その書類、本当に必要ですか?


いつもご愛読ありがとうございます。
ISO総合研究所の佐藤龍平です。

先日、会社内のコンサルタントが集まり、Pマークの
勉強会を開きました。
その中で先輩コンサルタントから教えてもらった中で、
「4つの要求事項」というものがありました。

4つの要求事項とは、「規格要求」、「お客様の要求」、
「法的要求」、「社内要求」のことを指します。

私どもPマークやISOのコンサルタントは、この4つの要求事項を基に
お客様の文書の作成等をさせて頂いております。

では、それぞれの要求事項はどのようなものなのでしょうか?
まずは「規格要求」です。これは、PマークやISOの認証を受ける際に
満たしていなければいけないものとなります。
例えば、Pマークだと「個人情報の一覧」等を記録として残しておかなくてはいけませんし、
個人情報に関する教育や内部監査、代表者による見直しも必ず実施しなければいけません。
この「規格要求」を満たしていなければ、PマークやISOの認証資格が取得できません。

次に「お客様の要求」です。
これは、想像がつくかもしれませんが、お客様が要求していること、求めていることです。
これを満たしていないと、取引が中止になる、そもそも取引が行えない等、
企業として避けなければいけない事態に陥ってしまいます。

「法的要求」は法律で求められているものとなります。
この要求を満たしていないと法律違反となります。
法律は守らなくてはいけないですね。

そして最後に「社内要求」です。
こちらは、社内の決められたルール等を指します。
社内のルールを守らなければ評価はされませんし、もしかすると減給、
解雇にだってなるかもしれません。

以上の4つの要求事項を主に弊社コンサルタントは、
お客様のPマーク、ISOの運用のお手伝いや書類の作成をさせて頂いております。
ですの、4つの要求事項に関係のない書類については、
「その書類(記録)って本当に必要ですか?」と聞かせて頂きます。
書類が一つ減れば、その書類に関わる工数が減ることとなりますので、
弊社ではどんどんお客様に必要な書類かどうかの確認を行っています。

もし、貴社でも現在使っている書類や記録が本当に必要か気になったら、
弊社コンサルタントにお尋ねください。
ムダな工数を減らすお手伝いをいたします!


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