プライバシーマーク(Pマーク)を取得しよう!審査でよくある指摘事例!


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いつもご愛読いただきありがとうございます。

さて今回のテーマは、「現地審査によく出る指摘について」です!
もうすぐ更新申請をしようと思っているそこのあなた、新しくPマーク(プライバシーマーク)を取得しようと考えているあなた、これを読んで、ぜひぜひ最近の指摘の傾向をつかんでください。

よくある指摘事項

まあ、どれだけ指摘の対策をしたところで、指摘は必ず出てしまうものです。
指摘を少なくしようと必死になるなら、会社の業績を上げようと必死になった方が利口かもしれません。

しかし、そんなこと言っていても話が進まないので、とっとと進めますね。

さっそくですが最近指摘が多い箇所といえば、
・・・・・・・・ズバリ「HPに対する指摘」です!

特に多いのが、『お問い合わせフォームにて個人情報を取得しているが、本人から同意を得る仕組みになっていない』こちらの指摘がすごく多いです。むしろ僕の中では必須だと感じています。

続いて多いのが、「会社の個人情報をすべて記載している台帳に対する指摘」です!
そのなかでも『現地審査でヒアリングした内容と台帳に記載された内容との整合がとれていない』、こちらの指摘が多いです!

どうですか?皆さんが作成している台帳は大丈夫ですか?

その台帳、実情とあっていますか?

ところで、台帳と言えば、いろんな企業のPマーク(プライバシーマーク)の運用書類を見させて頂き、私がよく感じることとして、自分の会社の規模と書類の中の会社規模が全然違うことです。

よくある例として例えば、システム構築を仕事にしている会社で従業員10人規模の会社なのに、実際Pマーク(プライバシーマーク)の運用書類を見させて頂くと部署が6個くらいあることになっていたりします。

10人しかいないのに、よくわからない部署が6個も存在しているんです。
明らかにおかしいのですが、そういう会社でもすでにPマーク(プライバシーマーク)を取得して4回も更新審査を受けていたりもします。

Pマーク(プライバシーマーク)を運用している方なら、分かると思いますが、1年に1回内部監査というものを実施しないといけません。
簡単にいうと内部監査とは「1年の最後に、1年間Pマーク(プライバシーマーク)を運用できたかどうかを確認する」ことをいいます。

通常10人程度の会社なら、本社を見るだけなので、「本社を見ました」という事で、報告書は1枚で済むのですが部署が6個もあるもんだから、報告書の枚数も6枚書いていたりするのです。
実際存在しない部署の分まで書かないといけないので、すごく大変ですよね。

従業員10人の会社ということもあり、実際の日常業務をしながら、Pマーク(プライバシーマーク)の運用を兼務しているので、それはそれは大変だと思います。
実際、それが大変過ぎて弊社とご契約頂いているお客様も多数存在します。

なぜそんなことが起こるの?

なぜこういった、実際は存在しない部署が6個も存在しているのか。

その答えは、新規でPマーク(プライバシーマーク)を取得する為に、以前使っていたコンサルタントからもらったテンプレにあります。
もらったテンプレが大企業向けのテンプレだったものだから、新規で構築した際に、書類の数も大企業向けに膨大な量になったりしてしまいます。

「そんなことほんとにあるの?」と疑ったあなた!
それがPマーク(プライバシーマーク)上ではありえるのです。

実際、何もわからないところから、コンサルタントにお手伝いしてもらうので、それが正しいのか、正しくないのかわからないのです。
だからテンプレを渡されて、「これを使ってくださいね」と言われたら、使うことが正しいと思ってしまうのです。

弊社では、そういったお客様の書類を少しでも運用しやすいように少なくしようと、無駄な部分は削っていけるようにお手伝いさせていただいております。

まあ、プライバシーマークのお話はこれぐらいにしてそろそろ縄文土器の作り方についてご説明させて頂きます。
えっ、縄文土器は関係ないだろ?ところがどっこい。そう全く関係ないんです。

まあ、関係あるないは置いておいて、やっぱり時代は縄文土器ですよ。
さっそくですが、土器づくりの順序についてご説明させて頂きます。土器づくりにはそれぞれ工程があり、

1、素地作り・・・粘土に砂を混ぜてねるねるね~る。(お菓子じゃないよ
2、成形・・・粘土ひもを積み上げて土器の形を作る。少し乾かしてから内側を磨く。(ピッカピカにね♡)
3、文様付け・・・縄やヘラで土器の表面に文様を付ける。(ここでしっかり個性を出していきましょう!)
4、乾燥・・・日陰でゆっくり自然乾燥させる。
(てるてるぼーずは作りましたか?)
5、野焼き・・・薪(マキ)を使って焼き上げる。(薪がない場合は森で木を切るところから始めましょう)

以上の工程を経て、縄文土器ができるわけなのです。

どうですか?一度皆さんも縄文土器を作ってみませんか?わたしは作ったことがないのでわかりませんが、きっと楽しいですよ。
こういったモノづくりをするときは、誰かと一緒に作ると、より楽しくなります。

結局何が言いたかったかはわかりませんが、今日の血液型占いによると、B型のわたしは大吉でした。
みんなもHAPPY!!


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