卒業アルバムで考えるPマーク


いつもご愛読ありがとうございます。
ISO総合研究所の早川です。

先日大学時代の友人と久しぶりに会ったのですが、その時に卒業アルバムを一緒に見てました。
その際にふと友人が「この写真いつの間に載せてたんだ笑」と言ってました。

その時、思ったのですが「卒業アルバムに写真載せるときは許可って必要なのかな?」と疑問に思いました。
ですので今回はこの機会を使って、調べてみました!!

題して「卒業アルバムで考えるPマーク」です!

そもそも写真は個人情報?

写真は見た人によっては特定の個人が分かってしまうので「個人情報」にあたります。
写真そのものはもちろんのこと写真データも個人情報になってきます。
Pマークで言うと写真も個人情報になってくるので個人情報の特定とそのリスクを分析する必要がでてきます。

卒業アルバムに写真を載せるためには許可が必要なのか?
では本題に入ります!

JIS Q 15001:2017~個人情報保護マネジメントシステム 要求事項~に基づいてお答えしますと、
A.3.4.2.4本人から直接書面によって取得する場合の措置に従って、たとえ卒業アルバムに掲載するためであろうと、本人の同意を得なければ掲載することはできません!

A.3.4.2.4本人から直接書面によって取得する場合の措置とは以下になります。

A.3.4.2.4 本人から直接書面によって取得する場合の措置

組織は個人情報を取得した場合は、あらかじめ、その利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知するか、又は当社HPにて公表する。

また、委託や提供、共同利用者により個人情報を取得する場合は、個人情報保護法及び個人情報保護委員会ガイドライン等に従い、委託元や提供元が公正な手段によって取得した個人情報であるかどうかを確認し取得する。

だたし、次に掲げるいずれかに該当する場合には、本人への利用目的の通知又は公表は要しない。

a) 利用目的を本人に通知するか、又は公表することによって本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
b) 利用目的を本人に通知するか、又は公表することによって当該組織の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
c) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知するか、又は公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
d) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

これを踏まえたうえでどのように管理していくのがよいのでしょうか?

卒業アルバムを制作するにあたってまず写真を撮る写真屋さんであったり、その写真のデータをもとに印刷を行う印刷会社さんであったりするかもしれませんが、卒業アルバム作成のプロジェクト主体は学校法人になります。

学校法人から入学時やオリエンテーションの際に本人から同意を得る必要があります!
確かに大学4回生の頃、そのようなものを紙で書いた気がしたなと、調べながら思いました。笑

学生の方から同意を得ることができたら、その次に制作に関わっている写真屋さんであったり、印刷会社さんがどのように個人情報を取り扱っているのかを確認する必要があります。
写真屋さんと印刷会社さんは学校法人にとって個人情報の委託先となります。

業務の委託を受けているということになるので、JISQ15001:2017~個人情報保護マネジメントシステム 要求事項~ではA.3.4.2.5個人情報を3.4.2.4以外の方法によって取得した場合の措置に従って、個人情報の適切な取得をしていることの確認と、必要な公表事項を公表することが必要になってきます。

A.3.4.2.5個人情報を3.4.2.4以外の方法によって取得した場合の措置は以下のようになります。

A.3.4.2.5 個人情報を3.4.2.4以外の方法によって取得した場合の措置
A.3.4.2.4 の措置を講じた場合において、本人から、書面(電子的方式、磁気的方式など人の知覚によっては認識できない方式で作られる記録を含む。以下、同じ。)に記載された個人情報を直接取得する場合には、
少なくとも、次に示す事項又はそれと同等以上の内容の事項を、あらかじめ、書面によって本人に明示し(契約書、その他書面を相手方である本人に手渡す、又は送付する。)、書面による本人の同意を得る。

a)当社の名称
b)個人情報保護管理者(若しくはその代理人)の氏名又は職名、所属並びに連絡先
c)利用目的
d)個人情報を第三者に提供することが予定される場合の事項
― 第三者に提供する目的
― 提供する個人情報の項目
― 提供の手段又は方法
― 当該情報の提供を受ける者又は提供を受ける者の組織の種類、及び属性
― 個人情報の取扱いに関する契約がある場合はその旨
e)個人情報の取扱いの委託を行うことが予定される場合には、その旨
f)A.3.4.4.4~A.3.4.4.7に該当する場合には、その求めに応じる旨及び問合せの窓口
g)本人が個人情報を与えることの任意性及び当該情報を与えなかった場合に本人に生じる結果
h)本人が容易に認識できない方法によって個人情報を取得する場合には、その旨

これを委託先の写真屋さんや印刷会社さんが書面やHPに明示していれば取得が可能になります。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
要求事項が多く分かりにくかったと思いますが、纏めると以下になります。

①卒業アルバムに写真を載せるためには同意が必要。
②同意書に利用目的等書いていれば写真(個人情報)を取得し、掲載が可能。

卒業アルバムを作成するのにもこのような手順が必要になってくるのですね。
様々な手順を経て、卒業アルバムができるのだと思うと感慨深いものがあります。

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