2019年07月22日

改訂への歩み①


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まずは整理(ムダを取り除く)

Pマーク(プライバシーマーク)を運用していると、いつの間にか書類が山のように増えていくことがよくあります。

特に長年運用している企業ほど、昔作られた時代にそぐわないルールが継続され、ムダと気づけていないケースが多くあります。(2006年以前に取得した企業に多く見られます。)

ここで問題なのは、古いルールを続けていることではなく、見直されずに継続されていることです。
中には今はもう必要ない活動や記録類も眠っているかもしれません。

ではどうすればうまく見直しを行い、ムダを整理することができるのでしょうか?

魔法の質問を使う

見直しの方法はいたってシンプルです。

問いかけてみて下さい。
「もしも明日Pマーク(プライバシーマーク)を辞めたら、その活動を続けるだろうか?」と。

例えば、御社がもしPマーク(プライバシーマーク)の維持運用を辞めたとしたら、「毎月の個人情報保護委員会の開催」は続けますか?
これがPマーク(プライバシーマーク)審査のためだけにしていた活動であれば、すぐに「やめる」という回答が出るはずです。

この問いかけに対して「やめる」という回答が出る活動は、整理の候補とすることが出来ます。
もちろん規格の要求もあるのですが、規格の捉え方次第ではなくせるかもしれませんし、方法を変えるだけでも負担が減るかもしれません。

また、2017年版(JISQ:2017)からは、帳票や要求が具体的になった分、必要なものが分かりやすくなりました。

文書一覧や記録一覧などをもとに、1つずつ「もしも明日Pマーク(プライバシーマーク)を辞めたら、その活動を続けるだろうか?」と問いかけてみて下さい。
きっとムダが眠っていることでしょう。

他にも、難解な言葉を使うことで、文書量が膨大になってしまい、読み解くのに時間がかかっているケースもよくあります。
細かいルールを設定せず、図や表を使って現行のルールを元にシンプルな文書にすることをおすすめします。

キャプチャ

まとめ

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最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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