ISO14001:旋盤加工会社で出した内部監査指摘事例

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ISO総合研究所コンサルタントの堀田です。
今回は内部監査について取り上げます。

内部監査というとISO9001でもISO27001でも、そのほかPマーク(プライバシーマーク)と呼ばれる
個人情報保護の規格でも登場する、ある意味マネジメントシステムの肝になる部分
といってもいいかもしれません。

実際に内部監査のお手伝いをして指摘としてだしたもの、過去の資料を見ていて知ったもの、
人から聞いたものなどありますが、本当に指摘の内容は様々。

納得するものもあれば感心してしまうもの、首をひねってしまうものまであります。
その指摘事項によって対象部門のルールが変わることもあれば、
会社全体のルールに影響してしまうこともあります。

良い影響が出ればよいのですが、残念ながら必ずしもそうとは言えません。
客観的にみると悪い方向へと進んで行ってしまっているケースも何度も見てきました。
それだけ、慎重にならないといけない。でも改善の機会ですのでうまく利用してほしい。

それだけどのような指摘をだすのか、内部監査というひとつのチェック機能を使うのか
というのは重要なことだということです。

前置きが長くなりましたが、前段の内容を踏まえたうえでどのような内部監査事例があるのか、
いくつか紹介します。

重ねてですが、様々な内容の指摘事項がありますのですべてを紹介はできません。
少し切り口を変えた内容のものを紹介できればと思います。

ここでは、シチュエーションを絞って事例をご紹介します。
ということでタイトルの話題に戻ります。

タイトルは、「旋盤加工会社でだした内部監査指摘事例」でした。
シチュエーションはこれです。規格はISO14001、環境マネジメントシステムです。
旋盤加工といってもいろいろありますが、あまり限定はしません。
また、シチュエーションを絞って実例を紹介しますが、
あまりそのお仕事に偏らない内容で紹介できればと思います。

ですので、ISO14001をとっているけど別のお仕事であったり、ISO9001をとっている
同業者の場合でもなるべく参考になるように、こんな内容で出ているところもあるんだなーくらいで
見てもらえると、視野が広がったり広がらなかったりします。

なお、実例をそのままあげようと思いますが、指摘の文面をそのまま載せると読みにくく、
専門性が強く出てしまうため、何点かを簡略化してあげてみます。
※以下はJIS Q 14001:2004(ジスキュー14001:2004)の要求事項です。

・4.2
環境方針に係るところです。
内容もさることながら、その取扱いについて意外と抜けてしまうことが多いようです。

例)環境方針が従業員に周知されていません。
例)一般の人が入手可能な仕組みになっていません。

要素だけ抜き出すととても簡潔な内容です。
少し細かな部分と感じると思いますが、方針の取り扱いに関してはISO14001に限らず、
ISO9001やそのほかのマネジメントシステムでも基本的なところです。

難しいことでもありませんし、基本的なところである分、なにかと抜けがちです。
また、外部審査などが入った際に急に聞かれてあたふたするケースも見受けることが
割とありますので、内部監査の際に簡単に聞いてみましょう。

例えば、事務所への掲示はあっても工場内の掲示がなくほんとに知らなかったというケースや、
工場に掲示しているものが埃などで汚れていたため、内部監査が入るからとわざわざ
新しく出力して張り替えたら古い方針だった、という実例もあったりします。

・4.3.1
環境側面です。
一度抽出するとなかなか大幅な更新がないという方も多いのではないでしょうか?

例)新規の案件(材料、製品等)が発生する予定がありますが、環境側面として特定されていません。

環境側面はISO14001の中でどうしても複雑になりがちであり、理解もしにくいと思われがちな部分です。
そもそも環境側面という言葉自体、普段使うものでもありませんし、
このISO14001という規格の要求事項の中でもイメージがつきにくいかもしれません。

シンプルに言えば、普段やっているお仕事をリストアップして、それらがどのように環境に影響を
与えているのか考えてくださいといったところ。プレス機器を使うようなケースではできてくる
製品に関わってくるものですし、サービス業ではサービスそのものだったりもします。

そして一番気をつけないといけないのは、この環境側面の項目が何を目的としているかというところ。
この規格のこれ以降(この要求事項以降)の項目になってきますが、目的を決めたり、
やることを決めたり、法律が守られているのか確認したりします。

目的が何か。これもシンプルにいってしまえば、それらをする事前準備といったところです。
PDCAでいうところのP、planの段階です。

少し脱線してきているので元に戻すと、この項目は準備をするところなので、
今ある製品に関するものも当然ですが、これから発生が予定される部分まできちんと把握しておく必要があります。
そこまできちんと見ておいて、どのような影響があるのか、重要な事は何なのかをきちんと見極め、
必要な実施事項を決めていきましょうということです。

・4.4.2
力量、教育訓練のところです。ISO14001では、「力量、教育訓練及び”自覚”」となっていますので注意です。

例)著しい環境側面について自覚させるための活動が実施されていない

ISO9001には出てきませんので、そちらをやっていると脱落しがちなのがこの、“自覚させる”というところ。
特に、著しい環境側面というのは、“著しい”といっているくらいなので
特に注意してみていかないといない部分になります。
特別注意扱いなのに何もしないというのはいけません(と規格から読み取れます)。

著しいという言葉も普段あまり使うことがないと思いますので、なかなか理解がしにくいと思いますが、
なんだか特に気をつけないといけないもの、重要なもの、くらいでひとまず置き換えて考えてみてもらってもいいかもしれません。

重要なものについては当然、それについて従業員にわかっておいてもらわないと困ります。
組織にとって大きな影響を与えるものもあれば、中には人そのものに影響があるものもあるかもしれません。
そのようなものは、それに関連する仕事をする方にはきちんと分かっておいてもらう必要があります。

数としては多くも紹介しきれず、まだまだ紹介したい事例も数多くありますが、ひとまず一区切りとします。
といいますか、突拍子がなさすぎてあまり書けない内容などもありますので、この辺で自粛します。

旋盤加工というとどうしても音の問題や油等の管理、廃棄物の処理などに目が行きがちです。
それらももちろん重要ですが、審査を乗り切るという一つの通過地点をスムーズに超えるためにも、
基本的なところが抜けないようにしていくことも必要です。

基本的な部分に行くほど、どうしても規格本文と格闘しなければいけないという面倒さも実際出てきますので、
そのあたりは何を内部監査のテーマとして掲げるかをはっきりさせておくと良いと思います。

規格の改訂などもありましたので、一度基本的なところをという観点の監査が必要であれば、
専門知識を持った方に話を聞いてしまうのが一番近いのは言うまでもありません。

監査についてのお困りごとや内部監査事例をもっと知りたい、その他の内容についてでも、
多少なりご興味がございましたらお聞かせください。
土日祝日はご相談に乗ることができませんが、サービス説明やご相談には無料出張で伺わせていただきます。

ISO(アイエスオー)の内部監査と是正処置について

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ISO総合研究所 コンサルタントの前田です。
いつもお読みいただきありがとうございます。

さて、今回はISO(アイエスオー)の内部監査の原則について、
お話していこうと思います。

ISO(アイエスオー)の内部監査はPDCAのCであるチェックの機能です。
チェックということは、必ず二つのものを比べることになります。
ISO(アイエスオー)の内部監査の場合は、監査基準と客観的証拠を比べることになります。

監査基準とは、決められたルールや文書化されたルールです。
ルールは基本的に4つの要求事項からなります。
ISO9001、ISお14001などの規格要求事項、消防法や廃掃法などの法的要求事項、
品質・コスト・納期などのお客様要求事項、社長がいったことや決めたことなどの社内要求事項、
こういったものから社内のルールが決まっているはずです。

客観的証拠とは第三者が見ても後で再現できるような、証拠、エビデンスのことです。
多くの場合は3現(現実、現物、現場)で確認します。
ISO(アイエスオー)内部監査員の一番の仕事は監査基準に対する客観的証拠集めと言えます。
これができればISO(アイエスオー)内部監査員の仕事の8割はできています。
客観的証拠が集められたら、次に適合・不適合の評価をします。

適合とは監査基準に対して、監査基準をきちんと行えている、守られている状態です。
反対に不適合とは監査基準に対して、監査基準を行えていない、守られていない状態です。
適合の場合はわかりやすく、監査基準に対して適合している客観的証拠があれば適合と評価できます。
間違いやすいのが不適合の場合です。不適合の場合は、不適合である客観的証拠が必要となります。
監査基準に対して、確認ができないことは不適合ではなく、確認できないという事実でしかなく、評価できないということになります。
今手元に○○がありません、というものは確認ができないので、不適合ではなく確認ができないということになります。

是正処置は、内部監査で見つけた不適合や実務上で出た不適合に対して行います。
是正処置は再発防止といい、二度と同じ不適合が起きないようにすることです。
そのため明確に分けないといけないのが、処置と是正処置は違うということです。
処置は起きた不適合に対して、とりあえずおさめるためにすること、是正処置は前述したとおり、
二度と再発しないように手を打つことです。

またここでよく間違えるのは、不適合はすべて是正処置しないといけないと思っていることが多いです。
不適合はすべて是正処置をする必要があるわけではなく、是正処置が必要かどうかの評価が必要です。
実際のところ不適合には程度はなく、エアコンは28度以上というルールで27度設定だと、
呼び方は不適合になります。監査基準を守られていないわけです。

ではエアコンの設定温度が今後28度以上になるように是正を・・・となるかどうかです。
そして、是正処置が必要かどうかの評価を終えて、是正処置が必要だということになれば、
次に行うのは原因追究です。

よく言うのはなぜなぜ5回というように、なぜを5回繰り返すなどして
真の原因を抑える必要があります。

ほかには4Mというような、

MAN(人)、
MACHINE(設備、機会)、
METHOD(手順、方法)、
MATERIAL(材料)

の切り口で原因を掘り下げるのもの良いです。

そうして真の原因をつきとめたら、是正処置を行うことになります。

是正処置を行う場合には、つきとめた真の原因をつぶせるような状態にならないといけません。
この時に陥りがちなのが、100点の答えさがしをしてしまうことです。

再発防止なので100点にしていく必要がありますが、つきとめた真の原因が合っているかもわからないし、
手を打とうとしている是正処置もあくまで仮説をもとにやるものなので、
現段階での正しさはわからないわけです。

したがって効果があるように考えながらも考えすぎないようにしたほうがよいです。
それよりも次の有効性レビューをきちんとしていくほうがよいでしょう。

有効性レビューでは、取った是正処置によって再発防止できているかどうかを評価することです。
多くの場合は是正処置に時間をかけるもののそこで満足して有効性レビューがきちんとされていないことがあります。
有効性レビューは是正処置をとった際にいつ行う予定なのかをしっかり決めておくと良いかと思います。

以下、まとめ

内部監査とは
 └監査基準と客観的証拠を比べる
 └適合不適合を評価する

 監査基準とは
  └4つの要求事項とは
    └規格要求事項
    └法的要求事項
    └お客様要求事項
    └社内要求事項

 客観的証拠とは
  └3現で確認できるようなエビデンス

適合・不適合評価とは
 └適合の場合は適合だということが確認できるもの
 └不適合の場合も不適合ということが確認できるものが必要
 └確認できない、は不適合にはならない

是正処置とは
└再発防止
└処置と是正処置はべつもの
└不適合の原因を追究する

原因追究とは
 └なぜなぜ5回
 └4M
└MAN(人)
└MACHINE(設備、機会)
└METHOD(手順、方法)
└MATERIAL(材料)

有効性レビュー
 └再発していないかの評価
 └いつやるかの時期を決める

ISO9001(アイエスオー9001)取得:金属加工会社で出した内部監査指摘事例


いつもご愛読ありがとうございます。ISO総合研究所コンサルタントの残田です。

 

今回は金属加工の分野でISO9001(アイエスオー9001)を取得されている会社についてです。その中でも内部監査に焦点を絞ってお話させて頂きたいと思います。

 

 

内部監査とはISO9001(アイエスオー9001)を運用していくためのPDCAサイクルの中でC(チェック)に当てはまるものです。日常のISO9001(アイエスオー9001)の運用が要求事項に適合しているかチェックする機会になるものですね。

 

 

それでは、ここからは当社でお手伝いをしている会社で実際にあった内部監査での事例を紹介しながらお話を進めていきたいと思います。

 

 

4.2.3 文書管理

 ①チェックシートや多くのデータシートを作成しているが、多くなりすぎて把握できなくなっている為、再度項目の見直し・整理等を検討してください。

 

 ②現状整理整頓を推奨していますが、ファイル等の管理について、あたらしいものをファイリングするものに2013年と記載があったりと、少し分かりづらい表記になっていますので、まずはこういった文書等から整理整頓することをオススメします。

文書管理に関する内容での指摘ですね。JISQ9001:2008(ジスキュー9001:2008)で要求されていることを簡単にまとめると、文書の発行前に承認する、文書の見直しを行う、最新版の管理をする、すぐ見られるようにする、容易に識別できること、古いものを間違えて使わないようにすることです。

 

①の指摘ではすぐ見られるようになっていないこと、②では最新版の管理ができていなくて、見にくい状態になっていることを指摘されています。ISO9001(アイエスオー9001)2015年版でも「7.5文書化した情報」で同じような内容が残っているので自社の文書がどのように管理されているか一度見直ししてみてはいかがでしょうか。

 

 

5.3 品質方針

 ①品質方針が社内に周知されていません。

 

こちらは品質方針に関する指摘がでていますね。これはJISQ9001:2008(ジスキュー9001:2008)の「5.3 品質方針」d)組織全体に伝達され、理解される。という要求事項を満たすことができていない為出た不適合です。周知する方法は会社によってさまざまなやり方があります。ホームページに掲載する、社内に掲示する、品質マニュアル内に文書化し周知する等がよく目にする方法です。ISO9001(アイエスオー9001)2015年版では「必要に応じて、密接に関連する利害関係者が入手可能である」ということも書いてあるので、ホームページをお持ちの会社であればWEB上に公開してしまうのが一番手っ取り早い方法になるかもしれません。

 

 

6.2.2 力量、教育・訓練及び認識

 ①内部監査員の力量について明確にすることを検討してください。

 ②力量表にて従業員の力量が明確にされていることを確認しましたが、教育についての記載がないので力量教育の計画を明確にすることを検討してください。

力量、教育・訓練及び訓練に関する記録についての指摘が出ています。また、内部監査に限らずISO9001(アイエスオー9001)の審査でも指摘されることが多い内容ですね。内部監査員は外部に委託しても問題ありませんが、審査では自社でも内部監査員を養成することを指摘されることもあるので、「力量表」や「スキルマップ」等に内部監査員の力量を明確に記載しておいた方が良いかもしれません。ISO9001(アイエスオー9001)2015年版でも7.2力量で「力量の証拠として、適切な文書化した情報を保持する。」ということを要求されているので、自社で該当する記録を確認してみてください。

 

教育に関しては「該当する場合には、その必要な力量に到達することができるように教育・訓練を行うか、又は他の処置をとる。」となっています。そのため、必要な力量を満たしている場合は教育を行う必要はありません。また、教育をするよりも経験者等、できる人を採用する方が有効な場合、このような対策でも問題ありません。

 

 

今回紹介したのは内部監査で出た指摘の一例ですが、このように内部監査等で不適合が出た場合は基本的には是正することを求められます。ただし、推奨事項や観察事項の場合は出た指摘の内容を検討し有効だと感じる場合には改善し、有効ではないと感じる場合には実施しなくても問題ありません。

 

内部監査や審査で出た指摘には納得できるものや、「ん?」と首をかしげたくなる内容等、本当に様々な内容があります。この指摘された内容によっては会社全体のルールを見直すことや部門のルールの見直し、現場での仕事の手順を変更しなければならなくなるものもあります。

 

実施することで良い影響が出るのであれば実施するべきですが、必ずしも会社が良くなるというものでもありません。反対に悪い方向に進んでしまうこともあり、ルールと実際の仕事が乖離してしまいISO9001(アイエスオー9001)が形骸化してしまう恐れがあります。

 

 

弊社では内部監査もサポートしておりますので、内部監査をどうやったらいいかわからない、ルールが重たくなってしまい困っているという方がいらっしゃいましたら、ぜひ一度、弊社ISO総合研究所のコンサルタントまでお問い合わせください。

ISO14001取得:金属プレス加工会社で出した内部監査指摘事例

ISO総合研究所コンサルタントのほったーだよ!

今回は内部監査について取り上げます。


内部監査というとISO9001でもISO27001でも、そのほかPマーク(プライバシーマーク)と呼ばれる個人情報保護の規格でも登場する、

ある意味マネジメントシステムの肝になる部分といってもいいかもしれません。


実際に内部監査のお手伝いをして指摘としてだしたもの、過去の資料を見ていて知ったもの、人から聞いたものなどありますが、本当に指摘の内容は様々。
納得するものもあれば感心してしまうもの、首をひねってしまうものまであります。
その指摘事項によって対象部門のルールが変わることもあれば、会社全体のルールに影響してしまうこともあります。
良い影響が出ればよいのですが、残念ながら必ずしもそうとは言えません。
客観的にみると悪い方向へと進んで行ってしまっているケースも何度も見てきました。
それだけ、慎重にならないといけない。でも改善の機会ですのでうまく利用してほしい。
それだけどのような指摘をだすのか、内部監査というひとつのチェック機能を使うのかというのは重要なことだということです。

前置きが長くなりましたが、

前段の内容を踏まえたうえでどのような内部監査事例があるのか、いくつか紹介します。
重ねてですが、様々な内容の指摘事項がありますのですべてを紹介はできません。少し切り口を変えた内容のものを紹介できればと思います。

 


ここでは、シチュエーションを絞って事例をご紹介します。
ということでタイトルの話題に戻ります。
タイトルは、「金属プレス加工会社でだした内部監査指摘事例」でした。
シチュエーションはこれです。規格はISO14001、環境マネジメントシステムです。
金属加工といってもいろいろありますが、あまり限定はしません。

また、シチュエーションを絞って実例を紹介しますが、あまりそのお仕事に偏らない内容で紹介できればと思います。

ですので、ISO14001をとっているけど別のお仕事であったり、

ISO9001をとっている同業者の場合でもなるべく参考になるように、こんな内容で出ているところもあるんだなーくらいで見てもらえると、視野が広がったり広がらなかったりします。

なお、実例をそのままあげようと思いますが、指摘の文面をそのまま載せると読みにくく、専門性が強く出てしまうため、何点かを簡略化してあげてみます。


※以下はJIS Q 14001:2004(ジスキュー14001:2004)の要求事項です。

 


・4.2
環境方針に係るところ
です。
内容もさることながら、その取扱いについて意外と抜けてしまうことが多いようです。


例)環境方針が従業員に周知されていません。
例)一般の人が入手可能な仕組みになっていません。

要素だけ抜き出すととても簡潔な内容です。
少し細かな部分と感じると思いますが、方針の取り扱いに関してはISO14001に限らず、ISO9001やそのほかのマネジメントシステムでも基本的なところです。
難しいことでもありませんし、基本的なところである分、なにかと抜けがちです。
また、外部審査などが入った際に急に聞かれてあたふたするケースも見受けることが割とありますので、内部監査の際に簡単に聞いてみましょう。
例えば、事務所への掲示はあっても工場内の掲示がなくほんとに知らなかったというケースや、工場に掲示しているものが埃などで汚れていたため、内部監査が入るからとわざわざ新しく出力して張り替えたら古い方針だった、という実例もあったりします。


・4.3.1
環境側面です。
一度抽出するとなかなか大幅な更新がないという方も多いのではないでしょうか?

 

 

例)新規の案件(材料、製品等)が発生する予定がありますが、環境側面として特定されていません。

 

 

環境側面はISO14001の中でどうしても複雑になりがちであり、理解もしにくいと思われがちな部分です。そもそも環境側面という言葉自体、普段使うものでもありませんし、このISO14001という規格の要求事項の中でもイメージがつきにくいかもしれません。

シンプルに言えば、普段やっているお仕事をリストアップして、それらがどのように環境に影響を与えているのか考えてくださいといったところ。プレス機器を使うようなケースではできてくる製品に関わってくるものですし、サービス業ではサービスそのものだったりもします。

そして一番気をつけないといけないのは、この環境側面の項目が何を目的としているかというところ。

この規格のこれ以降(この要求事項以降)の項目になってきますが、目的を決めたり、やることを決めたり、法律が守られているのか確認したりします。

目的が何か。これもシンプルにいってしまえば、それらをする事前準備といったところです。PDCAでいうところのP、planの段階です。

少し脱線してきているので元に戻すと、この項目は準備をするところなので、今ある製品に関するものも当然ですが、これから発生が予定される部分まできちんと把握しておく必要があります。

そこまできちんと見ておいて、どのような影響があるのか、重要な事は何なのかをきちんと見極め、必要な実施事項を決めていきましょうということです。

 

 

・4.4.2

力量、教育訓練のところです。ISO14001では、「力量、教育訓練及び”自覚”」となっていますので注意です。

 

 

例)著しい環境側面について自覚させるための活動が実施されていない

 

 

ISO9001には出てきませんので、そちらをやっていると脱落しがちなのがこの、”自覚させる”というところ。

特に、著しい環境側面というのは、”著しい”といっているくらいなので特に注意してみていかないといない部分になります。

特別注意扱いなのに何もしないというのはいけません(と規格から読み取れます)。

著しいという言葉も普段あまり使うことがないと思いますので、なかなか理解がしにくいと思いますが、

なんだか特に気をつけないといけないもの、重要なもの、くらいでひとまず置き換えて考えてみてもらってもいいかもしれません。

 

重要なものについては当然、それについて従業員にわかっておいてもらわないと困ります。

組織にとって大きな影響を与えるものもあれば、中には人そのものに影響があるものもあるかもしれません。

そのようなものは、それに関連する仕事をする方にはきちんと分かっておいてもらう必要があります。

 

 

数としては多くも紹介しきれず、まだまだ紹介したい事例も数多くありますが、ひとまず一区切りとします。

といいますか、突拍子がなさすぎてあまり書けない内容などもありますので、この辺で自粛します。

 

金属プレス加工というとどうしても音の問題や溶剤の管理、廃棄物の処理などに目が行きがちです。

それらももちろん重要ですが、審査を乗り切るという一つの通過地点をスムーズに超えるためにも、基本的なところが抜けないようにしていくことも必要です。

基本的な部分に行くほど、どうしても規格本文と格闘しなければいけないという面倒さも実際出てきますので、

そのあたりは何を内部監査のテーマとして掲げるかをはっきりさせておくと良いと思います。

 

規格の改訂などもありましたので、一度基本的なところをという観点の監査が必要であれば、専門知識を持った方に話を聞いてしまうのが一番近いのは言うまでもありません。

 

 

監査についてのお困りごとや内部監査事例をもっと知りたい、その他の内容についてでも、多少なりご興味がございましたらお聞かせください。

土日祝日は相談できませんが、サービス説明やご相談には無料出張で伺わせていただきます。