ISO9001は規格改訂(規格改定)したことで本当に経営と絡められるのか

ISO9001は規格改訂したことで本当に経営と絡められるのか、

誤解を恐れずに極論から申しますと、

 

答えは”NO”です。

 

本論では、

ISO9001が規格改訂したことでは経営と絡められないとお伝えする背景をお伝えすると同時に、

ISO9001が規格改訂したことで、

どうすれば経営と絡められるのか、

そのあたりのお話を述べさせていただきたいと思います。

 

まず、

ISO9001が規格改訂したことでは経営と絡められないとお伝えする背景です。

 

私共は現在約1,400社のお客様とご契約させていただき、

かつ、毎年平均して1,500社のご興味を持たれるお客様とお会いさせていただいております。

その中でとみに感じるのは、

いわゆる模範解答のISOの仕組みが持ち込まれ、

社長が本当に推し進めたいことがISOの仕組みには反映されていないということです。

 

これは、

私共コンサルティング業界がお客様企業へ十分に配慮せずにお仕着せのISO9001の仕組みを押し付けてきたことの弊害でもありますし、

ISO認証機関が認証登録企業へ均質的な審査を提供してきたことの弊害でもあります。

 

これらの状況を鑑みて、現在では、

コンサルティング業界も、認証機関側も、

お客様企業に対して普段着のISO9001の仕組みへ変容するよう助言する流れも一部では出てきていますが、

大半の認証登録企業では、その動きに触れることすらなくもがいている状況です。

 

つまり、

このようなお仕着せのISO9001の仕組みをいくら改訂したところで、

社長が本当に推し進めたいことと、ISOの仕組みが出会うことはないという意味で、

ISO9001が規格改訂したことでは経営と絡められないとお伝えさせていただきました。

 

では、ISO9001が規格改訂したことで、

どうすれば経営と絡められるのでしょうか?

 

それには、これまで維持してこられた、

お仕着せの、模範解答のISO9001の仕組みを一度壊してみることです。

 

もちろん、

自社の本業があるでしょうから、

外部のアドバイスを得ることも一つの方法として結構です。

 

今回のISO9001規格の改訂に先手を打って動かれた企業様の事例をご紹介します。

これまで受注産業として印刷業を営んでこられた30名ほどの企業様ですが、

2015年版のISO9001規格に伴うQMS改訂にあたっては、

認証取得時にコンサルタントから持ち込まれた50にも及ぶ手順書を整理・整頓し、

最小限の簡易な手順書にまとめられました。

加えて、

 

2015年版のISO9001規格では、

「組織及びその状況の理解」「利害関係者のニーズ及び期待の理解」という項目が加わっていますが、

 

この項目における自社のSWOT分析の結果、

自社の強み(他社ではできない商品・サービス)が増えてきていることと、

お客様の課題が変化していることを受けて、

 

過去に単発のオーダーを受けていたお客様に対して再アプローチし、

受注産業から提案営業への変化を決断しておられました。

 

これからISO9001の規格改訂作業を控えていらっしゃる皆様もぜひ、

これまでの枠組みに囚われず、

より有機的にISO9001の仕組みを活用してみてはいかがでしょうか。

ISO9001規格改訂では何か書類を新しくつくらなきゃいけないの?

いつもご愛読ありがとうございます。

ISO総合研究所コンサルタントの梅崎です。

 

ISO9001、ISO14001が規格改訂しましたが、よく、何の書類が増えるの?という

声をいただきます。

 

ISOを既に取得済みの企業様でしたら、審査員からの情報や、審査機関からのセミナー案内、

取引先との話題に挙がるなど、ご存じの方も多いのではないでしょうか。

ISO9001は、2008年に規格改訂をされ、今回は約7年で改訂をされたことになります。

ISO14001は2004年に規格改訂されたので、なんと11年もの期間が空いたことになります。

ではその中でも今回の記事ではISO9001についてお話しをさせていただきます。

 

ISO9001が2015年版になることで、皆様は移行期限内に移行審査を受け、認証する必要があります。

自社がどのような対応をしたらいいのか、どのような変化があって、新たに用意しないといけない書類はあるのか?

と不安に思われる管理者の方もおられるかと思いますが、新たに用意しないといけない書類、

これに関して申し上げますと、

 

実は、新しい要求事項において、絶対用意しないといけないという書類は一切ないのです

 

ここからは2015年版において変更された、また内容が変わった要求事項の内容に沿って、ご案内をさせていただきます。

 

■2008年版に無かった要求事項

 

①4.1 組織及びその状況の理解

この項番では、組織の意図した成果に影響を及ぼす「会社内部の課題」・「外部の課題」を特定し、監視し、レビューすることが求められております。

このような成果、結果が予想される。では、そこに関与してくる課題は何なのか、又は外部要因となることが想定される事項は何なのか。

それを特定した上で、監視、レビューを行う必要がございます。(しかし、明確に記録を残し、維持することを求められてはおりません。)

 

②4.2 利害関係者のニーズ及び期待の理解

この項番では、組織に関連のある利害関係者を特定し、その利害関係者のニーズ及び期待を特定し、監視し、レビューすることが求められております。

利害関係者はどこか、誰かを特定し、その利害関係者が求めること、取引先である御社に期待することは何か、

それを明確にした上で、監視・レビューをする必要があります。(こちらも同様に記録を残さないといけない、というわけではございません。要は、特定し、明確であればいいのです。)

 

③7.1.6 組織の知識

この項番では、当社製品及びサービスの適合における必要な知識を明確にし、その知識を維持し、必要な範囲で利用するというものです。

どのような知識が必要で、どのような経験が目標達成において必要か、自社における「固有技術」をどのように明確にし、維持しているかが問われます。

 

④8.5.6 変更の管理

この項番では、製造又はサービス提供に関する変更を、要求事項への継続的な適合を確実にするために必要な程度まで、

レビューし、管理しなければならない、とされております。

要約しますと、製造やサービス提供において、計画していなかったけれども、サービス提供のために必要不可欠である変更について、

その変更によってどのような結果であったか、レビュー、管理する必要があります。

 

また、その他主だった変更点の一つとして、2015年版において、リスクを考慮したマネジメントシステムの構築が要求されております。

 

①6.1 リスク及び機会への取組み

以下、6.1.1の要求事項でございます。

a)品質マネジメントシステムが、その意図した結果を達成できるという確認を与える。

b)望ましい影響を増大する。

c)望ましくない影響を防止又は低減する。

d)改善を達成する。

 

上記リスクの特定及びその対処する活動において、どのように特定しているか、その対処の活動、結果はどのようであったか。

この部分において、記録は求められておりませんが、4.1における「会社内部の課題」と同様の形で、

「自社において目標を達成する上で、どのような課題、リスクが存在するか」

「そのための対策、教育、年間計画、実施活動をどのようにするか、またその結果は?」といった内容を会議議事録等に残される企業様もございます。

 

記録は求められておりませんが、今後のISOではこれまでのものとは違い(手順や文書、記録重視)、

どのようにマネジメントシステムを構築し、望ましい結果が出ているかが重要となっております。

 

■逆に、不要になった書類はあるのか?

 

2015年版において、上記の通り、手順や文書・記録よりもプロセスとその結果の有効性が重視されております。

今回、要求がなくなった文書、手順を下記にまとめます。

 

①品質マニュアル

②文書管理

③記録管理

④内部監査

⑤不適合製品管理

⑥是正処置及び予防処置

 

このように、要求事項をどのように満たすかは、より多様化され、その会社によって違いが出ます。

今後は実務に沿った内容での文書改訂を実施することで、本業とは異なる、ISOのための活動、労力というものは極力減らすことができる規格であると考えております。

 

上記いかがでしょうか?今後のISO9001規格改訂に伴う対応のイメージはできましたか?

 

規格改訂に伴い。自社でどのように対応したらよいのか、もっとISOのための作業を減らしたいが、どのようにすればよいのかわからないという企業様、担当者様。

また、ISOの規格要求にこだわり、文書や記録を求める審査機関ではなく、実務に沿ったプロセスと結果を重視した審査ができる審査機関を選ぶことも、会社への負担を考えると重要です。

 

例えば、どんな審査機関があるのか?どのような審査を行うのか?金額は今より安くなるのか?等、ご相談にもご回答させて頂きます。

是非一度弊社にお問い合わせくださいませ。

50社の担当を持つ、経験豊富なISOコンサルタントが御社へお伺いさせて頂き、ご説明させていただきます。

「ISO14001規格改定する際に気をつけたい7つの重要ポイント!」


いつもご愛読ありがとうございます。
ISO総合研究所コンサルタントの池川です。


ISO14001(アイエスオー14001)の規格改訂もあり、どのような対応を求められているのか関心が高まっているのではないでしょうか。
このISO 14001:2015(アイエスオー14001:2015)発行後、

36ヶ月以内に移行を完了(認証書を発行)する必要があります
今回は、ISO14001(アイエスオー14001)規格改訂に向けてどんなポイントを押さえておけばよいかを7つに分けてご案内します


(1)組織及びその状況の理解
ISO(アイエスオー)の仕組みを単に認証のため、審査のために構築するのではなく、
自社のために構築することを要求しています。
具体的には、組織の目的及び戦略を明らかにした上で、
それらに影響がある組織の外と中の課題をはっきりさせましょうね。ということが書いてあります。
組織の外部課題は、企業が直接コントロールできないようなものを考えて、たとえば、
変化する法規制等への対応、マーケットの変化などを考えることです。
内部課題は、企業がコントロール又は影響を及ぼせることを考えて、たとえば、
外部業者の適切な委託、従業員への教育というものを考えることです。
これらの外部及び内部課題を認識して、どのように、ISO(アイエスオー)という仕組みと関連付け、

どう対応するのか決めること、これがまず初めに問われるということです。


(2)利害関係者のニーズ及び期待の理解
組織にとって利害関係者は誰かを決定し、さらにその利害関係者のニーズと、
その中で順守義務となるものを決定する要求です。
「順守義務」とは2004年版の「法的及びその他要求事項」です。

 

(3)リーダーシップ
環境経営促進のためのリーダーシップ機能に関する責任を割当てる新条項を追加しています。
「最高位で組織を経営管理する人又は人々」というトップマネジメントの定義は変わっておらず、
その環境経営におけるリーダーシップ機能などの役割や責任が変わったという規定はありません。
トップマネジメントが04年版でも果していた環境経営活動における当然の普通の役割や責任が、
種々の具体例で5.1項に記述されることになってます。


(4)リスク及び機会への取組み
会社としてのリスクに対する取組み方法を決めることを要求しています。

リスクって何?と言う点についてご説明します。

リスクは、不確かさの影響

機会は、何かをする良い時期


現行規格では、発生の未然防止を考えて、その対応計画を定めるという予防処置があり、
これに対応しているともいえますが、2015年版では、自らの組織環境におけるリスク、
つまり、より広い観点でリスクを考えることが要求されています。たとえば、
自らの組織環境におけるリスクとは、戦略リスクとして、市場ニーズの変化や法令改正など、
オペレーショナルリスクとして、欠陥商品・製品の回収のリスク、環境規制違反などが考えられます。
これらリスクの取組みの方向づけを明らかにすることが必要です。


(5)パフォーマンス評価
現行規格のISO14001(アイエスオー14001)には、環境パフォーマンスという監視・測定項目がありますが、2015年版では、
「箇条9パフォーマンス評価」という大きな項目となって、さらに重要視されました。
具体的な要求事項としては、品質又は環境パフォーマンスの評価を行うことを要求していますが、これは、
組織が実施した結果に対して、その出来映えや効果を評価するということがより明確化された要求事項となりました。

 

(6)力量
「力量」の1行目の「組織の環境パフォーマンスに影響を与える業務をその管理下で行う人(又は人々)に必要な力量を決定する。」が
「組織の環境パフォーマンスに影響を与える業務、及び順守義務を満たす組織の能力に影響を与える業務をその管理下で行う人(又は人々)に必要な力量を決定する。」となりました。
「順守義務」とは2004年版の「法的及びその他要求事項」を指します。2004年度版は「法的及びその他要求事項」と力量は分けて考えているような表現でしたが、
2015年度版では「順守評価」も力量と関係していることが明確になりました。


(7)内部・外部コミュニケーション
外部と内部の情報伝達を同等に重視する情報伝達戦略の必要性の規定が追加されてます。
7.4項(コミュニケーション)に外部、内部の両情報伝達の一般的な要件を一括しています。
ISO14001(アイエスオー14001)では04年版でもそれぞれの異なる要件を分離して規定しています。
この4.4.3 a),b)が7.4.2、7.4.3項として書き直され、記述が詳細になってます。

いかがでしたでしょうか?

2015年度版の規格では、「ISO(アイエスオー)のための運用はやめにしよう。」といった意図があります。
会社のためのISO(アイエスオー)を運用されていることが求められます。
規格に合ったルールを、シンプルに最小限のものにすれば、その分、運用は楽になります。
言い換えると、ルールを膨らませれば膨らませるほど、運用は重くなり形骸化してしまいます。
立派なルールがあっても、形骸化していたのでは、本末転倒です。

弊社のサービスは、運用可能で、かつ、規格に合ったルールを作成し、運用のサポートまで実施するものです。
お客様のお手間を限りなく『ゼロ』に近づけることが弊社のミッションです。
シンプルにISO14001(アイエスオー14001)を取得されたいとお考えでしたら、ISO総合研究所までご連絡ください。

ISO9001規格改訂!7つの重要ポイント!

 

いつもご愛読ありがとうございます。

ISO総合研究所コンサルタントの栗林です。

 

早速ですが、2015年9月15日にISO9001規格改定が

行われました。

皆さんも気になるところなのではないでしょうか?

 

今回は、

規格改訂の背景と、改訂にするにあたって

ポイントを見ていきましょう。

 

1.改定の背景

(1)ISO規格は、規格自体の適切性や妥当性を維持するため、定期的な見直しと改定が行われる

(2)改定にあたっては、より実態に沿ったマネジメントを運用するため、ISOによるアンケート調査なども行われている。

 

2.移行期間

(1)移行期間はIS(国際規格)発行後、3年間の猶予があります。

  すなわち、3年間の間に移行審査を受ける必要があります。

(2)移行審査は定期・更新審査との同時実施でも可能です。

 

3.2015年度番の規格項番

1.適用範囲

2.引用規格

3.用語及び定義

4 組織の状況

4.1 組織及びその状況の理解

4.2 利害関係者のニーズと

期待の理解

4.3 QMSの適用範囲の決定

4.4 QMS及びそのプロセス

5 リーダーシップ

5.1 リーダーシップ及びコミットメント

5.2 品質方針

5.3 組織の役割、責任及び権限

6 QMSに関する計画

6.1 リスク及び機会への取組み

6.2 品質目標及びそれらを達成するための計画策定

6.3変更の計画

7 支援

7.1 資源

7.2 力量

7.3 認識

7.4 コミュニケーション

7.5 文書化した情報

8 運用

8.1 運用の計画及び管理

8.2製品及びサービスに関する要求事項の決定

8.3製品及びサービスの設計・開発

8.4外部から提供される製品及びサービスの管理

8.5製造及びサービス提供

8.6製品及びサービスのリリース

8.7不適合なプロセスアウトプット、製品及びサービスの管理

パフォーマンス評価

9.1 監視、測定、分析及び評価

9.2 内部監査

9.3 マネジメントレビュー

10 改善

10.1一般

10.2 不適合及び是正処置

10.3 継続的改善

 

 

4.規格改定のポイント

(1)4章

適用範囲を定める際に考慮すべき事項が明確になりました。

まず4.1項で組織の内部外部の課題を決定し、4.2項で利害関係者とその要求事項を決定します。

それらの課題や要求事項を考慮した上で、4.3項で適用範囲を定めるのです。

(2)5章

トップマネジメントの役割として「組織の事業プロセスに規格要求事項を統合すること」が求められています。

これは、組織の日常業務にマネジメントシステム要求事項を組み込むことにより、通常の業務を行うことと

マネジメントシステムの運用を一体化することを意味しています。

(3)6章

2008年版の「計画」にあたります。

4.1項、4.2項で課題や利害関係者の要求事項を決定しましたが、それらから引き起こされる可能性のある課題に優先順位をつけて、組織として取り組む必要のあるリスクを決定し、計画を立てて実行します。

2008年版/2004年版で「予防処置」としてあった概念をより広く捉え直し、マネジメントシステムの計画段階からリスクを織り込んで運用していくことが求められます。

(4)7章

資源や力量・認識、コミュニケーションといった2008年版にもあった要求事項がここに含まれます。

ポイントは7.5項の「文書化した情報」です。

2008年版/2004年版まで使われていた文書、記録という用語は全て「文書化した情報」に統一されています。

これは電子媒体等の新しい文書形態に対応することを意図しています。

(5)8章

9001では、2008年版の7章(製品実現)の要求事項の大部分がこの章に含まれます。

要求事項そのものはそれほど大きくは変わりません。

(6)9章

ここではパフォーマンス(測定可能な結果)とマネジメントシステムの有効性を評価することが

求められています。

(7)10章

9001では、QMSの適切性、妥当性、有効性の継続的改善が要求されています。

ISO9001の規格改定する際に抑えておきたい7のこと

いつもご愛読いただきありがとうございます。

ISO総合研究所コンサルタントの残田です。

本日はISO9001(アイエスオー9001)の規格改定についてお話させて頂きます。

2015年9月に国際規格のISO9001(アイエスオー9001)が改訂され、11月には日本語訳されたものが発行される予定になっています。

今回のISO9001(アイエスオー9001)の規格改定は2008年に改訂されて以来約7年ぶりです。同時に改訂された

ISO14001(アイエスオー14001)は2004年に改訂されて以来なんと約11年ぶりの規格改定になっています。

そこで今回はISO9001(アイエスオー9001)の規格改定する際に抑えておきたい7つのことをまとめてみました。

①規格改定の為にどのぐらい費用が必要になるのか?

当社で独自にアンケートを実施した結果、20万円~40万円の費用をかけると回答した企業が多くなっています。

自社でISO9001(アイエスオー9001)の規格改定の作業を進めるために勉強会やセミナーに参加する企業が多いみたいですね。


②いつまでに改訂すればいい?

 実はISO9001(アイエスオー9001)の規格が改訂されたから次の審査には即新しい内容で審査を受けなければいけないなんてことはないんです。

ISO9001(アイエスオー9001)の改訂内容が広範囲で、仕組みの基本的改訂部分もある為、移行スケジュールには2年の猶予期間が与えられているんです。

③文書化の要求がなくなった!?

 ISO9001(アイエスオー9001)が2015年版の規格になって大きく変わることといえば、品質マニュアルの作成、

管理責任者の設置が必須ではなくなったことです。代わりに「文書化された情報」を保持するという新しい要求がでてきました。

 品質マニュアルの作成は必須ではなくなりましたが、マニュアルや手順書を活用した方が運用しやすいのであれば、今後も活用した方が良いようです。

しかし、今までの文書の量や作業量が多くて困っているということなら、ISO9001(アイエスオー9001)の仕組みを合理化してシンプルな運用に変えていく良い機会になってくるかもしれません。

④新規格の勉強はしないといけない!?

 新規格の勉強をするのは時間がかかってしまうのでムダにしかなりません。2008年版と変わったところだけ最低限把握できていれば問題ないです。

また、ISO9001(アイエスオー9001)の運用をアウトソースすることに消極的な会社が多いですが、自社で勉強してISO9001(アイエスオー9001)を運用してしまうと

ムダな仕組みを作ってしまうことにもなりかねません。何よりも時間とお金が一番ムダにかかってしまいます。

 ISO9001(アイエスオー9001)のことに時間とお金を必要以上にかけてしまうことはムダでしかないので、ISO9001(アイエスオー9001)のことは

プロに任せて本業に集中できる環境をつくりましょう。その方が規格に合ったルールを最低限必要なシンプルなものにできて、運用が楽になりますよ。

⑤規格改定の前に整理していますか?

 規格改定に当たって今ある品質マニュアルや手順書を見直ししなければいけません。新しい品質マニュアル、手順書に変える前にいらない、ムダなルールの見直しをやっていますか?

 まずは今あるルールを整理することから初めてください。整理とは「いる物といらない物を明確にし、最少必要限度までいらない物・使わない物をとにかく捨てる」ことです。次にルールを整頓してください。整頓とは「必要な物を必要な時に、すぐ使える状態に保てるようにする」ことです。

 このように最低限のものにしてから改訂すれば品質マニュアルだけを修正すれば規格改定の対応ができます。

⑥改訂のタイミングで審査機関を移転する!

 初めてISO9001(アイエスオー9001)を取得した時から審査機関を移転しましたか?今までは特に理由がなければ審査機関を移転するタイミングは無かったと思います。

今回のISO9001(アイエスオー9001)規格改定は審査機関を移転する良いタイミングになると思います。

 ISO9001(アイエスオー9001)の古い時代に活躍していた審査機関を使うのは時代に合わなくなってきています。

当社で紹介している審査機関等、現在では実務に合わせて重箱の隅をつつくような審査をしない審査機関が増えてきています。

 もしご興味がありましたら、ISO総合研究所コンサルタントの残田までご連絡ください。審査費用の価格交渉までやりますよ!

⑦マニュアルサンプルを手に入れろ!

 ISO9001(アイエスオー9001)の規格改定を進めるにあたって、まずはマニュアルの完成形のサンプルを手に入れましょう。

マニュアルの完成形のサンプルがあるだけでも規格改訂(改定)の作業が効率よく進みますよ。

 他社でISO9001(アイエスオー9001)を取得している企業があれば、改定後の品質マニュアルを参考にさせてもらうことをオススメします。

規格改定(規格改訂)をどうすれば良いかわからない、新規取得したいけど何から手を付ければ良いかわからないといったことがあれば、

是非一度ISO総合研究所のコンサルタントにお問い合わせください。

【ISO9001】ハイレベルストラクチャーって何?規格改定(規格改訂)で何が変わるの?

いつもご愛読いただきましてありがとうございます。

ISO総合研究所コンサルタントの田口と申します。

 

2015年からISO14001とISO9001の規格の改定(改訂)が行われ、最新の規格が出来上がりました。

 

今回は、こちらの規格改定のうち、

「ハイレベルストラクチャー(HLS)って何?規格改定で何が変わるの?」というものをテーマに今回のブログで書かせていただきます。

 

今回の規格改定では何が変わるのか?

ポイントを3つに絞りたいと思います。

 

1つ目は、ハイレベルストラクチャー(HLS)とは?

2つ目は、どのような項番になっているのか?

3つ目は、結局、審査では何が関わってくるのか?

 

1つ目のポイント

そもそも、ハイレベルストラクチャー(HLS)なんて言葉は聞いたこともない方多いのでは?

恥ずかしながら田口も今回調べるまで知りませんでした…。

 

2015年初めに社内で規格改定の話が上がり、「やっぱりハイレベルストラクチャー(HLS)が採用されるんだって」

「ハイレベルストラクチャー(HLS)の採用で統合がしやすくなるな」という声を聞いていましたが、

そのときも ?? でしたが、気にも留めませんでした。

 

夏になると本格的に規格改定の中身がわかり、また「ハイレベルストラクチャー(HLS)が

採用されているから同じように項番が並んでいるね」という声を改めて聞きました。

 

「ハイレベルストラクチャー(HLS)」ってなんだー!?と心で叫んでいました。

他の人に聞くのが嫌な田口はコソコソと調べあげました。

 

せっかくなので調べたことなので共有するのがいいかもしれないと思ったのです。

 

ですので!

 

みなさんにも情報を共有させていただきたいと思います!!

 

 

まずは、検索と言えば、Google先生!!

色々なホームページを参考にしました。

以下参照です。

 

ハイレベルストラクチャー(HLS)とは?

2012年に改定された「ISO/IEC専門業務用指針」の附属書SLが定めているISOマネジメントシステム規格の共通構造のことを指しています。

このハイレベルストラクチャー(HLS)に基づいて策定されたISOマネジメントシステム規格は、構造、要求事項、用語の定義の共通化が図られ、

各規格間の整合性がとられており、今後、策定・改訂されるISOマネジメントシステム規格は、このハイレベルストラクチャー(HLS)に基づいて作成されることが決められています。

引用先:BSIジャパンホームページより

http://www.bsigroup.com/ja-JP/our-services/training-courses/HLS/

 

セクター規格を含めたすべての規格の根幹となる「ハイレベルストラクチャー(HLS)」の策定に向けた取り組みが進められています。

HLSとは、すべてのマネジメントシステムに適用できる共通の構造、テキスト、用語の定義を定めるものです。

 

引用先:JQAホームページより

http://www.jqa.jp/service_list/management/iso_info/iso_network/vol23/news/

 

 

難しい言葉がずらずらと並んでいてよくわからないですね。なぜ難しく言うのかがわからないです。

わかりやすく言い変えると…

 


 

 

 

ということなのです!

このハイレベルストラクチャー(HLS)が採用されることにより、複数規格を有する組織では

マニュアルの統一や使用する様式の統合が進めやすくなるメリットがあります。

 

主要な3つの規格、ISO9001(品質)、ISO14001(環境)、ISO27001(情報セキュリティ)がハイレベルストラクチャー(HLS)によって、

会社が上記の全部の規格を持っていても3つの規程・マニュアルが1つになり、書類が減って管理がしやすくなるのです。

 

2つ目のポイント

実際にどのような項番になっているのかを見てみないとわからないですよね?

以下の表でまとめさせていただきました。

 

 

ISO9001:2015

ISO14001:2015

1

適用範囲

1

適用範囲

2

引用規格

2

引用規格

3

用語及び定義

3

用語及び定義

4

組織の状況

4

組織の状況

4.1

組織及びその状況の理解

4.1

組織及びその状況の理解

4.2

利害関係者のニーズ及び期待の理解

4.2

利害関係者のニーズ及び期待の理解

4.3

品質マネジメントシステムの適用範囲の決定

4.3

品質マネジメントシステムの適用範囲の決定

4.4

品質マネジメントシステム

4.4

品質マネジメントシステム

5

リーダーシップ

5

リーダーシップ

5.1

リーダーシップ及びコミットメント

5.1

リーダーシップ及びコミットメント

5.1.1

一般

5.1.2

顧客重視

5.2

方針

5.2

環境方針

5.2.1

品質方針の策定

5.2.2

品質方針の伝達

5.3

組織の役割、責任及び権限

5.3

組織の役割、責任及び権限

6

計画

6

計画

6.1

リスク及び機会への取り組み

6.1

リスク及び機会への取り組み

6.1.1

一般

6.1.2

環境側面

6.1.3

順守義務

6.1.4

取組の計画策定

6.2

品質目標及びそれを達成するための計画策定

6.2

環境目標及びそれを達成するための計画策定

6.3

変更の計画

7

支援

7

支援

7.1

資源

7.1

資源

7.1.1

一般

7.1.2

人々

7.1.3

インフラストラクチャー

7.1.4

プロセスの運用に関する環境

7.1.5

監視及び測定のための資源

7.1.6

組織の知識

7.2

力量

7.2

力量

7.3

認識

7.3

認識

7.4

コミュニケーション

7.4

コミュニケーション

7.4.1

一般

7.4.2

内部コミュニケーション

7.4.3

外部コミュニケーション

7.5

文書化した情報

7.5

文書化した情報

7.5.1

一般

7.5.1

一般

7.5.2

作成および更新

7.5.2

作成および更新

7.5.3

文書化した情報の管理

7.5.3

文書化した情報の管理

8

運用

8

運用

8.1

運用の計画及び管理

8.1

運用の計画及び管理

8.2

製品及びサービスの要求事項

8.2.1

顧客とのコミュニケーション

8.2.2

製品およびサービスに関連する要求事項の明確化

8.2.3

製品およびサービスに関連する要求事項のレビュー

8.2.4

製品およびサービスに関連する要求事項の変更

8.3

製品およびサービスの設計・開発

8.3.1

一般

8.3.2

設計・開発の計画

8.3.3

設計・開発へのインプット

8.3.4

設計・開発の管理

8.3.5

設計・開発からのアウトプット

8.3.6

設計・開発の変更

8.4

外部から提供されるプロセス、製品およびサービスの管理

8.4.1

一般

8.4.2

管理の方式及び程度

8.4.3

外部提供者に対する情報

8.5

製造及びサービス提供

8.5.1

製造及びサービス提供の管理

8.5.2

識別及びトレーサビリティ

8.5.3

顧客または外部提供者の所有物

8.5.4

保存

8.5.5

引き渡し後の活動

8.5.6

変更の管理

8.6

製品およびサービスのリリース

8.7

不適合なアウトプットの管理

8.2

緊急事態への準備及び対応

9

パフォーマンス評価

9

パフォーマンス評価

9.1

監視、測定、分析及び評価

9.1

監視、測定、分析及び評価

9.1.1

一般

9.1.1

一般

9.1.2

顧客満足

9.1.2

順守評価

9.1.3

分析及び評価

9.2

内部監査

9.2

内部監査

9.3

マネジメントレビュー

9.3

マネジメントレビュー

9.3.1

一般

9.3.2

マネジメントレビューへのインプット

9.3.3

マネジメントレビューからのアウトプット

10

改善

10

改善

10.1

一般

10.1

一般

10.2

不適合及び是正処置

10.2

不適合及び是正処置

10.3

継続的改善

10.3

継続的改善

 

と、こんな感じになります。

もう見たらわかりますね。

項番と項目が揃っているのでわかりやすく、これならばマニュアルの統一もしやすいですね。

新しい言葉として、”6.1リスク及び機会への取り組み”というのがあります。

これは会社の損失になるようなものや逆にチャンスとなるような事柄がありますか?というもので、今までになかったものです。

リスクというのは良く考えるのですが、「機会」というものが入ることにより、

企業がISOの仕組みを取り入れることによって業績が上がっていくようなPDCAサイクル・仕組みが作りやすくなっています。

注目すべき今回の項番になっています。

 

3つ目のポイント

結局のところ、審査ではハイレベルストラクチャーはどのようにみられるのか?ということが気になると思います。

ここまで読んでいただければわかっていらっしゃる方もいると思いますが、ハイレベルストラクチャー自体は仕組みの話なので審査の対象ではありません。

 

 

さて、今回は3つのポイント

ハイレベルストラクチャーとは?

どのような項番になっているのか?

結局、審査では何が関わってくるのか?

でブログを書かせていただきました。

 

昔のISOと比べると、品質や環境を良くするための仕組み作りというものから、会社の業績を良くしながらさらに品質や環境により良い仕組みを作れるようなISOになりました。

まずは、規格改定を行うことが必要になり、大変になると思います。

そこから運用をしていくうちに業績も品質も環境も良くなるようになる仕組みしていけば良いと思います。

 

やはり、みなさんも規格改定を行わなければ!マニュアルの統合もしたい!と思っているはずです。

けど、どうすればいいのかわからない…

統合って具体的にどうやればいいの…?

 

そんなお困りの方は、御社の事務局となり、みなさんの代わりに全部引き受けます!!

ぜひISO総合研究所のコンサルタントにおまかせください!!

ISO9001規格改訂(規格改定)でここを指摘したい!~審査員に聞きました!~

いつもご愛読ありがとうございます。

ISO総合研究所コンサルタントの中本です。

 

まずは皆様、ISO9001、ISO14001がISO規格として規格改訂をされたことはご存知でしょうか?

 

知らなかった!知っているけど何も詳細の情報が入ってきていないという方も多いのではないでしょうか。

 

ISO規格としては2015年9月に既に発行され、ISO対訳版は2015年10月1日発行、J

IS規格としても2015年11月に発行予定でございます。

ISO9001に限れば、2008年に規格改訂をされ約7年で改訂をされたことになります。

今回は結構スパンが短かったですよね。2008年版に移行の為、マニュアル等の規格改訂作業、

規格改訂に伴う、移行審査を耐え抜いてきた方も多いかと思います。

 

では、今回ISO9001が2015年版に規格改訂されるに当たって、

審査ではどのような観点から審査が見られていくのかを、審査機関を私どもが大きく3つに分けて、

「ここを注視して審査見ますよ!」という指摘ポイントを調査してみました。

皆様の現状利用されている審査機関をイメージしながら見て頂くと、今後の参考になるかもしれないので、ぜひご覧ください。

 

審査機関別に見たISO9001の規格改訂に伴う指摘ポイント

 

■古くからの審査機関

①規格改訂でみられるポイントは?

2008年版との規格と比較をして、全体的に規格通り適合されているかを確認していきます。

今回、2015年版に移行する事で、増える項番に関しては重視して確認する傾向です。

 

②新項番はどこを確認しますか?

全体的なお仕事の流れを通して、今回新たに追加となったリスクアセスメントを注視して確認する傾向があります。

審査員の力量、得意分野によって重視するポイントは変わってくるので一概にここを確認するとは言えない状況との事です。

 

③規格改訂に伴って現状チェックされている項番も変更されますか?

もちろん確認します。

毎年の見直しを適切に行えているか?規格項番が改訂による追加を行なえているか?両方の観点から確認を行っていきます。どこに重点を置いてほしいかはお客様のご要望にも合わせて実施するとのことです。

 

④不適合・改善事項の判断基準も変わるんですか?

審査員の専門性によって少し変わってきます。しかし審査機関の基準としては

特に変更はありません。適合性、有効性の基準から判断を行います。

 

⑤メジャーな不適合、マイナーな不適合は今後増えますか?

出来るだけ現状からお手間を取らせないような形で、現行のシステムと同じでやります。

それに伴い、メジャーな不適合、マイナーな不適合が増えるとは断言できません。

 

■現場重視の審査機関

①規格改訂でみられるポイントは?

もちろん、新規格を重視してみます。

規格改訂に伴う移行審査では特に重視してチェックしていきます。

 

②新項番はどこを確認しますか?

各要求事項に沿ってどのように自社で確認を行っているか?現場での手順構築をできているか?業務に組み込めて運用できているか?を確認していきます。

 

③規格改訂に伴って現状チェックされている項番も変更されますか?

ISOの規格改訂に伴い、項番が変わるからといって、新たに新規の構築を行わないように推奨しています。現場の手間が増えてしまいますからね。

 

④不適合・改善事項の判断基準も変わるんですか?

変更はありません。

今まで通り、手順を明確にしているかを重視して審査を行っていきます。

 

⑤メジャーな不適合、マイナーな不適合は今後増えますか?

今までと変わりありません。

ISO9001の規格改訂によるメジャーな不適合、マイナーな不適合が増えることはありません。システムを構築している以上は、適合性、有効性でできていないことに関して対応していきます。

 

■お客様が減少傾向にある審査機関

①規格改訂でみられるポイントは?

②新項番はどこを確認しますか?

かなり変わってきます。

事業との統合でとらえていくので、今までは受注金額とかにスポットを当てていましたが、今回のISO9001規格改訂に伴って事業に対する品質保持のために維持できる観点から見ていきます。

 

③規格改訂に伴って現状チェックされている項番も変更されますか?

規格として、受微範囲が広がっています。

新項番としてリスクアセスメントとしてリスクに対する内容が重視されていますが、

それ以外の現状の項番に関してもとらえ方が広がる傾向があります。

例えば、今まではメーカーの間で良いものができたらそれで終わりという考えから、

今後はもっと購入先を気にしろ、リサイクル後も監視しろ等。他の項番でも審査では変更するかもしれないです。

 

④不適合・改善事項の判断基準も変わるんですか?

現在、社内での不適合、改善事項の切り口を勉強させています。

現状は、審査員の独自性が出ている部分が多いですが、今回のISO9001規格改訂に伴って、

判断基準を統一するようにしています。

時間がたつと個人の意見が反映されるかもしれないですが、、、、、、、

現状は統一していくようにしています。

 

⑤メジャーな不適合、マイナーな不適合は今後増えますか?

ISO9001規格改訂による移行審査の場合は、メジャーな不適合は出さない傾向です。

手順などができているかを重視してみていきます。

 

上記いかがでしょうか?今後のISO9001規格改訂に伴う移行審査のイメージはできましたか?

上記3つの枠組みで分けた審査機関別に、規格改訂に伴う今後の審査傾向を調べてみました。

 

規格改訂に伴う、審査機関はとても重要です。

上記を見て頂いても審査機関により回答は様々で、規格改訂による審査の負担も変わってきます。今後、ISOをどのように運用されたいです?

審査機関によって、審査は変わってきているのが、現在のISOの傾向です。

 

審査機関選びをしっかりと自社の方向と合わせていくこともISO規格改訂時は特に必要となってきます。どんな審査機関がありますか?当社は会社の方針として現場重視で審査をしてほしい?等、ご相談にもご回答さえて頂きます。

是非一度弊社にお声掛けしてみませんか?経験様々なISOコンサルタントが御社へお伺いさせて頂きます。


失敗しがちな規格改訂(改定)のやり方(事例)

いつもご愛読ありがとうございます。

ISO総合研究所コンサルタントの河野です。

皆さん、ISO9001が規格改訂しましたね。

ISO9001規格改訂の準備は進んでおりますでしょうか?

ISO9001担当になられている皆さんは、

また新しい規格を覚えなければいけないのか、

また仕事の時間とは別に時間をとらなければいけないのか、

と頭を悩ませている方が多いのではないでしょうか?

そんなISO9001担当の皆さんにISOコンサルタントが考える

「失敗しがちな規格改訂のやり方」を、事例をもとにご紹介したいと思います。

自社に当てはまっていないか、確認してみてください。

--------------------------------------

【ISO9001規格改訂 事例①】

とある15名の建設業の会社では2015年度にISO9001の

規格改訂があるということで新しいマニュアルを作ることにしました。

5人体制でチームを組み、仕事終わりに「規格改訂会議」というものを行っていました。

その「規格改訂会議」というものは1週間に2回、2時間ほどで、

新しい規格を読みながらそこであーでもない、こーでもないという議論をして

合計半年間、規格改訂作業を行い、自社で新しいマニュアルを作りました。

--------------------------------------

一見、問題がなさそうなこの事例ですが、

私達ISO9001のコンサルタントからしてみれば、

いくつもの無駄が感じられます。

この事例で無駄が感じられるポイントは3つあります。

まず1つ目にコストです。

従業員5名が週に2回2時間ということは、

1回の会議で10時間、1週間では2回行うので

合計20時間分の人件費を消費しているということです。

例えば時給が1000円だとしてもそれだけで20万円です。

ましてやそれが半年間かかるとなると、

莫大な人件費が発生していることになります。

2つ目に従業員の疲弊です。

1日現場に出て、疲れてヘロヘロになった状態での会議をして、

新しい規格を学び、さらにはマニュアルの作成などの

書類作成を行うという作業は従業員に精神的にも肉体的にも

負担を与えることは容易に考えられます。

3つ目に文書精度です。

上記したような限界に近い状態での作業はよい環境とは言いがたいです。

ましてや、見慣れない文言がならんだ規格を理解できていないままだとなおさらです。

新しいマニュアルができたとしても、改訂された規格要求事項のポイントを

おさえていなければ、審査で数多くの不適合を受けてしまい、

その対応にまた時間を取られてしまうということが考えられます。

----------------------------------

【ISO9001規格改訂 事例②】

とある30名の製造業の会社では現状のマニュアルや規程の内容を

これまでのISOの運用の流れから実務よりも過剰に作っておりました。

また今回のISO9001の規格改訂では作り直すことが面倒なことから

ルールはそのままに項番を合わせようと決めました。

----------------------------------

こちらの事例で私達ISO9001のコンサルタントがお伝えしたいのは1つです。

それは「規格改訂はルールの見直しのチャンス」ということです。

これまでISO9001は数回の規格改訂を経てきました。

そして近年では審査の受け取り方も変化し、負担が少なくても認証できるようになっています。

極端な話、2015年版で新しく認証する企業が、

明日審査と言われても取得ができるような時代です。

せっかくシンプルなルールにできるというのに

従来のルールを変えようとしないで、2015年版の対応だと言って、

また従来のルールを2015年版に表現だけ変えてしまっていては、

今後30年、40年と誤った歴史を繰り返し続けてしまう可能性があります。

いっそのこと、ISOを新しく取り直しするくらいでやらないと取り返しのつかないことになってしまい、

ISO9001を認証している意味がないといっても過言ではありません。

よりシンプルに、実態に見合ったものになるように、文書の内容や自分たちだけでなく、

審査機関なども含めて周囲をとりまく環境を見直してはいかがでしょうか?

2つの事例を紹介させていただきましたが、

同じようにすすめようと考えていたISO担当の方は意外と多いのではないでしょうか?

弊社では、お客様の「ISOやPマーク(プライバシーマーク)における社内工数を限りなく0(ゼロ)に近づける」を

ミッションとし、ISO事務局としてサポートさせていただくことで、

現在1350社を超えるお客様をお手伝いさせていただいております。

もちろんそこにはISO9001の規格改訂のサポートもさせていただき、

ありがたいことに毎月40社を超えるお客様と新しくご契約させていただいております。

自社で行うよりも遥かにローコスト、さらに1350社以上のサポート実績による経験値の蓄積が弊社の強みです。

規格改訂をチャンスと捉え、ヒト・モノ・カネ・時間といった自社の経営資源を有効に利用することに

興味がありましたら、一度ご連絡をいただけたらと思います。

ISO9001とISO14001、規格改訂(規格改定)後は本当に統合すべきか!?

どうもこんにちは!”

ISO総合研究所コンサルタントの福田です!

 

ISOの規格改定版(規格改訂)が発行され11月20日にはJIS版が発行されます。

 

JIS版が発行されたら早速規格改定作業に取り掛かりたい!

と思われている方も多いのではないでしょうか?

 

今までISO9001とISO14001は別々にマニュアルを作成し、

管理や運用を進めて来たけどこれを機にISO9001とISO14001を統合できないか!?と思われている方必見です!

今回はISO9001とISO14001を統合するメリットをお伝えしたいと思います。

 

1つの会社でISO9001とISO14001で別々のマニュアルを作り、運用もバラバラにされている企業を見受けられますが、

ISO9001とISO14001など各種マネジメントシステムの要求事項には共通している部分があり、

共通する要求事項についての構築に際しては、それぞれの規格の特殊性に配慮するなどの一部について追加の対応をすれば良いことになり、

導入時間の負担は大幅に軽減される効果も期待されます。

 

ISO9001もISO14001も最初は資格を取得するために取り組む事例が多く、取得後実際にマネジメントシステムを有効活用できている企業は少なくありません。

むしろ不必要なマニュアルや手順書が審査ごとに増え、管理しきれなかったり、

改善を求めいろんな様式を作り、本当に必要な様式が分からなくなっている事例もあります。

このようなことから、特に中小企業ではマネジメントシステムを統合するニーズが増えている。

 

中小企業におけるISO9001とISO14001は業務の基幹に成り得るため別々に管理していてもムダです。

また、ISO9001とISO14001の規格要求事項には方針の周知や内部監査、教育など共通事項も多く組織が小さいほど統合もしやすいです。

統合の事例を紹介する前に具体的に統合とは3つの状態があります。

 

1)文書を1つに統合する状態

 

冒頭でも話にでましたがISO9001とISO14001を別々のマネジメントマニュアルを作り、

事務局と管理責任者をおき運用されている企業があります。バラバラに運用していても、同じ企業で活動が統一されてないことがあります。

以下ISO9001とISO14001の共通事項です。

・方針及び目標の表明

・文書管理

・記録管理

・経営者のコミットメント

・資源、役割、責任及び権限

・コミュニケーション

・力量、教育訓練

・運用管理

・内部監査

・是正処置、予防処置

・マネジメントレビュー

 

共通事項が多いので、わざわざマニュアルを別にして活動を分ける必要はありませんし、活動を分けていては、やることが多くて手間もかかります。

マニュアルを統合し、現場の手順書等も統合され現場改善としては有効的です。マニュアルを統合したからと言って、普段の活動が変わることはありません。

 

2)仕組みを1つに統合する状態

 

1)でも紹介した通りISO9001とISO14001では共通の規格要求事項があります。実際に運用していくうえで目標管理表が2規格分作成しており、

内部監査、マネジメントレビューを別々に実施している企業はありませんか?

内部監査はそれぞれの規格に合った監査項目もありますが、同時に実施することで、皆さんが日常業務に割く時間を増やすことが出来ます。

また、マネジメントレビューも同様に、インプット項目は規格によって少し違いますが、

ISO9001とISO14001を同時に実施することでマネジメントレビューに割く時間を削減することが出来ます。

中小企業では、通常業務だけでなくISO事務局として兼務されている方が多いです。

兼務されていると日常業務が忙しく、なかなかISOに時間が割くことが出来ないという方がほとんどですので、

まとめることが出来るものはまとめて日常業務に支障がない方法を選ばれることが望ましいと思います。

 

3)審査を一緒に受ける状態

 

維持審査、更新審査にかかる時間は人数や規模によって異なりますがだいたい1日~3日拘束されることが平均です。

例えば、ISO9001の審査は7月に受け、ISO14001の審査は11月受けている弊社のお客様がいました。

規格が違えばヒアリングされる内容も異なってきますが、トップインタビューや事務局の活動のヒアリングをして

各部署のヒアリングを行う流れと内容はさほど変わりません。よって、ISO9001とISO14001で別々に審査を受けていることは、

同じ内容の審査を2回審査受けている状態と一緒です。

ISO9001とISO14001の審査は、審査機関にお願いすれば、統合審査として1回にまとめることが出来ます。

こちらの方が効率も良く、皆さんが審査にとられる時間を削減することが出来ます。また、審査費用も安くつきます。

また日常の活動に何の変化もありません。

 

 

ここで2社ほど事例を紹介したいと思います。

A社は、ISO9001、ISO14001の新規認証からサポートがスタートしたお客様です。

お仕事の内容は電球を製造している会社で集魚灯や舞台やテレビ局の照明を取り扱っており、海外との取引も多いお客様です。

もともと、自社で取得を目指されたことがあり、社内で作成された規程と手順書がいくつもありました。

 

最初は1規格ずつ、認証を受けていきたいとのご要望でしたが、上記にも述べたように、

ISO9001、ISO14001には共通項目が多い点や、審査をまとめた方がメリットもあることを伝え、2規格の統合マニュアルを作成し、審査を受けました。

 

元々作成していた規程では要求事項が全て反映されてなく、文書になっているだけのルールも多かったため、

実態に合ったルールをヒアリングしながら新しく弊社とマニュアルの案を練り、統合マニュアルを作成し、運用をスタートさせました。

 

最初は、統合させることに抵抗があったようですが、審査が終わり認証書が届くと、こんなにも簡単に取得でき喜んでいただけました。

 

B社は、金属製品の製造、加工、板金等されており、有名なバイクメーカーのマフラーを製造されています。

お客様の要求でISO9001のみ新規認証でサポートさせていただきましたが、ISO9001がスムーズに認証できると、ISO14001にも興味を持っていただけ、

現在ISO14001取得に向け絶賛サポート中です。すでに、ISO9001で作成されたマニュアルにISO14001の内容を統合することは難しいことではなく、

ISO14001にしかない規格要求事項を追加するだけでマニュアルは完成します。また、運用面でもISO9001にISO14001の部分を追加するだけなのでさほど負担になるようなことはありません。

B社は、9月よりISO14001取得に向けサポート開始をさせ、12月には審査を受け終わり、認証完了予定です。

 

いかがだったでしょうか?

ISO9001とISO14001を統合させることで本来の業務の仕組みとして活用するだけでなく、ISO運用に割く時間、人件費、審査費用等を削減することが出来ます。

何度も繰り返しお伝えしますが、ISO9001とISO14001を統合することで日常の活動が変化することはありません。

ぜひ、規格改訂に合わせて御社のマネジメントシステムを統合してみてはいかがでしょうか?

ISO9001やISO14001の規格改訂(規格改定)の前に必ずしなければならないこと

いつもご愛読いただきありがとうございます。

ISO総合研究所コンサルタントの千葉です。

 

2015年9月。

いよいよISO9001、ISO14001の2015年版が正式に発行されましたね。

まだまだ正式版とはいえ、日本語訳が出たばかり。

これから皆さんがマニュアルを作るためのJIS版(ジス)は11月発行予定です。

 

皆さん、そろそろISO規格改訂の情報は集めていますか?

「ISOの規格改訂って何をするんだろう?」

「そろそろ規格改訂の準備をしなければ!」

そう考えている方も多いのではないでしょうか。

 

最近は当社でも規格改訂に向けた問い合わせが、どんどん多くなってきています。

しかし、皆さんのようにこれから規格改訂を行われる方から聞かれることは、ほとんど同じです。

その中でも特に多いのが、

「そもそもISOの規格改訂って何から手をつければいいの?」

ということです。

 

こんなときは、私たちは

「今やっていることって何がありますか?」

「これからやる予定のことは何がありますか?」

と聞いていきます。すると、こんな答えが返ってきます。

 

・審査機関でやっている規格改訂のセミナーに行って勉強する

・規格要求事項を購入する

・規格要求事項の勉強をする

・規格改訂に向けたスケジュールを作る

 

そうですね。

確かに、これは規格改訂を行うために必要な作業ですね。

しかし、考えてみてください。

 

ただ規格改訂をすればISO9001、ISO14001の運用はうまくいくでしょうか。

今までよりも良くなると思いますか?

 

・・・残念ながら、それでは失敗してしまいます。

 

もちろん!

皆さんが考えているISO9001、ISO14001の規格改訂に向けた準備は大切です。

しかし、その前に!

もっと前に!

やっておくべきことがあるんです。

 

そのヒントは、皆さんもなじみ深い、「5S活動」に隠されています。

 

規格改訂はその中でも

 

1.整理

2.整頓

3.清潔

 

この3つのステップが大事になります。

今回は、規格改訂をこの3つのステップに分けて考えてみましょう。

 

1.整理

「整理」を辞書で調べると、こう書かれています。

1.乱れた状態にあるものをかたづけて、秩序を整えること。

2.不必要なものを取り除くこと。

 

5S活動では「いるモノといらないモノを分ける」とも言われますね。

では、何のためにいるモノといらないモノを分けるのでしょうか?

 

私たち、ISOやPマーク(プライバシーマーク)のコンサルタントは

「整理」=「捨てる」

ことだと考えています。

 

せっかく規格改訂を行うんです。新しい仕組みに切り替えるタイミング。

家の引っ越しと同じように考えてください。

 

自宅の引っ越しが決まったら、皆さん何をしますか?

今いる家にある荷物を全部出して、段ボールに詰めて・・・

持っていくモノと、持っていかないモノを分けますよね。

 

持っていかないモノはどうしますか?

 

友達にあげたり、リサイクルに出したりすることが多いでしょうか。

つまり、自分の手元から捨てていくのです。

 

ISO9001、ISO14001の規格改訂も同じです。

まずは自分の手元にあるルール、を1つずつ見てみましょう。

・このルールは何のためにやっているのか?

・このルールは本当に必要なのか?

・もっとやりやすいルールはないのか?

 

すると、いらないルールもおのずと見つかります。

ISO9001、ISO14001を運用している方は「スリム化」と言った方がイメージしやすいでしょうか。

せっかくの規格改訂。まずはいらないモノを捨てて、身軽になっていきましょう。

 

2.整頓

「整頓」を辞書で調べると、こう書かれています。

散らかり乱れている物を、きちんとかたづけること。また、そうして整った状態になること。

 

「整頓」は「整理」の次のステップになりますね。

私たちがISOやPマーク(プライバシーマーク)のコンサルティングを行う中では

「整頓」=必要なものがすぐ取り出せるように配置する

と説明します。

 

今回の規格改訂で、皆さんが行うのは「整頓」になります。

ISO9001やISO14001を、規格改訂後の内容に反映するため、わかりやすく順番を入れ替えていくのです。

 

これも、引っ越しで考えてみるとわかりやすいですね。

 

引っ越し後、新しい家に荷物を持ってきました。

新しい家具や家電製品を買う人もいるでしょう。

 

新しい家に来たら、まず何を行いますか?

段ボールをあけて、荷物を出して・・・部屋の片づけからスタートでしょうか。

 

引っ越しを行えば、新しい部屋に合せて、部屋のレイアウトを決めていきますね。

モノの置き場が決まっていくのです。

前の家から持ってきたもの、新しい家に向けて買ったモノで新しい家のレイアウトが決まります。

レイアウトさえ決まってしまえばこっちのもの。

何をどこにしまうのか、モノをどこから取り出すのか、慣れればすぐに行えますね。

 

規格改訂も同じです。

新しい規格に合せたルールを整えていきます。

 

もし、「整理」することなく「整頓」、つまり規格改訂を行ってしまったらどうなるでしょうか?

 

そう、ムダなルールが無くならず、新しいルールが加わり、ムダなものに一生懸命取り組んで、ムダな時間を費やしてしまいます。

 

つまり、規格改訂を行う際には、ムダなルールをなくす「整理」、つまり「スリム化」の作業が必要になります。

 

3.清潔

「清潔」を辞書で調べると、こう書かれています。

1.汚物・病原菌などが(ほとんど)無く、衛生的なこと。

2.行い・身持ちに疑いをはさむ余地が無く、清らかなこと。

 

私たちISO・Pマーク(プライバシーマーク)のコンサルタントは、「清潔」は「整理」「整頓」が出来てこそ活きるものだと考えます。

 

いらないルールを「捨てて」、わかりやすいようにルールの順番を「整える」

 

ここまできて、やっと規格改訂が終わります。

しかし、ISO9001やISO14001の運用は、ここがゴールではありません。

ここが、規格改訂後のスタートラインです!

 

ルールを見直して、キレイな状態で新しいISO9001、ISO14001をスタートすることで、ムダなモノに取り組む時間を減らすことが出来ます。

 

 

いかがでしょうか?

皆さんが規格改訂を行うための準備に、少しでもお役にたてれば光栄です。

まずは、会社のルールを見直し、ムダなルールを「整理」していきましょう!