PDCAサイクルの解説


いつもご愛読いただきありがとうございます。
ISO総合研究所、Pマーク(プライバシーマーク)コンサルタントの花井です。

本日はPMS(個人情報保護マネジメントシステム)における「PDCAサイクル」についてお話しいたします。

プライバシーマーク審査機関から発行されているガイドラインの冒頭にPMS
(個人情報保護マネジメントシステム)についての説明が書かれています。

「個人情報保護マネジメント規格であるJIS Q 15001:2006は、マネジメントシステム規格を
作成する場合の国際規約であるISOGuide 72:2001(マネジメントシステム規格の正当性及び作成に
関する指針)に従って作成されています。ISOの品質マネジメントシステムや
環境マネジメントシステムと共通のマネジメントシステム原則を採用しています。

マネジメントシステム原則の主旨は、方針を作成し、それに基づいて
1計画を作成し(Plan)、
2実施し(Do)、
3点検し(Check)、
4見直し(Act)
を行うという、いわゆるPDCAサイクルをスパイラル的に継続することにより、
事業者の管理能力を高めていくことにある。この仕組みを採用することで、事業者は個人情報の保護レベルを維持または向上させていくことが期待される。」

PDCAサイクルを繰り返し継続させていくことで個人情報保護のレベルをあげていこうということが書かれています。

ここで、そもそもPDCAサイクルとはなんなのか振り返っていきましょう。

「Plan=計画」

目標を設定し、目標達成のために何をするべきか仮説を立て、プランニングすることです。

何をするのか・誰に対してするのか・なぜするのか・どのくらいの量を行うのか・いつまでに行うのか…など基本の5W1Hを更に詳しく分解して考えていきます。

「Do=実行」

計画をもとに実行することです。

計画したことを意識し、結果が分かるように、時間を測る・数を数えるなど数字を付けることが大切です。

「Check=評価」

計画に沿った実行が出来ていたのかを検証することです。

実行した結果が、良かったのか悪かったのかを判断します。その時に、実行で述べた数字を付けておくと具体的根拠ができるので検証の正確性が増します。

「Action=改善」

検証結果で見えた、課題の解決策を考え改善することです。

実行した結果、この計画を続けるか・止めるか・改善して実行するかなどを、この段階で考えます。この時に、次のサイクルの「Plan」を意識して考えることが重要なポイントです。

一般的なPDCAサイクルを回すことを求められ、そのことを意識して仕事に望んでいる方は沢山いると思います。

しかし、なかなか上手く回せている人がいないのが現状です。

その理由として考えられるのは、以下のようなものがあります。

①PとDはあるけどCとAがない(その行動がPDCAだと思い込んでいる)

これは、多くの人が陥っている状態だと思います。

まず、結果を分析してPlanに移るのではなく「こうなったらいいな」という願望で計画を立てて、Doします。

その結果が期待と乖離している状態だった場合、その差を埋めるための施策を自らの経験から思いつき、それを実行に移すのです。

要するに、結果を分析して適切な行動を取るというのではなく、単なる“作戦の変更”に過ぎない場合があります。

②改善を急ぎすぎる

「走りながら考える」を掲げることも多い、ベンチャー企業などによく見られるパターンかもしれません。

Doをしても、Checkに十分な時間が取れず、Planがしっかり立てられないことがあります。

成果を急ぎすぎるあまり、いろんな変更を実行しすぎるためにしっかりとPDCAのサイクルを回すことができなくなります。

それを続けていくうちに、複雑に様々な要因が絡まって分析ができなくなり、せっかく効果があってもノウハウになりにくいという悪い点も出てきます。

③計画倒れしてしまう

②とは真逆と言ってもいいのですが、分析と計画に時間を費やしすぎてしまい、実行に移すことなく終わってしまうというパターンです。

Planだけが繰り返され、本当に正しいものを突き止めるまでに時間がかかりすぎて、その間に市場やトレンドが変化してしまうということが考えられます。

正しいと確信した上で実行に移したとしても、間違っている可能性も十分にあります。1度で正解に辿り着ければそれほど嬉しいことはありませんが、「間違って当たり前」という意識でいることも重要なポイントです。

これが一般的なPDCAサイクルです。

では、具体的にプライバシーマークの要求事項とPDCAサイクルはどのように対応しているかを見ていきましょう。

・計画(Plan)
3.2 個人情報保護方針
3.3 計画

・実施(Do)
3.4 実施及び運用
3.5 個人情報保護マネジメントシステム文書
3.6 苦情及び相談への対応

・確認(Check)
3.7 点検
3.8 是正処置及び予防処置

・見直し(Act)
3.9 事業者の代表者による見直し

上記のように運用内容は、このPDCAサイクルに沿ったもので構成されています。このサイクルにより、よりその事業者の個人情報保護のレベルの向上が図れるようJIS規格で要求されており、要求に沿った形で運用を進めることで事業者の管理能力を高めていくようになっています。(スパイラルアップ)

やり方がわからない、もっと詳しく知りたいなどがございましたら、ぜひISO総合研究所にお尋ねください。


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