ISO9001:2015をISO総合研究所に当てはめてみました。

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いつもご愛読ありがとうございます。ISO総合研究所の竹嶋です。

皆様いかがお過ごしでしょうか?

私は子供が5か月になり、そろそろ離乳食について考え出した時期でございます。

入社して10キロ増えた私とは反対に平均体重で見るとやせ気味なので、

離乳食を始めたと同時に丸々と肥えてもらうことを期待している日々です。

 

さて、本題に戻りまして本日はISO9001規格改定に伴い、規格改定版でISO総合研究所のことを考えてみました。

簡易的な内部監査のイメージで記載しておりますので、ISO総研での活動に興味を持たれた方はドシドシご連絡ください。規格以外のことでもお答えいたします。

 

※8項については量が多いので割愛させていただきます。次回のブログにて8項を考えてみたいと思います。

 

1.適用範囲

└拠点:大阪本社、東京支社

従業員数:従業員台帳に定める

組織:組織図に定める

適用業務:

①ISO/Pマーク/ISMS新規認証サポート

→たった30万円で新規認証に伴う面倒な作業や準備を当社がお手伝いします。

→担当者の方は本業に集中してもらえます!

→新規で認証する準備や勉強は必要ありません。

 

② ISO/Pマーク/ISMS運用代行サポート

→月々たったの2.5万円で、認証後の運用のムダや面倒な作業を全て請け負います。

→担当者の方はその時間をつかって、本業に集中してもらえます!

 

3.用語および定義

└経営計画書に定める

 

4.組織の状況

4.1組織及びその状況の理解

└社外の状況・・・・顧客、市場、ライバル会社、社会、法律、審査機関の動きなど

社内の状況・・・・技術、教育、従業員、拠点の状況など

 

4.2利害関係者のニーズ及びその状況の理解

└顧客、従業員、仕入先、外注先、審査機関

顧客の顧客、顧客の取引先、メーカー、商社、審査機関、関連会社、業界団体、

 

4.4 品質マネジメントシステム及びそのプロセス

└反響:マーケ担当→営業:営業担当→契約:管理担当

訪問:コンサル担当→作業:コンサルアシスタント→訪問:コンサル担当

 

5.経営者の責任

5.1リーダーシップ及びコミットメント

└社長は年度ごとの経営計画書にて方針を出す。

5.1.1一般

5.1.2 顧客重視

5.2 品質方針

5.2.1 品質方針の確立

└三精神、経営理念

 

5.2.2 品質方針の伝達

└社員全員支給の経営計画書で伝達

毎朝の日報でのアウトプット報告

毎日の昼礼での読合せ

 

5.3 組織の役割、責任及び権限

└組織図、罰則に関する方針に定める

★権限について明確になっていない

 

6. 計画

6.1 リスクおよび機会への取り組み

└毎日のお客様報告、クレーム報告、解約可能性報告で確認

 

6.2 品質目標及びそれを達成するための計画策定

└経営計画書に定める

 

6.3 変更の計画

└経営計画書の変更ページの張替を行う

サイボウズ、チャットワークにて周知を行う

 

7. 支援

7.1資源

7.1.1一般

└建物、スタッフ、設備

 

7.1.2人々

└マーケ担当、営業担当、管理担当

コンサル担当、コンサルアシスタント

 

7.1.3インフラストラクチャ

└本社、ノートPC、ヤマト便、レターパック、サイボウズ、チャットワーク、Gmail

 

7.1.4プロセスの運用に関する環境

└毎日の環境整備、フリーデスクの配置を上長から指示

 

 

7.1.5監視及び測定のための資源

7.1.5.1一般

└環境整備のノートPCになった際に清掃

★ノートPC(外部)、ノートPC(内部)の整理、整頓、清潔の手順がない

 

7.1.5.2測定のトレーサビリティ

└PC監査、環境整備点検にて確認

 

7.1.6組織の知識

└収集方法:サイボウズ、チャットワーク

整理方法:年度の切り替え時にサイボウズグループを作り直す

保管方法:うさぎさん書庫

 

7.2力量

└ステータス表、作業者一覧にて確認

 

7.3認識

└経営計画書にて周知

早朝勉強会、昼礼などで方針説明の時間を作る

 

7.4コミュニケーション

└各案件会議、各進捗会議

チーム会議、リーダー会議、幹部会議、MR

早朝勉強会、社員旅行、各システム

 

7.5文書化した情報

7.5.1一般

7.5.2作成および更新

└タイトル、文書番号、改訂番号による改訂

掲示物の3定管理

 

7.5.3文書化した情報の管理

└アクセス制限による最小限のアクセス管理

└経営計画書の張替

★文書化した情報が文書化されてはいるが各システム上でアップされるだけで保管方法が明確になっていない

 

9.パフォーマンス評価

9.1 監視、測定、分析及び評価

9.1.1 一般

└7.4コミュニケーションで定めた会議内で評価する

└タイミングはgoogleカレンダーで管理する

└前回アウトプットの振返りを必ず行う

 

9.1.2 顧客満足

└サイボウズへのクレーム報告、解約可能性、毎日のお客様の声報告にて調査する

└幹部会議の経営計画資料にて市場シェアの調査と分析を行う

└7.4コミュニケーションで定めた会議内でライバル情報の共有を行う

 

9.1.3 分析及び評価

 

9.2 内部監査

└トップ~本部長までの3名が毎月1度環境整備点検を行う

 

9.3 マネジメントレビュー

9.3.1 一般

└7.4コミュニケーションで定めた社長が出席する会議を指す

毎月のMRにて首脳会談を行う。

 

9.3.2 マネジメントレビューへのインプット

└7.4コミュニケーションで定めた社長が出席する会議の報告内容

└課題、対策を入れて仮説検証を行う

大量行動として10個の行動を決めている場合は、進捗報告も行う。

9.3.3 マネジメントレビューからのアウトプット

└7.4コミュニケーションで定めた社長が出席する会議の報告

 

10.改善

10.1 一般

└各案件会議、各進捗会議にてサービス、仕組みの見直しを行う

└クレームについてはクレーム案件会議にて確認する

 

10.2 是正処置

└サイボウズのクレーム報告トピック、解約可能性一覧で処置までの経過を確認する

└再発防止策に関しては、MRで確認する

└対策の記録はサイボウズに残す

★再発防止策のフォローアップの監視を行っているが、全数の振り返りを行っている確認に工数がかかる状態になってしまっている。

 

10.3 継続的改善

└各会議体のアウトプットにより毎月改善を行う。

★アウトプットされる担当者の仕事量について妥当化の確認ができていない。

 

今回は8項以外の項目についてみてみましたが、5つも課題になりそうなところが見つかりました。課題になりそうな点は★で記載しております。

ISOに会社のことを当てはめて考えるだけでも課題が出てきますね。

定期的に会社のルールの見直しを行ってみてください。

 

ISO総研では外部の目線を使って会社のルールの見直しも行えます。

興味のある方は是非ご連絡ください。

5人の建設会社でISO9001を取得しよう!

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お世話になっております。ISO総合研究所のコンサルタントの栗林です。
いつもご愛読ありがとうございます。本日は「5人の土木建設会社がISO9001を取る」について書きます。唐突に聞きます。「取得目的はなんですか?」

顧客満足の向上、第3者への信頼、入札条件等いろいろ取得目的はある事でしょう。

目的は違えど「負担が増える」事は共通しています。
特に会社の規模が小さければ小さいほど1人にかかる負担は増えると思います。

ISOは取りたくなければとる必要のないライセンスです。
会社法や労働基準法で義務付けられているわけではありません。
取得するかしないかは任意です。

ではどうして多くの企業がISOを取得しようとするのでしょうか?
その理由の約8割が「お客様、取引先、行政から提示される取引条件」という答えが
ほとんどです。

建設業界では、入札を有利に進める条件のひとつとして、ISOが利用されています。
公共事業の仕事を請け負うには、官公庁への入札申請が必要です。
入札は基本的には誰でもできますが、そうなるとどの建設業者を選んだらいいのわかり
にくい。
そこで、入札に参加する建設業者を選別するための新しい指針ができました。

会社の規模や経営状況を客観的に数値化した「経営事項審査」や「総合評価」によって
建設会社をランク付けしたのです。

上位ランクの建設会社ほど、受注交渉は有利に進みます。
ISOを持っているとそれだけで5点、あるいは10点と総合評価が上がるため(都道府県
によって加点のしかたは異なります)導入を決める企業が多いのも納得です。
ISOとはビジネスの世界への入館証を手に入れるようなもの。
ISOそのものが、成果物を生み出すものではありません。

ISOの担当者が、取得運用業務に取られる時間は年間「587時間」と試算されています。
日数にすると72日間くらい(1日8時間換算)。平均にすれば月に6日(土日を計算に
入れれば)。1年間のうち3カ月はISOに関わっていることになります。

仮に工事部を兼務していたなら、3カ月は工事の仕事(本業)ができない計算です。
毎年3カ月分、非生産活動に携わっていると考えることもできます。

しかも、たいていの場合、担当者になった人は、取得運用業務に対して、決してモチ
ベーションは高くありません。

このように、ISO9001を取得することは、ビジネスの幅が広がるといったメリットと、
非生産活動により、時間、労力がかかるといったデメリットもあるのです。

ISO9001のキモとなるたった3つのポイント

「ISO9001は難しくてわからない」「結局ISO9001って何をやればいいの?」。

ISOのコンサルタントをやっているとよく聞く言葉です。

 

勿論、皆さんがわからない話だからこそ我々ISOコンサルタントは食べていけるわけですが(笑)

 

審査員の先生は「ISOは簡単だよ~」と口を揃えて言いますよね?

簡単なはずなのにみんなISO担当を嫌がるのはなぜでしょうね?

 

・難解な言葉を使った規格を読むのが嫌。

・ISOの審査で審査員にわからないことを聞かれるのが嫌。

・自分のせいで審査に落ちたら責任を取りきれない。

・会社から漠然と「ISO担当なんだから品質を上げろ」とプレッシャーを掛けられるのが嫌。

 

理由は様々ですが、結局のところわからない事に対する恐怖が根っこでしょうね。

そしてわからないことを調べるのもなかなか面倒。

そこでそんな面倒くさがりの皆さんへISO9001のキモを教えちゃいましょう。

ここを抑えておけば多少指摘は出ても審査に落ちるなんて事はありません。

 

題して「ISO9001のキモとなるたった3つのポイント」です

 

其の一:文書を作成するべきポイントと記録を保持すべきポイントを知る

ISO9001:2008では文書化すべきポイントと記録を保持すべきポイントが決まっています。

『文書化された手順』という言葉が出てくる所と品質マニュアル自体は文書化要求が有ります。が、つまり逆に言えばそれ以外は文書化しなくても良いわけです。品質マニュアル自体も全項目を網羅する必要までは要求されていないので、実際の運用手順は、実際の現場での運用は現場で実際に使用している手順書や標準書等のルールブックでも十分に替りとなります。

 

また、記録に関しても同様で『4.2.4参照』と書かれた場所しか記録要求はありません

しかもたったの20箇所だけ。

 

「口伝でしか業務のノウハウを伝えていない」なんて無茶な会社でもない限り、日常の業務で帳票が20しか無いなんて事は無いでしょう。

 

ちょうど10月にISO9001:2015が公開されたばかりですが、方向性としては同様で、文書化要求は『文書化した情報を維持する』。記録要求は『文書化した情報を保持する』。となっています。

 

しかも今回から品質マニュアルの要求すら無くなったので、自由に文書を残せるようになってきました。

また、手順にしても、文書である必要はありません。

手順がわかるのであればフロー図でも動画でも何でも良いのです。

つまり書き方や手順がわかる帳票はそれだけで文書としての効力を果たしていると考えられます。帳票さえ揃って、それで手順が明確になっているのであれば2015年盤のISO9001は本当に最低限の運用が可能となりそうです。

 

 

其の二:ISO9001は伝言ゲームであることを理解する

ISO9001は『プロセス』を明確にする規格です。

『プロセス』とは「インプットをアウトプットに変えるもの」というのがISO業界での説明ですが、正直最初この言葉を聞いた時なんのことか全く理解できませんでした。

私なりに噛み砕いた結果が「伝言ゲーム」なのです。

仕事というのは必ず人を介します。人と人が情報をやり取りする時に口で伝えるだけだと記憶は必ず薄れます。そこで人と人の間に何かしらの記録を残すわけです。後から「言った言わない」の予防にもなりますし、忘れてしまう事の防止にもなります。更に言うとメモを取ることで無駄な情報は忘れて頭をクリアにすることも出来ます。

その記録をインプットとアウトプットに分ける工程が『プロセス』です。

この「言った言わない」の部分を明確にするために記録を残す事は企業の保身としても非常に重要となってきます。

ISOの記録要求は基本的にこれら、企業が身を守るために最低限残したほうが良い部分に対して発生します。

つまり、ISOのためだけに記録を残す必要はほとんど無いわけです。(一部どうしても残ります。それについては運用代行でお手伝いさせて頂きます。)

 

其の三:目標の数は増やし過ぎない

経営者や管理職の方々と話していると、目標について非常に多くの理想を抱えていらっしゃることがわかります。

バイタリティに富んで、様々な角度から目標を立てたがりますが、まずは経営目標と違ったことをしないようにしましょう。

特に中小企業は人的資源、金銭的資源、時間的資源をあまり裂くことが出来ません。そんな中で多くの目標を掲げてしまうと全てが中途半端になってしまいます。

「ここを今年は重点的にやる」と決めた事をたった一つだけ絞り込んで、そこに資源を全力投資する。それが最大の効果を生むと考えましょう。

特に経営目標を掲げている企業についてはそれだけでよいです。ISOの目標も作ってダブルスタンダードになるよりは、先ずは企業の目標を全社員で追いかけられる仕組みを考えたほうがずっと良いでしょう。

 

如何でしたでしょうか?これらたった3つのポイントを考えてISO9001を効率的に運用すれば、規格のことなど対して理解していなくても審査には十分通用します。

それでもやり方がやっぱりわからない時は外部の専門家に手伝ってもらうのも一つでしょう。そう運用代行とか!