テレワークでも全部できる!プライバシーマーク取得への道


本コラムでは、「テレワークでも全部できる!プライバシーマーク取得への道」をご紹介いたします。

コロナで外出禁止が続き、お仕事がテレワークとなっていらっしゃる方も多いかと思います。

そんな中、「プライバシーマークを取得したいんだけど大丈夫なの!?」といった
疑問・不安をお持ちの方へ朗報です!

実はテレワークでもプライバシーマーク取得に必要なことは全部できちゃうんです!
それではさっそくその内容をお話しましょう!

プライバシーマーク取得への道~概要~

まずプライバシーマーク取得への道ですが、大まかな流れは下記のようになります。

①Pマーク運用に必要な文書・様式を作成する。
②実際に運用して記録を作成する。
③申請書を作成して審査を受ける
④審査員からの指摘事項を修正・改善する。
認証完了

ざっくりとした内容ですが、この流れでプライバシーマークは取得できます。

プライバシーマーク取得への道~文書・様式を作成する~

まず最初に必要な文書や使用する帳票を作成していきましょう。

個人情報保護に関するルールを決めてマニュアルや規程といった形にしたり、責任者・担当者を選定したり、
取得にあたっての同意書、取扱いに関する告知や誓約書、運用記録を付けるために必要な様式を作成して
揃えていきます。

ここで重要なのはプライバシーマークの規格で
要求されていることを満たしていれば書式は制限されていないということです。

つまり、ワードやエクセルを使って作成を進めていけるので、上長への確認や承認を得るのも
データをメールなどで送って対応することが可能なのでパソコンひとつあればオッケーということです!

プライバシーマーク取得への道~運用記録を作成する~

次に作成したルールに従って業務が運用されている記録を作成します。
必要になってくるものは以下の8つとなります。

・個人情報を特定した台帳
・関連する法規制を取りまとめた一覧表
・個人情報を取り扱うにあたってのリスクを分析した一覧表
・業務委託をしている事業者を評価してまとめた台帳
・従業員への教育を実施した記録
・定期的な運用点検の記録(現場がちゃんとルール通りできているか確認)
・内部監査を実施した記録(ルールが規格にあっているか、全社ルール通りできているか確認)
トップマネジメント(代表者)が運用を見直した記録

台帳や一覧表の作成に関しては文書・様式と同じようにパソコンでの入力作業で大丈夫だということは
なんとなく伝わるかと思います。

ただ、「従業員への教育や現場の点検・監査がテレワークでもできるの?」と心配になりますよね?
そんな皆さんが「テレワークでもできるの!?」と気になっている部分を一気に解決しちゃいます!

その解決方法は…

スマホとビデオ通話アプリ!

これで解決します!

実はプライバシーマークの要求事項では従業員への教育や点検・監査の『手段』については
会社で決めることであって、明確に「このやり方でやりなさい」とはないんですね。
そこで用意するのがスマホとビデオ通話アプリです。

まず従業員への教育ですが、全従業員に対しての実施が必要ですが、
集まってもらって講義をする必要はありません
資料を読んでもらって理解度確認としてテストやアンケートを実施すればよいので、
データで教材を送って従業員皆さんのスマホで実施してもらいましょう。

でもやっぱり講義したい!
そんな時はビデオ通話アプリを使いましょう。

ビデオ通話アプリはいろんな種類がありますが、多くがスマホとパソコンの両方で使えて
しかも画面共有ができるので、教育資料を共有することで通信制の学校のような講義ができちゃうんです!

次に点検・内部監査です。
ここでもスマホとビデオ通話アプリが大活躍します。

プライバシーマークにおける点検や内部監査は必ずしも現場へ直接行って行わないといけない
というルールはない
ので電話での聞き取り調査でも問題はありません。

しかしビデオ通話アプリを使用すれば、出社されている方が現場を撮影して確認することができるので、
臨場感がある監査がテレワークでもできちゃうんですね!
たくさんの拠点がある企業様は、平時でも導入すると移動の手間が省けますね。

まとめるとこんな感じになります。

●従業員への教育
・全従業員一同に会して講義を受けないといけないという規制はない
・アンケートやフォームを利用してスマホで受講してもらう
・ビデオ通話アプリを活用するとまるで大学の遠隔講義!

●定期的な運用点検・内部監査
・現場へ直接赴かないといけないという規制はない
・ビデオ通話アプリを使用することでその場に行かなくても現場を見られる
・拠点が多い場合は平時でもビデオ通話アプリを活用すると便利!

プライバシーマーク取得への道~審査を受ける~

そしていよいよ審査となります。
緊急事態宣言により審査機関が業務を行っていないので再開後の受付になります。

準備した記録と併せて申し込みに必要な申請書を作成します。
これもパソコンで打ち込んで作成しても問題がありませんので、
作成を進めて最後に印刷して郵送をすれば完了です。

申込後に現地での審査となりますが、基本的には一番個人情報が多い拠点1箇所での実施になります。
また全従業員が出席する必要がないので、審査での質問に回答するにあたって
必要なだけの最小の人数で臨むことも可能です。

そして審査が終わりますと審査員から「ここを直しましょう」と宿題(指摘事項)が出されます。
でも心配しないでください!
審査員も落としたくてやっているわけではないのでしっかり対応すれば問題ありません!

指摘事項への対応記録は最後、印刷して郵送となりますが、
改善を提出する期間は指摘後3ヶ月となり、審査機関によってはメールでの
事前確認を行っていただけるのでテレワークが解除されてなくても対応はできます。

そして指摘事項対応が問題ないと判断されると認証となります。
この様にテレワークでもプライバシーマーク取得はできちゃうんです!!

まとめ

ここまでのお話でテレワークでもプライバシーマーク取得ができるということを
お話しさせていただきましたが、いかがでしたでしょうか?

「プライバシーマーク取得を考えているけどテレワーク期間だから何もできない」と思っていたところを
「そうやってやればいいんだ!」と気づいて頂ければ幸いです。

それでもプライバシーマークを取得するのあたって何をどの様に、
どのくらいやればいいかわからないという時はぜひご相談ください!

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