいの?それよりも業務の無駄も無くしたい!!なんて企業の担当者さんも弊社までご連絡ください。ISOの運用代行から他社事例の紹介など、皆さんの会社にためになる情報を発信させていただきます。

それでは、お読みいただきありがとうございました。

次回も、お楽しみいただければと存じます。