猫たちの個人情報を守れ!猫カフェにおけるPマーク


猫たちの個人情報を守れ!猫カフェにおけるPマーク(プライバシーマーク)運用

本コラムでは、どのような対応がPマーク(プライバシーマーク)を運用する中で必要か、猫カフェの猫たちを会社の従業員に置き換えて考えていきたいと思います。

まず現場で働いている猫たちが実際にどのような猫情報(個人情報 以下個人情報と記載します)をお店が管理しているか経験を踏まえて記載していきたいと思います。

1.プロフィール情報
こちらは猫たちのプロフィールですね!
使用方法はお店内に掲示している店舗がほとんどですね!
会社でいえば従業員の情報です。
履歴書などに記載されているかと思いますが上記と同じような使用方法でいうと社内報、会社パンフレットなどにプロフィール情報を載せることがあると考えられます。

2.顔写真
私も以前までは写真だけでは個人情報にあたらないと思っていました。しかし写真だけでも個人情報にあたることがあるので皆さまも注意していただければと思います。
猫たちの写真はプロフィール同様社内に掲示する、HPに掲載するなどで使用されています。
皆様のお仕事の中で先ほど同様猫カフェと同じ使用方法で考えると名刺に顔写真をいれる、会社パンフレット、社内報、こちらは従業員に限らずですがセミナーの風景をHPに掲載するなどが考えられます。

では実際にどのような対応がPマーク(プライバシーマーク)の運用上で必要か説明していきたいと思います。
下記JIQ15001:2017の規格を抜粋

A.3.4.2.4 個人情報を取得した場合
組織は,個人情報を取得した場合は,あらかじめ,その利用目的を公表している場合を除き,速やかに,その利用目的を,本人に通知するか,又は公表しなければならない。
ただし,次に掲げるいずれかに該当する場合には,本人への利用目的の通知又は公表は要しない。

a) 利用目的を本人に通知するか,又は公表することによって本人又は第三者 の生命,身体,財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
b) 利用目的を本人に通知するか,又は公表することによって当該組織の権利 又は正当な利益を害するおそれがある場合
c) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって,利用目的を本人に通知するか,又は公表 することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
d) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

A.3.4.2.5  A.3.4.2.4のうち本人 から直接書面によって取得する場合の措置
組織は,A.3.4.2.4 の措置を講じた場合において,本人から,書面(電子的方 式,磁気的方式など人の知覚によっては認識できない方式で作られる記録を含 む。以下,同じ。)に記載された個人情報を直接取得する場合には,少なくとも,次に示す事項又はそれと同等以上の内容の事項を,あらかじめ,書面によって本人に明示し,書面によって本人の同意を得なければならない。

a) 組織の名称又は氏名
b) 個人情報保護管理者(若しくはその代理人)の氏名又は職名,所属及び連 絡先
c) 利用目的
d) 個人情報を第三者に提供することが予定される場合の事項 - 第三者に提供する目的 - 提供する個人情報の項目 - 提供の手段又は方法 - 当該情報の提供を受ける者又は提供を受ける者の組織の種類,及び属 性 - 個人情報の取扱いに関する契約がある場合はその旨
e) 個人情報の取扱いの委託を行うことが予定される場合には,その旨
f) A.3.4.4.4~A.3.4.4.7 に該当する場合には,その請求等に応じる旨及び問合せ 窓口
g) 本人が個人情報を与えることの任意性及び当該情報を与えなかった場合に 本人に生じる結果
h) 本人が容易に知覚できない方法によって個人情報を取得する場合には,その旨

ただし,人の生命,身体若しくは財産の保護のために緊急に必要がある場合, 又はただし書き A.3.4.2.4 の a)~d) のいずれかに該当する場合は,本人に明示 し,本人の同意を得ることを要しない。
組織は,特定した利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報を利用しなけれ ばならない。
特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用する場合は, あらかじめ,少なくとも,A.3.4.2.5 の a)~f) に示す事項又はそれと同等以上の 内容の事項を本人に通知し,本人の同意を得なければならない。
ただし, A.3.4.2.4 の a)~d) のいずれかに該当する場合には,本人の同意を得ることを要しない。

簡単にいうと個人情報をもらう場合は、その本人へどのような目的で使用するかなどを明示して同意をもらわなければならないということです。

さきほどお話した猫たちの個人情報をA.3.4.2.5のa~hにあてはめて同意書を作成してみたいと思います。
――――――――――――――――――――――――――――――――――――
猫たちの個人情報の取り扱いについて
a) 組織の名称又は氏名
Meat ball~肉球~株式会社
b) 個人情報保護管理者(若しくはその代理人)の氏名又は職名,所属及び連 絡先
本間
c) 利用目的
■プロフィール情報
・お客様に名前を呼んで可愛がってもらうため
■顔写真
・お客様に顔を覚えてもらうため
・HPに掲載し紹介するため、お客様に来店してもらうため
d) 個人情報を第三者に提供することが予定される場合の事項 - 第三者に提供する目的 - 提供する個人情報の項目 - 提供の手段又は方法 - 当該情報の提供を受ける者又は提供を受ける者の組織の種類,及び属 性 - 個人情報の取扱いに関する契約がある場合はその旨
※基本的に提供は発生しませんが、里親募集型の店舗であれば里親に提供する場面があるかもしれません。
e) 個人情報の取扱いの委託を行うことが予定される場合には、その旨
・HP制作会社に委託することがあります。
f) A.3.4.4.4~A.3.4.4.7 に該当する場合には,その請求等に応じる旨及び問合せ窓口
・問い合わせ窓口
 個人情報管理責任者:本間
 TEL:03-●●●●-●●●●
 メール:honma@nikyukyu.co.jp
g) 本人が個人情報を与えることの任意性及び当該情報を与えなかった場合に本人に生じる結果
・当社に個人情報を提供いただくことは、ご本人様の任意のご意思によります。
ただし、ご本人様が個人情報の提供を拒否された場合は、上記個人情報の利用目的 に記載の業務に支障をきたし、ご本人が不利益を被る可能性があります。

<同意書>
私は、上記すべての事項に同意し、私の個人情報を提供致します。

日付     年    月    日    氏名               印 

――――――――――――――――――――――――――――――――――――

上記のように同意書として記録に残すことがPマーク(プライバシーマーク)求められます。

実際に会社として取得するものがほしいよ!と思われた方は下記のお問い合わせフォームへお願いいたします。

またその他には下記の要求事項がPマーク(プライバシーマーク)に存在します。

――――――――――――――――――――――――――――――――――――
A.3.4.3.3 従業者の監督
組織は,その従業者に個人データを取り扱わせるに当たっては,当該個人データの安全管理が図られるよう,当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
―――――――――――――――――――――――――――――――――――

従業者の監督とは、個人情報の取り扱いプロセスを組織が従業者に「指示」「監視」「指導」をすることです。個人情報のそれぞれのプロセスに関してルールがあると思います。例えば「メールを送る際はパスワードを設定して送付する」「パソコンから離れる際はスクリーンセーバー等を設定する」「USBの使用は禁止」等あるかと思います。

そのルールを指示し守られているか監視する、監視した結果を基に、必要に応じて指導することが求められています。こちらは個人情報保護法の第21条従業者の監督でも言われているのでPマーク(プライバシーマーク)を取得していない会社も本来守る必要があります。

猫カフェでいえば猫たちにトイレの場所を守らせる・覚えされる、喧嘩させない、
お客様の机に乗って飲み物をひっくり返さない等にあたりるかと思います。※猫たちは個人情報を扱わないので一般的なルールとさせていただきます。
店舗のスタッフさんたちは上記を「指示」「監視」「指導」していることで皆さんが癒される空間ができているんですね!

まとめ
少し長くなってしまいましたので「従業員の監督が不十分」とされる基準についてはまた機会がありましたらご説明させていただければと思います。
いかがでしたでしょうか?

少し強引にあてはめてみましたが身近に個人情報の取り扱いについて、守らなければいけないことがあるということをご理解いただけましたでしょうか。
Pマーク(プライバシーマーク)をお持ちでない企業様も個人情報保護法は対象となってしまいますので個人情報の取り扱いについては気を付けてください。

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