2017年08月08日

実録!こんなお客様がいた!Pマーク運用編


ブログをご覧の皆様!!!!
ISO総合研究所のブログをご覧いただきありがとうございます!!!

今回のテーマは「実録!こんなお客様がいた!Pマーク運用編」です。

現在、弊社では約1900社のお客様のお手伝いをさせて頂いております。
私も今まで約80社のお客様と出会い、お手伝いしてきました。現在も約45社のお客様のお手伝いをさせて頂いています。

今回はその中でもPマーク(プライバシーマーク)を運用する為にルールをたくさん作ってしまい、本業に支障が起きてしまっていたお客様のお話をさせて頂きます!!

ケースその1

「鍵管理台帳」
いつ誰が鍵を使用し、誰が返したか記載しているもの

私もこのような管理表を使用しているお客様を何社も見てきました。はっきり言って、“面倒”ですよね。。
うーん。ムダな工数をかけてしまっているなと毎回思います。

正直「鍵管理台帳」はPマーク(プライバシーマーク)の要求的には必要ではありません。
※社内的な要求やお客様からの要求、法的な要求で使用しないといけない場合を除く

そのかわり「入退室管理表」として、従業員の入退の記録をつけることをオススメします。

「入退室管理表」
誰が最初に入室し、誰が最後に退室したかを記載したもの

この「入退室管理表」に追加して、例えば、以下の項目を追加して記載するとPマーク(プライバシーマーク)の要求も満たすので一石二鳥ですよ!!!

①キャビネット等の施錠が出来ているか?
②エアコン等の電源を消しているか?
③クリアデスクになっているか?

上記の3点です。

ケースその2

「廃棄記録一覧表」
個人情報が記載された紙などを廃棄した際に、その記録をつけた一覧表

この記録をつけているお客様にもよく出会います。
これも正直言って“面倒”ですよね?私が従業員なら、絶対「面倒だな」と思います。。

これも正直、Pマーク(プライバシーマーク)の要求的には必要ではありません。
※社内的な要求やお客様からの要求、法的な要求で使用しないといけない場合を除く

これは、社内的な要求などがない限りなくしてもいいルールではないかな?と思います。

ケースその3

「機器貸出管理台帳」
ノートパソコンなど機器を貸出した際に記載するもの

この記録をつけているお客様も何度か出会ったことがありますね。
これも“面倒”じゃないですか?

これもPマーク(プライバシーマーク)の要求的には必要ではありません。
※社内的な要求やお客様からの要求で、法的な要求で使用しないといけない場合を除く

例えば、ノートパソコンの貸出しを管理したいのであれば、保管場所を定めればよいのです。
そして「入退室管理台帳」の退室時にきちんと保管できているか確認すればよいですよ!

例えば、ノートパソコンを鍵付きのキャビネットに保管するルールを決めてしまえば、「入退室管理台帳」の退室時に“キャビネット等の施錠が出来ているか?”という項目を追加し、毎回チェックすればよいです。

これはUSBメモリに関しても同様です。
最近はUSBメモリ自体の持ち込みも禁止にしている会社さんも多いですね。ヒアリングをしていると最近このルールを適用しているとよく聞きます。

ですが、Pマーク(プライバシーマーク)のルールでは、USBメモリを使用禁止にしないといけないというルールはありません。
ですのでUSBメモリが実務で必要なのであれば、使用して頂いても構いません。

ですが、こちらもノートパソコンと同様に、保管場所を定めて保管すればよいです。
鍵付きのキャビネット等で保管し、退室時に施錠できているかの確認を行ってください。

最後に

今回紹介する事例はケース3つまでとします。

この3つのケースに共通していることとは、“面倒”ということです。
Pマーク(プライバシーマーク)を運用する為に、要求にはない面倒なルールを作成し本業に支障をきたしてしまっているお客様がたくさんいます。

これって本末転倒ですよね?
この際、これって必要?というルールを再度見直しして頂くことをオススメします。

ですが、自分たちでは何が“必要”で何が“不必要”か分かりませんよね?
この考える時間でさえ、私はムダと思います。(何度も言ってますが、本業では無いからです!!!!)

弊社のモットーは、ムダな工数を減らし、お客様には本業に集中して頂くことです。
Pマーク(プライバシーマーク)的なアドバイスや、1900社の他社事例をお伝えすることを訪問では心かげております。

ですのでPマーク(プライバシーマーク)的に必要なくても、社内的なルールやお客様からの要求、法的な要求があるのであれば、それを使用して頂くことも可能ですよ!

最終的な決定はお客様に任せております。
ですので本業にあったルールを一緒に決めていきたいですね!

すみません。営業トークっぽくなってしましました(笑)
このルール面倒だな~って思っているアナタ!!!このブログを読んだのも何かの縁です!ご相談にでも弊社にご連絡ください!
1900社の経験を活かしてお話させて頂ければなと思います。

長々と最後までご覧いただきありがとうございました!!!!
次回をお楽しみに!!!!


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