作り置きで考える?!個人情報管理台帳


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こんにちは!
そろそろ秋も感じられる季節になってきて、寒さを感じている方も多くなってきたのではないでしょうか。
お待たせいたしました。いや、お待たせしすぎたのかもしれません。
ISO総合研究所コンサルタントの佐藤 美紀と申します。

私事ですがここ最近の出来事の1つ・・・そうです。晴れて結婚いたしました!

結婚すると環境が変わることが多く発生して相手との同棲だったり、ご両親へのご挨拶だったりとバタバタしておりました。掃除、洗濯、と旦那と協力して行う日々の中で1つ、私にはどうしても苦手?いや、やる気が出ないことが・・・

そう「料理」です。
作るより食べることが好きな私は、旦那の料理がおいしいことをいいことに少しサボっている状況でした。

ただこんな私でもつい最近、心境の変化があった出来事がありました!

旦那がプライベート旅行(タイ)に行っている時の話です。
仕事帰り、夜ご飯に困っていた私はたまたま社内で同棲をしているカップルと一緒に帰宅する機会があり、彼女さんに夜ご飯一緒にどうですか?と誘っていただきました。
社内カップルのお家にお邪魔させていただき、夜ご飯をたんまりご馳走になりました・・・

食卓に出てきたのはなんと「作り置き」!!
土日にせっせと作ったという料理がずらずらと!!すごい!!
みんなで美味しいごはんと共に、至福の時間を過ごすことができました。

そのあと私は、早速やってみよう精神でその週の土日に「作り置き」を試してみることにしました!!

そこで、今回は『作り置きで考える?!個人情報管理台帳』をテーマにしました!

作り置きで考える?!個人情報管理台帳
JIQ15001:2017の要求事項
A3.3 計画
組織は,自らの事業の用に供している全ての個人情報を特定するための手順
を確立し,かつ,維持しなければならない。

A3.3.1 個人情報の特定
組織は,個人情報の項目,利用目的,保管場所,保管方法,アクセス権を有
する者,利用期限,保管期限などを記載した,個人情報を管理するための台帳
を整備するとともに,当該台帳の内容を少なくとも年一回,適宜に確認し,最
新の状態で維持されるようにしなければならない。

組織は,特定した個人情報については,個人データと同様に取り扱わなけれ
ばならない。

簡単に言うと個人情報が記載している「個人情報管理台帳」を作成し、この「個人情報管理台帳」には以下を特定しなければいけませんよ!

1.個人情報の項目
2.利用目的
3.保管場所
4.保管方法
5.アクセス権を有する者
6.利用期限
7.保管期限

上記7項目は少なくとも明記しなければなりません。
具体的にはどんな項目になるのか考えてみます。

1.個人情報の項目
・氏名、住所、会社名、電話番号・・・
2.利用目的
・従業員管理の為、キャンペーン募集の為、営業活動の為・・・
3.保管場所
・鍵付きキャビネット、社内サーバー、社外サーバー、クラウド・・・
4.保管方法
・鍵付きキャビネット→施錠
・サーバー→アクセス権限・・・
5.アクセス権を有する者
・総務部部長、管理部、総務部、人事部・・・
6.利用期限
・その個人情報を利用するのにいつまで行うのか決めること
7.保管期限
・その個人情報をいつまで保管するのか、捨てるための期限を決めること

特にPOINTとなるのが、6.利用期限の明確化になります。
今までは、7.保管期限と同様に明記していれば問題なかったですが、新規格では6.利用期限と7.保管期限を分けて記載し、明確にしなければならなくなりました。

利用期限と保管期限を決めることによって、会社の中で不要な個人情報を持たないという意図があることに繋がってきますね。

これを『作り置き』で置き換えてみるとどんな風になるか考えてみました!

まずは作り置き計画から!(A3.3計画)

『作り置き』をやろうと思ってもまずは手本又は見本がないと取り掛かれませんよね。
作り置きをするために、例えば料理本を購入するでもいいですし、インターネットで検索して食べログを見てみるなど方法は色々あるかと思います。

ちなみに私は、社内カップルの彼女さんに電車の中で教えていただいたカボチャの作り置き材料を紙に書き出して実際に作ってみたりもしました。

何気なくみなさんもやっている料理(作り置き)は、「何を作るのか」又その作るものが何なのかによって手順や準備、仕込みや段取りまで違ってきますよね!
あとは1回で終わる作り置きもありますが、前日から付け置きして肉を柔らかくしたりすることもあるかとおもいます。
美味しい料理は定期的に作って維持(ストック)も、毎日の食卓をより豊かにするためには必要です★

こんな感じのイメージにしてみました!

計画『作り置きを実施する』
手順『紙に書き出した資料を元に作成を行う(料理本の工程通り行う)』
維持『毎週土曜日の午前は作り置きの時間を1時間だけ設ける』

では作り置きを台帳にしてみましょう!(A3.3.1 個人情報の特定)
ここでいう「個人情報管理台帳」が作り置きに例えるとどんな風になるのか少し考えてみました!

1.個人情報の項目
・一口サイズのかぼちゃ、みりん、バター、砂糖、電子レンジ
2.利用目的
・旦那に喜んでもらうため、料理や作り置きのスキルを高めるため
3.保管場所
・冷蔵庫、冷凍保管
4.保管方法
・ジップロック、ジッパー袋
5.アクセス権を有する者
・作り置きした本人、旦那、姉、母
6.利用期限
・3日程度、美味しく食べる期間(賞味期限)
7.保管期限
・せいぜい持っても5日、腐敗などの衛生上の危害が発生するおそれがないと認められる期限(消費期限)

というわけで『作り置き』で考える「個人情報管理台帳」って意外と整備できることができましたね!
『作り置き』するための工程を洗い出しすると、どんな材料が必要なのか、いつまで食べてもらうことによって美味しい夜ご飯が相手に届けられるかということが考えることが出来ました!

更にステップアップとして、「該当台帳の内容を少なくとも年に1回、適宜に確認し、最新の状態で維持されるようにしなければならない」とありますが、相手の好みに合わせて、作り置きの作り方や保管の仕方を定期的に見直しすると更においしい作り置きが生まれるってことですねっ!

まとめ
さて今回作り置きで考えてみましたが、いかがでしたでしょうか。

ゆくゆく分かったことは、私は社内カップルのお家でご飯をたんまり食べさせていただきましたが、もしかして保管期限とか利用期限を考えて私は残飯処理係?であったかもしれません(笑)
それでもたくさんのお料理を提供いただき、みんなでご飯が食べることができて幸せでした!!

私も定期的に『作り置き』して旦那を喜ばせます!!

今回のブログを読んでみて、みなさんも作り置きしたくなりましたよね?
ISOもプライバシーマークも身近なものに例えてみると、更にわかりやすく
また考えやすくなるかもしれませんね。

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